機關事業單位檔案管理工作難點與應對方式研究論述

劉煥偉

摘 要：檔案是記錄工作人員的工作績效及活動內容和工作數據的重要統計資料。檔案資料能夠為單位的人才考核和錄用提供有利依據。在檔案資料的管理過程中，檔案管理工作的流程及制度還有檔案管理的信息化水平，都是機關單位檔案管理的工作難點。本文章，就機關事業單位檔案管理的工作難點展開討論。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；工作難點；應對措施；研究

檔案是對工作、活動內容，以及工作人員的相關業績統計的重要資料。檔案在單位中能夠起到人才的考核和錄用的作用，并且，對于單位的工作開展提供了重要的依據。合理、科學、規范的檔案管理數據資料能夠得到充分有效的利用，為單位的管理工作和活動內容提供有利的支持，而無序、混亂的檔案數據資料會使單位的工作和活動內容受到不良的影響。

機關事業單位，是我國公共事務及公共權力執行者的工作單位，將機關事業單位的檔案管理工作做好，可以為選拔、錄用國家公共管理人員和公務人員提供良好的構建平臺。但是，在實踐的過程中，對于機關事業單位的檔案管理還存在著許多的不足之處，而解決這些工作難點便成為了機關事業單位檔案管理工作的重點。

一、機關事業單位的工作難點論述

檔案管理工作需要科學、合理的管理方法、規范的管理制度、專業的管理人員及機關管理層能夠足夠的重視。但是，這些理念的實行不是每一個單位，每一個理念都能做到，因此機關事業單位檔案管理過程中，多存在于以下幾個工作難點：

（一）機關事業單位檔案管理人員素質低下

大部分機關事業單位沒有對檔案管理引起重視，沒有配備專業的檔案管理人員對檔案進行管理，甚至部分機關事業讓工作人員身兼數職，或者是招聘臨時的檔案管理人員。因為專業人員不足的情況下，導致檔案管理工作混亂、錯誤百出。雖然有些機關事業單位有配備專業的檔案管理人員，但是有部分管理人員都報以消極應付的工作態度，這樣便會會導致檔案無法及時更新和無法歸類。

（二）機關事業單位缺乏科學規范的檔案管理制度

科學和規范的管理制度，是機關事業單位工作順利開展的依據，但是，目前部分機關事業單位對于檔案的管理還停留在各個部門自行管理的基礎上，這便導致了檔案散亂分布，缺乏了統一高效的利用制度。并且，現在的檔案管理依舊停留在“信袋式”管理方式，這樣的管理方式不夠科學、合理、安全，這將會導致檔案的利用和提取較為困難，紙質檔案的管理方式和設備還存在著許多的不足之處。

（三）機關事業單位信息化管控程度低下

隨著電腦及網絡的廣泛普及，社會的日常辦公和檔案管理也隨之改變。電子檔案管理較紙質檔案管理而言更加的高效，并且存儲量大以及方便利用。雖然部分機關事業單位已經實行了相關的電子檔案管理，但是在檔案的保密制度建設上還需要加強。

二、機關事業單位檔案管理工作難點的解決措施

根據上述的機關事業單位的檔案管理上所存在的制度、人員及技術上的問題，應根據問題的根本原因出發，找到相關的解決對策。

（一）提升檔案管理人員的專業素養

在檔案管理人員的招聘上，要嚴格設置檔案管理的相關任職資格，包括專業的檔案管理資質、強烈的檔案管理責任心以及職業認同感。并且，在檔案管理工作進行的過程中，應當定時的對檔案管理人員進行相關的專業知識培訓，以此來提升工作人員的管理能力、對新知識的理解和掌握能力，確保檔案管理工作能夠順利的進行。

（二）改善機關事業單位的檔案管理制度

機關事業單位的領導者應對檔案管理工作引起重視，按照相關的檔案管理規范和法規規范檔案管理流程，將單位的檔案集中管理、保密、利用以及歸檔等通過明確的細致化規定確定下來。保證在明確的制度依據下，促使檔案管理工作能夠在規定的范圍及軌道下進行。

（三）提升機關事業單位檔案管理信息化水平

機關事業單位在檔案管理的過程中，需要配備相關的技術手段及信息設備，來對已有的檔案進行保存、歸納和整理，并且要確保檔案的及時更新。確保檔案管理人員能夠積極的運用圖片及音像保存設備對檔案進行保存。與此同時，還要對相應的檔案管理人員的信息化管理水平進行提升。在這些措施的充分運用下，才能夠確保機關事業單位的檔案管理工作能夠高效、安全、順利的進行。

三、結束語

綜上所述，隨著社會的不斷發展，我國的機關事業單位的檔案管理制度和管理觀念也需要同步發展。在檔案管理的過程當中，答案管理人員的工作態度和專業素質，檔案管理的工作流程及制度，還有檔案管理的信息化水平的提升，都是機關事業單位檔案管理所存在的工作難點。因此，提高管理人員素養、改善管理制度及加強信息化水平的建設，是機關事業單位檔案管理的重要措施，只有將檔案管理工作質量提升，才能在一定程度上提升機關事業單位的工作質量。

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（作者單位：山東省五蓮縣人才交流服務中心）