基于新時期黨務檔案現(xiàn)代化管理的思考探究

劉枳含

摘 要：隨著我國科學技術不斷發(fā)展，人民生活水平日益提高，黨務檔案管理也進入到了現(xiàn)代化，但是在管理工作中也出現(xiàn)了一些問題，例如沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，相關管理人員沒有先進的管理思想，管理思想已經(jīng)僵化，再加上軟件和硬件設備薄弱，因此工作效率低。下面就結合上述的問題，提出有效的解決方案，希望給有關人士一些借鑒。

關鍵詞：新時期；黨務檔案；現(xiàn)代化管理

在新時期由于科學技術的進步，傳統(tǒng)的黨務檔案管理已經(jīng)不適應現(xiàn)代環(huán)境，因此催生了信息化的黨務檔案管理，其根本變化就是檔案管理模式以檔案實體的管理變?yōu)閷n案信息的管理，為了達到這一目的，就要使用先進的管理技術，在管理人員長期工作中總結經(jīng)驗。在使用現(xiàn)代化信息設備的時候，要及時進行相關技能的培訓，從根本上提高黨務檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、分析當前黨務檔案管理面臨的問題

（一）沒有統(tǒng)一的管理標準

由于沒有這方面的經(jīng)驗，大多數(shù)部門在黨務檔案信息化管理建設當中，基本都比較重視引進先進的通信設備，使用大量資金購買當時較為先進的計算機系統(tǒng)，也就是比較重視硬件設備的引入，但是沒有建設信息化管理制度，因此雖然設備比較先進，但是由于管理標準不統(tǒng)一，造成有路無車的局面，這方面的落后致使管理工作不能落實到位，雖然也投入了大量的資金，但是在短時間內還不能發(fā)揮其實際作用，因此要在引入設備的同時，建立現(xiàn)代化的管理制度，統(tǒng)一進行管理，提高管理人員水平，讓二者有機的結合到一起，最終才能提高這方面的管理水平。

（二）沒有先進的管理知識

在進行檔案管理現(xiàn)代化過程中，由于很多管理人員都是老員工，雖然這方面的經(jīng)驗豐富，而且操作熟練，但是由于技術發(fā)展很快，對應的管理方法也有很大變化，有些改變一般人都想象不到，因此如果不對這些管理人員進行培訓和再教育，那么在操作管理上會有很大障礙。除此之外，由于這些老員工，知識結構已經(jīng)開始老化，因此在思想層面認識不到位，對現(xiàn)代的管理理論、管理原則，以及管理方法都不熟悉，甚至對電子文件的形成也不了解。另一方面，這對年輕的管理人員而言，其雖然了解電子計算機技術，但是相對而言，其不了解檔案管理基礎知識，對相關的管理原則和管理環(huán)節(jié)也都一知半解，沒有足夠的熟練程度，如果在以后不能及時有效的解決這一問題，將會嚴重制約整個檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

（三）對軟件系統(tǒng)的應用不到位

為了達到信息化管理，一般都先進行硬件設備的引進，但是實踐中也發(fā)現(xiàn)，當安裝完硬件設備后，并沒有充分的利用其功能，一般都是以單機上網(wǎng)為主，進行簡單的搜索和查詢，對于軟件的作用沒有充分認識，也沒有充分發(fā)揮這些軟件的作用，除此之外，由于一些人員不懂這方面的知識，在引入完設備后才發(fā)現(xiàn)信息化軟件和原有軟件不能相互兼容，有些軟件不能進行升級，那么投入的成本就非常高，不利于以后的發(fā)展。

