關于干部人事檔案管理工作方法的探討

趙翰楠

檔案管理工作看似瑣碎、不起眼，但它的重要性和嚴肅性是顯而易見的，它記載著每位干部成長和進步的足跡，不僅是個人業績的記載，也是事業發展的標志。檔案管理工作者，不僅要在思想上高度重視，堅持大局意識、政治意識，核心意識、看齊意識，更要在工作中不斷創新工作方法和方式，遵守各項法律法規，切實履行“為黨管檔，為民服務”崗位職責。

一、干部人事檔案管理的范圍及制度要求

1.加強庫房管理，嚴格遵守管理要求

檔案的保管工作是十分重要的，檔案材料的保管工作要堅持以防為主，切實做好檔案的“十防”工作。逐步改善庫房管理條件，檔案室內應配備溫、濕度計，除濕以及消防器材等設備。要定期打掃檔案室內衛生，保持室內干凈整潔，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體的污染。室內要嚴禁攜帶飲料，碳素筆、手機等進入，防止材料的篡改及外泄，非檔案工作人員不得進入檔案室。凡是利用檔案，必須經檔案管理負責人審批，檔案員提供，任何人不得直接動用。對接收的檔案材料檔案員要進行定期的整理檢查，反復核對檔案室內檔案數量，發現有問題的檔案及時報告修復處理、并做好相關記錄，確保檔案材料的完整與安全。

2.收集材料范圍，整理材料的要求

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部培訓、聘任、學歷等入檔材料也在不斷的增多，給干部人事檔案的收集工作帶來了新的高標準要求。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循事實、全面、及時、規范的原則，重點收集反應干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并及時歸檔，不斷充實完善干部人事檔案的內容。收集的檔案材料，管檔人員必須經過仔細認真的鑒別，且材料一般應當為原件，必須真實有效，填寫規范、文字清楚、完整齊全、對象明確，手續完備。對于無法鑒別的，需本人提供專業機構開具的此材料證明。符合要求的按照材料的專業類項進行有序的分類、整理、排序和編碼，編碼必須使用鉛筆，字跡要工整清晰，材料要干凈整潔。對密不可分的文件材料要依序排列在一起，即正本材料在前，附件及佐證材料在后。

3.關于轉遞借閱檔案的管理

干部檔案材料在查閱、復制等環節，要嚴格把關，履行手續、遵守紀律、不留死角。嚴格執行《檔案管理違法違紀行為處分規定》，凡是查閱、復印材料的單位或個人必須出具，有關部門領導審批并簽字同意的《查閱干部人事檔案審批單》及工作證，才可查閱復印檔案材料，并填寫《查閱干部人事檔案登記表》。

隨著人員流動頻繁，人事檔案也隨著人員流動，在檔案的轉遞過程中并按規定認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。轉遞檔案必須按統一規定的《干部人事檔案轉遞單》和《轉出干部人事檔案登記薄》進行詳細登記，注明轉出時間、干部職工姓名及職務、轉往單位、轉遞方式及轉遞單編號等，并進行嚴密包封，轉遞不準郵寄或本人自帶，對方單位收到檔案核對無誤后，應在回執單上簽名蓋章后立即返回。

4.健全檔案管理制度要求，提升工作質量

一切工作離不開制度的保障，制度是檔案管理工作的生命，制度高于一切。檔案本身也具有機要性質，因此，管檔人員，必須嚴格遵守保密制度，切實履行保密手續，不允許將機密文件私帶回家或借取他人隨意翻閱，嚴禁攜帶檔案資料出入公共場所，嚴格遵守保密紀律，堅持原則，不徇私情，確保檔案工作的嚴肅性。管檔人員要定期總結經驗，堵塞漏洞，嚴防失密、泄密現象發生。形成了檔案管理的制度化，規范化，現在也已經逐步健全了材料《歸檔制度》，《崗位保密制度》，《工作程序》和《資料查借閱制度》等檔案管理機制。為了防止文件傳閱過程中遺失或損毀，當每份文件轉遞過程中，轉出人、接收人都必須簽字并確認數量，個人查閱、復印材料需主管領導批準并登記，填寫用途、數量等詳細內容。對散落在個人手頭上的資料，及時追繳并確保檔案的完整性。完善檔案管理工作管理目標制度，狠抓薄弱環節，檔案逐步實現規范化，制度化，實現了在規范中發展，在發展中提高理念。

二、目前存在問題原因及解決辦法

人事檔案工作是單位人員信息的載體，為人員信息的主要來源，是一個單位先賢舉能，知人善任的重要依據，對單位的發展建設有著重要的作用。但是目前有些干部對檔案的意識較淡薄，個別的干部根本沒有檔案意識，導致檔案收集的材料不夠全面，一些重要的材料不上交組織存檔，仍然散落在個人手中。由于過去歷史的原因，也造成了部分材料丟失情況，給檔案管理工作造成不便，組織也需要花費大量的時間和精力去查證，一定的程度上影響了人事檔案管理工作的開展，造成了檔案收集完整率低、歸檔率低。

三、總結

綜上所述，檔案管理具有科學性，有自身內在的規律特點，隨著時代的發展和進步，會出現很多新的問題需要我們去研究和探索，管檔人員必須不斷提高自身業務能力，創新工作方法，把檔案管理工作推向一個嶄新的臺階。

（作者單位：黑龍江省政法管理干部學院）