談高校檔案現代化管理與服務教學功能構建

李風雷

【摘要】：在現階段，高校檔案管理工作是高校中很重要的工作，而信息化理念的融入更是將其推到一個新的高度，也是我國高校現階段的一個重要的管理途徑。本文從現代化檔案管理的角度入手，著重分析了其途徑的重要作用，然后對高校檔案管理中現代化理念的融入提出了自己的觀點，最后對高校以及服務教學功能的構建措施提出了相應的建議。

【關鍵詞】：高校檔案;信息化理念;教學功能;功能構建

隨著社會經濟以及科學技術的發展，使得信息技術在各行各業中不斷的深入，并且也不斷的成為各行業中的重要因素。而高校要想順應時代的發展就要將信息技術充分的融入其中，并不斷的重視現代的信息技術的融入以及服務教學的功能構建。

一、高校檔案現代化管理中存在的不足

（一）檔案管理人員不具備專業性

現階段的高校進行檔案管理工作時對于檔案管理人員的選擇大多具有隨意性，很多管理人員在檔案管理時缺乏專業性和科學性。那么在進行高校檔案管理的過程中如果將科學性以及專業性融入其中，就會使得檔案管理更為高效、更為科學。現階段的高校要想實現高效率的檔案管理，前提就是要充分的做好信息的采集工作，并且將這些信息進行有效的整合，在整合的過程中也要具備專業性并且充分的考慮將信息化融入其中，只有這樣才能使得高校檔案的信息化功能發揮到最大并且充分的體現科學性和專業性的原則。如果高校的檔案管理不具備專業性以及科學性，就會使得繁雜的工作無法得到保障，且應對過程也會較為困難[1]。

（二）高校檔案管理人員對于工作內容的認識不夠

高校檔案管理在高校的現代化發展過程中起到重要的作用，但現階段諸多高校的檔案管理工作人員對于自身從事的工作內容的重要性并沒有很好的了解和掌握，這就使得在進行高校檔案管理過程中會缺乏對于檔案管理工作的責任心，在處理相關的檔案工作時，會仍舊通過舊時的眼光去看待檔案管理工作，簡單的認為檔案管理只是對信息資料的收集、分類或是整合，這樣的短淺的目光會使得檔案管理過程中缺乏科學性，無法跟上時代的發展步伐。而且有很多高校在進行檔案管理工作人員的分配時，仍舊出現檔案管理人員不科學的現象，且很多崗位出現空缺，亦或是出現一職多人的現象，這些都是檔案管理過程中的負面教材。另外，檔案管理的相關管理人員在工作的過程中缺乏職業意識，缺乏責任心，使得他們工作的積極性大大的降低，最紅使得檔案管理工作的效率整體性的降低[2]。

二、高校檔案的現代化管理以及服務教學功能的必要性分析

隨著社會經濟以及科學技術的發展，使得信息化理念在各行各業中不斷的深入，而教育行業也并不例外，現階段我國的教育也在不斷的加快改革的步伐，并且積極的將科學發展理念融入改革的進程當中，而要想實現系統的提升學校的教育層次，就要不斷的從人才培養上著手，并且不斷的對新型的教育模式進行探索，從而探索出一條適合本校發展的創新模式，特別是在當前信息化理念如此深化的大背景下，更要充分的將數字化作為高校建設的重要環節和途徑。雖然高校進行檔案管理模式在不斷的更新和發展，但是仍然會存在諸多現實與理想中的矛盾，而且會存在很多差距，這些差距具體的可從兩方面進行分析，以下是具體詳述。一方面是高校在進行檔案管理過程中管理人員的專業性不足，使得構建的隊伍也不夠完善。另一方面從服務教學功能來講，在進行檔案管理過程中相關的管理人員很容易受到經驗主義的影響，這就會使得檔案管理不具備科學性和專業性，使得檔案管理的服務功能沒有最大化的實現。高校的檔案管理是高校實現教育改革的重要環節，而服務教學的重要性也要進行充分的重視，這樣才能實現高校檔案管理的現代化要求以及滿足服務教學功能的要求[3]。

三、關于高校檔案現代化管理的建議

（一）規范檔案管理工作

高校在進行檔案管理的過程中，要充分的提高對檔案管理內容的重視，并且要重視檔相關管理人員的專業素質以及業務素養，積極的提升檔案管理人員對于工作內容的重視程度，從管理人員方面著手進行基本的教育和改革，后在對檔案管理的工作內容建立起專業的規章制度，對管理工作以及程序進行規整，從而為檔案管理的有效進行提供一份切實的保障。通過制度的限制，可以更好對檔案管理人員的工作行為以及管理效率進行約束，從而使得高校在進行檔案管理的過程中向標準化以及規范化的方向發展，并且逐漸的建立起完整的檔案管理模式，為高校的現代化發展打下良好的基礎[4]。

