開展檔案工作科學化管理示范單位創建工作的要點和措施

王彩云

摘 要：為全面加強全市公路系統檔案管理工作，切實提升檔案工作“制度化、規范化、科學化、信息化”管理水平，根據中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，以及省檔案局《山東省檔案工作科學化管理規范》及其測評辦法，我局積極開展檔案工作科學化管理示范單位創建工作，并于2015年11月順利通過山東省檔案局測評驗收。

關鍵詞：檔案；科學化；示范；要點；措施

近期，本人總結了檔案工作科學化管理的工作要點及工作措施，結合工作實際做以下幾方面簡要概述：

一、加強檔案組織領導

（一）設立檔案工作管理機構，明確工作職責；建立完善檔案監管網絡，實現各內設機構全覆蓋。

（二）檔案工作納入單位工作議程，納入各項工作流程，制定本單位檔案管理中長期規劃。檔案機構要加強業務指導，行使監督職能。

（三）認真組織學習貫徹落實國家關于檔案工作的法律、法規、規范和技術標準，嚴禁檔案管理違法違紀行為。

二、加強檔案制度建設

（一）建立健全文書、人物、業務、科技（項目建設、設備、科研）、會計、照片、聲像、電子、重大活動、實物、圖書資料等各門類檔案的歸檔整理及分類編號辦法，完善文件材料歸檔、整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統計、利用、庫房管理及離崗交接清點等綜合管理制度。

（二）加強檔案專兼職人員培訓，做到持證上崗，做好業務技能培訓記錄。

（三）檔案工作經費納入年度預算。配備必要的設施設備，確保滿足本單位歸檔文件材料規范整理、檔案安全保管、信息化建設及開發利用等業務需要，檔案年經費綜合支出達到3元/件以上。

三、加強檔案資源建設

（一）對所有門類、所有載體檔案集中統一管理，建立《檔案管理臺賬》，嚴把收集關、歸檔關、復核關。

（二）做好特殊載體檔案的保管工作。光盤（電子文件）、軟盤、錄音帶、錄像帶、照片等應符合相關收集整理及保管要求，做好恢復、備份等工作，確保質量。

（三）嚴格執行文件材料歸檔制度。對國家規定應當整理歸檔的文件材料，做到應收盡收，應管盡管。

四、加強檔案信息化建設

（一）檔案信息化建設納入單位電子政務、辦公自動化等信息化建設總體規劃，統一規劃、設計，并配備檔案信息化基礎設施設備。參照數字檔案室（館）建設指南，將檔案信息化管理系統融入單位OA辦公自動化系統，在電子文件格式、元數據采集、移交歸檔等方面充分考慮檔案管理的要求，達到文檔一體化。實現室藏傳統載體檔案的數字化，開展原生電子文件的歸檔、整理、移交等工作。

（二）完善檔案信息化建設需求設計方案和實施方案，建立各種門類電子檔案的目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫及專題數據庫等，實現對檔案資源的數字化管理。全面構建檔案資料收集歸檔、數據管理、檢索、借閱、統計、利用等各環節的（全文）數字化管理模式，切實提升檔案信息化管理水平。

（三）完善檔案管理應用系統，電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統，能夠自動接收采集各業務系統生成的電子文件及其元數據，實現電子文件及其元數據的實時歸檔。單位各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定，音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

（四）加強檔案信息安全，按照信息系統安全等級保護工作的要求，配備必要的信息安全設備，設定檔案信息系統訪問權限。定期檢查非紙質載體的可讀性，確保其數據長期有效性；及時備份檔案數字資源，建立數據恢復機制，開展重要檔案異質異地備份。對室存的電子文件實行硬盤、光盤異質備份，對存儲介質半年進行一次檢查，3年更換一次存儲載體。對OA辦公系統數據、電子檔案管理系統數據、內（外）網站數據的文書、科技、聲像、照片、實物等檔案執行即時硬盤異地備份，在服務器出現異常情況下，可即時實現異機系統搭建及數據恢復，確保檔案數字信息的安全完整。

五、加強檔案安全保障

（一）檔案庫房、閱覽室、辦公室滿足開展檔案工作基本需求。檔案庫房配備電子監控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調機、去濕機、加濕器、消毒滅菌機、吸塵器、符合標準的光源和遮光窗簾等檔案保護設備，達到“九防”要求。

（二）完善人防、物防、技防、聯防體系，健全檔案信息數據安全管理機制和電子檔案數據容災管理、重要檔案異質異地備份等安全保障措施。完善檔案利用審核鑒定機制，對擬在網上公開的檔案信息，應特別審慎進行鑒定。

（三）檔案的出入庫登記內容準確、及時；庫房溫濕度記錄完整規范；定期開展庫房安全檢查，有庫房安全檢查記錄和總結；發現問題應有整改措施且落實到位。

（四）制作檔案人員離崗交接清點臺賬，辦理檔案交接手續，到同級檔案行政管理部門備案；定期開展檔案清點工作，并寫出清點報告。

六、加強檔案服務利用

（一）檔案整理科學。嚴格按照國家標準整理各種門類、各種載體檔案，做到齊全完整、分類科學、標識規范、排列有序。

（二）檢索工具完善。按照國家規范編制各種門類、各種載體檔案的機檢式、手檢式檢索工具，完善全宗卷、案卷級目錄、文件級目錄、全引目錄、分類目錄及各種專題目錄，進一步提高檔案資料的查準、查全率。

（三）全宗卷齊全規范。按照《全宗卷規范》（DA/T12-2012）和《全宗指南編制規范》（DA/T14-2012）建立全宗卷，內容涵蓋全宗介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用、新技術應用等方面。全宗卷文件材料做到真實、齊全、準確，力求全面反映單位全宗及其管理的歷史面貌。

七、加強檔案工作創新

積極探索新形勢下檔案工作新思路，結合單位實際和工作需要，在檔案監管、收集整理、利用服務、保管保護及制度建設等方面開展具有首創性和示范性作用的創新工作，促進檔案科學化管理水平再上新臺階。