二、新時期黨務檔案現(xiàn)代化管理技術分析

（一）必須統(tǒng)一管理設備

在技術不斷發(fā)展中，對檔案進行信息化管理，根本就是要把紙質檔案信息變?yōu)閿?shù)字化信息，這不僅是信息形式的變化，之前死板的信息變得靈活多樣，當使用時在信息資源中直接提取即可，讓資源變得有生命力。通過網(wǎng)絡技術就可以做到這一點，第一，就是要統(tǒng)一管理設備，讓黨務檔案管理部門都有統(tǒng)一的設備，這樣在信息交流，信息傳遞中就暢通無阻。統(tǒng)一管理設備之后，在進行管理中就可以實現(xiàn)黨務檔案自動全文存儲、自動編目和檢索、計算機輔助立卷等，不僅節(jié)約了大量的人力物力，而且提高了工作效率，保證該部門在發(fā)展中的活力和創(chuàng)造力。讓設備型號一致，在該部門實現(xiàn)全面覆蓋，在信息交流上就不存在問題，這是黨務檔案信息化管理的基礎和保障。另一方面，由于各個單位黨員人數(shù)增加，再加上事務繁忙，因此檔案管理工作人員的壓力非常大，其信息存儲量必定有限，而引入現(xiàn)代設備，使用現(xiàn)代管理技術后，其幾乎可以無限制的進行信息存儲，尤其是光盤存儲系統(tǒng)，有著非常高的工作效率。

（二）建立統(tǒng)一的管理制度

在管理工作中，如果沒有統(tǒng)一的管理制度，那么當發(fā)現(xiàn)問題后，就找不到責任主體，直接影響管理的效果和力度，在黨務檔案信息化建設過程中[1]， 必須結合現(xiàn)在的實際情況分析，針對目前存在的上述問題，有針對性的建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度。建立該制度時，相關人員有必要參考《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中所制定的要求[2]，建立有利于現(xiàn)代信息化建設的管理制度。建立制度要明確幾點目標，第一就是要完善和健全黨務檔案管理業(yè)務流程，對所有的技術操作進行標準化[3]，在檔案管理環(huán)節(jié)中，應該細化每一個步驟，讓工作人員形成良好的工作習慣，從而提升工作能力，避免出現(xiàn)錯誤。第二點，必須建立安全措施，文件在存儲過程中，面臨很多危險，容易造成信息的泄流，這些信息的重要性不言而喻，為了保證電子黨務檔案的安全性和完整性，必須設立安全管理措施，提高信息的安全性，避免信息的泄漏。

（三）加強管理隊伍的建設

在進行任何管理工作時，人的基本素質是決定工作成敗的關鍵，因此必須重視管理隊伍的建設。使用計算機技術，在網(wǎng)絡上可以實現(xiàn)對信息時代文件的著錄、 輔助立卷、信息網(wǎng)絡傳遞、自動登記、檢索、歸檔等，針對這一情況，如果相關管理人員不了解電子文件的特點，不清楚全程的規(guī)范化管理，那么勢必會阻礙該技術的發(fā)揮，降低信息化管理的作用，不利于該項工作的進一步推進。只有了解計算機系統(tǒng)，掌握網(wǎng)絡安全防護知識，這樣才能勝任這個崗位，有效保護文件信息的安全性和完整性。

三、總結

通過以上的分析得知，在新時期進行黨務檔案現(xiàn)代化管理工作時，不僅僅是引入先進的計算機設備，安裝先進的系統(tǒng)軟件，還應該建設一支具有現(xiàn)代化知識，懂得信息化管理的人員隊伍，提高每一個管理人員的工作水平和責任心，這樣才能從根本上進行現(xiàn)代化管理。因此必須把基礎打好，從現(xiàn)在存在的問題出發(fā)，以解決問題為導向，以提高管理效率和質量為目標，這樣才能做好這方面的工作。

參考文獻：

[1]陳愉.基于新時期黨務檔案現(xiàn)代化管理的思考探究[J].文學界：理論版，2012（8）：383-383.

[2]閆亞平.做好新時期社會福利事業(yè)干部職工檔案管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2012（7）：58-59.

[3]儲蕾.簡單·實用·高效——企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的幾點思考[J].山西檔案，2010（6）：21-22.