高校繼續教育教學檔案管理工作的幾點思考

姬鵬華

摘 要：隨著社會的進步，繼續教育越發的普遍，所以繼續教育檔案的重要作用逐步為人們所認識。本文主要分析了高校繼續教育檔案管理的特點及目前檔案管理存在的問題，闡述了解決檔案管理的具體措施，希望可以為有關專業人士提供一些借鑒意見和措施。

關鍵詞：繼續教育；檔案管理；現狀；解決措施

高校繼續教育為我國社會栽培了非常多的專業化人才，這同樣使低學歷者得到了進一步提升自身素養的機會，推動了我國生產力的提升，為社會的進步做出了一定的貢獻。近年來我國的繼續教育事業也發展得越發迅速，使得繼續教育教學上檔案工作也變得越加重要。繼續教育學生檔案管理是衡量高校管理質量和水平的關鍵標準，為當今社會的用人單位以及發展研究提供信息的重要途徑。

1 繼續教育檔案管理的現狀

1.1 種類繁多，利用率低

“麻雀雖小，五臟俱全”，一個繼續教育學院就是一個大社會，在這個大社會中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案等。所以學校檔案門類多，內容復雜。但是繼續教育工作主要是以教學為主，領導主要是抓教學，雖然檔案工作也在開展，但是檔案存在利用率低下、時效性差，并且領導不夠重視，讓檔案的價值得不到充分的體現。

1.2 管理工作被動，缺乏主動性

在當前市場經濟條件下，學生的成績和學校的升學率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產生經濟效益，人們對檔案工作也不重視，這種情況在整個檔案界普遍存在。況且在以教學為主要活動的學校工作中，平時又要應付各種各樣的檢查和評估，檔案的收集工作往往是被動的，材料不齊全，難以及時歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動性。

1.3 管理人員專業性不強，缺乏經驗

多年來，由于繼續教育開設檔案專業的班級較少，培養的檔案專業人才與崗位需求失衡，這便讓許多的用人單位招不到檔案的專業人員，高校的相關部門也不重視，這樣很多繼續教育學院管理檔案的人員大部分不是專業的，一大部分是教師轉崗或兼職的，這樣的現實使得繼續教育檔案管理人員專業性不強，缺乏必要的理論指導。

1.4 檔案收集不及時，材料不集中

因為工作性質等方面，高校繼續教育的檔案材料的初成、保管通常在教務處、學籍管理部門、教學處與學生處等多個部門，這樣讓學校檔案材料的分散性問題變得更加明顯。

2 關于高校繼續教育檔案工作分散的解決措施

2.1 嚴格規范學校檔案安全管理制度

面對我國現在繼續教育檔案安全管理十分分散的狀況，我們要根據各所學校辦學性質的不同，嚴格劃分不同類別的檔案，嚴令禁止出現不規范的入檔材料。建立健全檔案交接和存檔等一系列環節的安全管理的工作制度，讓檔案工作科學、規范地健康發展。通過《綜合檔案室管理人員職責》等一些管理制度的嚴格要求，把檔案工作放到學校相關部門的實際工作，明確各部門相關確切職責，來保證繼續教育檔案的安全管理工作順利有序地開展。

2.2 繼續教育領導要給予教學檔案管理更多重視

學校的教學質量水平與教學檔案緊密聯系，教學檔案的管理與高校繼續教育教學的管理、改革、教學研究等有著密切的聯系，所以，繼續教育學校的相關領導需要深刻了解到檔案管理工作的關鍵性，把檔案管理信息化工作放到戰略安排上來，定期對檔案管理工作進行考核，而且需要把檔案管理工作責任到人，此外，還需要進一步投入資金來支持學校繼續教育教學檔案管理實現信息化，進而保證檔案管理工作的順利進行。

2.3 進一步提高繼續教育教學檔案管理標準化、規范化

當前我國繼續教育教學檔案管理的中間有著很多的問題，例如軟件使用不規范，標準化滯后等一系列問題，很大地阻礙了各個高校檔案管理工作水平的提升，所以我們需要在充分了解這一存在問題的基礎上，提出切實、科學、有效的對策，筆者認為，高校繼續教育教學檔案管理的過程牽涉方面很多，環節繁雜，檔案管理工作的順利展開就需要建立健全嚴格的檔案管理標準，而且要把標準落實到實際工作中。嚴格標準的建立健全同樣是一個非常繁雜的大工程，所以在建立健全繼續教育教學檔案管理標準的過程中，需要我們及時發現并處理檔案管理中所存有的問題，這樣來實現檔案管理標準的實際實用性。搭建繼續教育教學檔案的管理平臺，而且在此基礎上建設繼續教育教學檔案管理數據庫。繼續教育教學檔案管理實現檔案現代化的前提是辦公的自動化。所以我們需要進一步提高教學檔案信息資源利用率和工作效率，通過這樣的工作形式，檔案信息管理才能實現全面現代化。大家還要知道，繼續教育教學檔案的管理不能受限于檔案管理內部，我們要做到從整體全局著眼，這樣才能實現繼續教育教學文檔一體化的管理模式。現如今我國高校繼續教育大部分的教學檔案信息管理仍在文件處理逐漸邁向信息管理系統的過渡階段，高校繼續教育要想實現高校文檔一體化的管理模式，高校繼續教育教學檔案管理工作人員需要使用統一的計算機，需要漸漸的由文字材料開始著手檔案管理，完成公文處理和此外檔案管理的所有工作程序。在這個基礎上，高校相關部門還能以網絡的方式分享檔案信息資料。

社會的不斷發展和進步對繼續教育的學生檔案管理工作同樣提出了更高、更新、更嚴格的要求。檔案管理人員更要強化檔案管理意識、開拓個人管理能力、嚴格按照制度規范流程、規范服務行為、進一步提高職工服務質量水平，推動繼續教育學生檔案管理工作逐步往規范化、現代化、重服務、高效率方面發展。

參考文獻：

[1]李玉萍.高校繼續教育教學檔案管理工作的幾點思考[J].桂林航天工業高等專科學校學報，2011（01）.

[2]方立麗.繼續教育加強教學檔案管理工作建設的幾點思考[J].新疆廣播電視大學學報，2011（01）.