談檔案管理系統的設計與實現

蘇丹丹

摘要：隨著科學技術的不斷發展，計算機水平的不斷進步，檔案管理工作也逐漸走入電子化、網絡化。在建筑行業中，檔案管理通常涉及的內容較多，而且檔案管理在整個工程中都有著非常重要的作用，因此，需要對其進行妥善完整的保管，要對檔案管理系統所涉及到的內容及其功能進行詳細的規劃和設計，以提高檔案的利用率和管理質量。此篇文章就以建筑行業為例，主要對其檔案管理系統的設計與實現進行了分析和探討，希望可以在日后檔案管理上更進一步，促進建筑業的發展。

關鍵詞：建筑行業；檔案管理；系統；設計

中圖分類號：C924.2文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）08 （b）-0000-00

在建筑業中任何一項工程、項目的施工都會產生大量的資料，而這些資料會隨著工程的開展和完工而結束，最后形成檔案被保存起來。但是在當前計算機、科學技術迅猛發展的時代中，以往檔案管理系統將被網絡化、電子化所替代，因此，對于怎樣保管好檔案以及提高檔案的利用率，是現階段的首要問題。要想使檔案得到更加整潔、有序的保管，便于人們查詢，就首先要對檔案管理系統進行設計，全面了解檔案管理所需的功能和檔案管理的內容，只有這樣才可以進一步的對檔案管理進行完善和優化，從而為工程提供可靠的保證。本文主要對其管理系統的設計和實現進行了全面的概述。

一、檔案系統內容的分析

對檔案所涉及到的內容進行具體全面地分析是系統進行設計的首要環節，目的是為了明確系統設計的方向，也就是要清楚用戶的需求，應具備怎樣的功能，以及設計過程中所要用到的工具及技術等。這一環節可以說是系統設計的開端，它是否全面具體不僅直接影響到系統內部具體的設計，還關乎到與用戶需求的相符程度，所以，此環節的工作是極為重要且困難的。在此過程中，首先要及時地與用戶進行溝通，了解用戶所需，針對用戶所提出的要求進行科學全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進行保存，以便于為下一步工作提供依據。對于建筑業的檔案管理系統來說，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗、編號以及存儲、查閱等內容。資料的采集就是對建筑中各項工程從施工到完工整個過程中相關文件和各項資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對其進行有序的整理，并將其交由檔案室進行歸檔，在歸檔之前要對資料的完整性和真實性進行審查，然后按照不同類別的資料進行分類整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對檔案后期的查詢奠定基礎，要對檔案進行編號、編排目錄、設置查找工具等等，便于為日后查詢提供便利。

二、檔案系統內部具體的設計與實現

1.檔案采集系統的設計與實現

檔案的采集就是對建筑業中所產生的資料進行收集和分析，并利用數據將其表示出來。通過數據可以對所收集到的資料進行展現，對數據的走向和存儲位置進行了全面的體現。檔案的采集系統所應具備的內容主要包括資料的存儲、目錄的設置以及檔案的整理，因此就要對其相關數據和文件表進行設計。1）有關電子表的設計。首先，要對目錄表進行設計，將各個資料的屬性進行充分的展現；其次，是對實體檔案信息表進行設計，目的是為了對檔案相關信息進行了解，展現出電子記錄與實體資料的關聯；最后是檔案的附件表，是對檔案中信息的補充和備份，以確保檔案與附件的對應。2）數據的形成走向。在檔案系統設計的過程中對資料進行編制和整理、目錄的產生以及增刪操作等產生的數據都要儲存在SQL Server當中，對檔案所產生的附件系統會自動辨別其大小，并將較大的文件存儲在SQL Server中，較小的存儲在MOSS中，以便于節省空間，便于查找。

2. 檔案歸檔系統（建筑業績的歸檔）的設計與實現

在建筑業雖然涵蓋的檔案內容和類別較多，但是每一文件、資料都有著非常重要的作用，要引起人們的重視。尤其是建筑業績檔案，它不僅可以增強每項工程或項目的施工品質，還有助于提高施工水平和工程項目責任人員的工作能力，可以說建筑業績也是考核相關人員和工程質量的依據。因此對檔案歸檔系統進行設計是非常有必要的。檔案歸檔系統的最主要性能包括以下幾點：數據的采集、傳輸、查詢、離線數據的管理等。在工程完工后對所產生的建筑業績相關文件要進行數據的錄入，確保紙質版文件與電子版文件相一致，然后要對其進行數據傳輸，也就是通過網絡或是計算機等相關技術傳輸到其他服務器，并且要具有自動重傳和斷點式傳輸的功能，最后將電子檔案進行有序的歸整，并進行儲存和保管。對建筑業績的歸檔，選用的是J2EE的技術活結構，目的是為了可以實現多平臺的應用，便于各個模塊間的協作；程序的編制采用的是JAVA，設置兩個外接口，Java和C++，以便于提高利用率，擴展系統的應用范圍，使其更加廣泛，不被局限所阻礙。

3. 檔案查詢系統設計與實現

為了滿足不同用戶對檔案查詢的使用，在系統中主要采用了三種方法，包括：按資料的類別查找、按成立的時間查找和按資料單位的來源查找等。而實現檔案查詢這一性能主要還是要依賴于ASP網頁來支持的，也就是Active Server Page動態網頁。對于系統的設計主要是包括兩方面內容，一方面是系統數據庫的設計，另一方面則是查詢代碼的設計。1）數據庫的設計。在數據庫中主要包括了單位、用戶以及文件等三個表，單位表是對檔案中所涉及到單位的記錄，用戶表是對相關檔案人員信息的記錄，而文件表則是對文件所成立的時間、類別、涉及單位以及責任者的記錄。這些內容主要都是存在磁盤內部的文件中，便于數據庫的選擇。由于Access對數據庫的要求較少，且系統資源便于滿足文件的需求，因此作為數據庫的首選。對于數據庫地址不是應用的本身實際地址，而是采用Server的MapPath方法把地址進行虛擬化，以便于應對網頁地址的變動。2）查詢代碼的設計。上述對查詢方法進行了簡要的概述和分析，針對此三種方法，分別對其對應的代碼和應用進行了設計。在檔案查詢的主頁面會顯示出查詢的方式，對其進行處理所應用到的程序主要是departlist.asp、typelist.asp和timelist.asp，也就是依照單位、類別和時間進行查詢。方式選擇按單位查詢后就會顯示出相關的代碼，進而顯示出所查詢的文件和資料的位置，另外兩種方法也是如此。不同方法所對應的代碼互不相同，卻又相互聯系，從而為查詢者提供方便。

4 結束語

要想更好的保證建筑業檔案的有序性、真實性和完整性，就需要對其所涉及的內容進行全面的考慮，以更好的設計系統中的性能和要點。因為建筑業檔案有較強的專業性和適應性，采集和積聚都較為靈活，擴展性強且資料繁多，所以就要求其數據庫的處理性能強，以便于可以及時的對檔案所形成的數據進行分辨。在現如今這個數字化時代中，利用網絡和計算機技術對檔案管理系統進行設計以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對電子檔案進行補充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

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