（二）加快檔案管理的信息化腳步

隨著當代社會經濟的不斷發展以及信息化理念的不斷深入，在一定程度上使得高校的檔案管理也形成了發展壓力，要想將高校的發展進程符合現階段的社會發展需求，滿足信息化理念的宗旨，就要積極的將信息化理念不斷的融入到高校的發展進程中，而高校的檔案管理作為高校發展過程中的重要環節，更要不斷的實現發展過程信息化，逐漸的建立起檔案管理信息化的模式，利用電子信息技術實現對檔案資料的有效管理，最終達到提升檔案管理效率的目的。比如，在進行高校檔案信息的采集和錄入時就可以通過計算機網絡的途徑來實現，而后在通過計算機網絡實現檔案信息的存儲以及檢索等功能，逐漸的將高校的信息化管理走向現代化以及網絡化。另外高校還可以在進行檔案管理時充分的了解和把握檔案管理規律，通過所掌握的全面的管理信息，來構建起高校的檔案信息數據庫，從而加強檔案管理的一體化進程，使得檔案管理過程中的資源整合效率最大程度的優化。除此之外，高校在實現檔案管理的過程中還要積極的利用現代化的手段實現檔案軟件的開發，開發完畢后就可以通過計算機網絡的相關技術對檔案實現信息化以及現代化的管理，最終達到高質量以及高效率的檔案信息化管理。由此可見，高校在進行檔案信息化管理的過程中，要充分的注重網絡的利用以及軟件技術的開發，只有這樣才能使得高校的發展步伐不斷的趨向信息化，才能使得發展過程中少走彎路，從而提升檔案管理的發展速度[5]。

（三）提升檔案管理的設施投入

學校在進行檔案管理的過程中不僅要充分的提升對于檔案管理的信息化理念的融入，還要在基礎改革的層面上加強檔案管理設施投入方面的力度，如果發現設施不健全亦或是設施已經陳舊不堪的情況，一定要積極的對其進行更新，只有在基礎設施方面能滿足檔案管理的需要，才能為檔案管理的信息化發展趨向提供一份充足的基礎保障，只要在檔案管理的基礎上實現投入力度的加強，才能為管理人員的檔案管理效率打下堅實的基礎，所以，要根據高校檔案管理的發展層次，對本校的檔案管理設施進行充分的資金投入，最終使得檔案管理的效率以及質量最大程度的提升[6]。

四、關于高校檔案服務教學功能構建的分析

高校在進行檔案管理的過程中要充分的對法律法規內容遵循，通過法律的渠道來提供切實的保障檔案管理工作，相關的法律法規《普通高校檔案管理辦法》中已經具有明確的內容對檔案管理實現保障，為高校進行檔案法制化管理提供了切實的保障，具體分析如下。

一方面，要對高校的檔案管理實現制度上的完善和健全。相關的高校在實現檔案的管理過程中，要以本校的具體情況來對檔案管理的制度以及規章進行擬定，具體的制定原則可以基于本校的教學原則以及服務方式等來進行，這樣就可以對檔案的管理內容實現統一的要求，通過這樣的等方式可以使得高校的檔案管理進程腳步加快，也可以使得高校檔案的相關管理人員在工作的過程中有規章的限制，有法律的保障，這樣才能在檔案資料管理時實現服務教學功能[7]。

另一方面就是檔案管理時要把握科技發展的方向，在進行檔案管理時應當根據實際對檔案的管理模式進行轉變，利用高科技的管理措施實現檔案管理的服務性需求，使得高校教學工作順利的開展。比如，可以通過計算機技術對檔案資料進行歸檔或是立卷，以便日后的管理和查找等。

結束語：

現代化進程的不斷加快以及科學技術水平的不斷提高，對于高校的檔案管理工作既是挑戰又是機遇，高校要不斷的通過現代化的途徑促進檔案管理工作服務功能的實現，尤其要重視對高校教學工作的促進作用，所以，在進行高校的檔案管理時，要充分的注重服務功能的實現，這樣才能將檔案管理的效率最大化，促進高校檔案管理的現代化進程。

參考文獻：

[1]何強.高校檔案現代化管理與服務教學功能構建研究[J].神州（上旬刊），2013，12（2）：214，216.

[2]王雅新.談高校檔案現代化管理與服務教學功能構建[J].辦公室業務，2014，13（13）：107.

[3]張歡.高校檔案現代化管理與服務教學功能構建探究[J].華章，2013，21（19）：326-326.

[4]姜曉波.試論高校檔案現代化管理和服務教學功能構建[J].全國商情·理論研究，2013，32（44）：80-80.

[5]池金華.談高校檔案現代化管理與服務教學功能構建[J].中國科教創新導刊，2013，41（5）：198.

[6]朱愛琴.淺談高校檔案管理工作[J].大觀周刊，2011，41（33）：123-123，125.