文書檔案在醫院工作中的作用探析

郭幸

【摘要】本文首先對文書檔案在醫院工作中的作用展開了探討，并有針對性地提出了加強醫院文書檔案管理的措施，希望對提升我國醫院的綜合競爭力起到促進作用。

【關鍵詞】文書檔案；醫院工作；作用；措施

醫院在日常運行過程中，會產生各類資料和信息，如患者信息、科研資料、醫療設備采購記錄等。因此，醫院有關部門必須在日常工作中加強對檔案的管理才能保證醫院各項工作有序進行，才能更好地為患者提供醫療服務。在醫院運行過程中，文書檔案管理始終是醫院檔案管理的重點工作之一，面對新的社會經濟環境，相關工作人員必須意識到文書檔案在醫院工作中的重要性，并有針對性地采取有效措施提升文書檔案的管理力度，才能促進醫院的長期發展。

一、文書檔案在醫院工作中的作用

（一）有利于促進醫院的長期發展。文書檔案是醫院的重要歷史憑證，同其它領域相比，醫院在運行過程中產生的文書檔案具有自身的特點。近年來，在我國市場經濟競爭越來越激烈的情況下，積極加強文書檔案管理，對于提升醫院運行效率和競爭力具有重要意義。例如，我國某醫院在申請醫院等級評審過程中，健全的文書檔案及科研等資料為該醫院順利通過等級醫院評審奠定了良好的基礎。由此可見，醫院在日常運行過程中，加大對文書檔案管理力度，對于提升醫院競爭力具有重要意義，也是促使醫院實現長期可持續發展的關鍵。

（二）有利于提升領導決策科學性。現階段，我國部分醫院在進行文書檔案管理過程中存在很多不足，管理上的松散，導致很多資料無法有效地進行集中，甚至將其它類別的檔案和文書檔案混合存放，這不僅給歸檔工作帶來不便，如果不按照門類對檔案進行管理，更不利于今后查閱和利用檔案。信息是領導科學決策的必要條件，檔案信息是決策信息的重要來源，醫院文書檔案是在醫院行政管理事務活動中產生的，具有憑證和參考作用，充分應用這些有價值的信息，可以給領導的決策提供有利的依據和參考。

二、加強醫院文書檔案管理的措施

（一）促進檔案流程化。新時期，醫院在積極加強文書檔案管理工作的過程中，應采用流程化的方式，對檔案進行更加清晰、高效地管理。檔案部門要結合醫院實際情況制定系統的檔案管理流程，明確歸檔及不歸檔文件材料的范圍，并制定詳細的文件材料歸檔范圍及保管期限表，將其作為參照標準，為歸檔相關資料提供參考依據，同時要加強與相關部門之間的信息交流，確保文件材料收集的齊全完整。另一方面，通過使用辦公自動化OA系統可以對文件的生成、流轉、歸檔、檢索等進行一體化管理，有利于提高辦文、辦事效率，方便檔案的調閱和利用。

（二）優化文書檔案管理。在信息技術日新月異發展的背景下，醫院建設過程中要想提升自身競爭實力，必須加強對信息技術的應用，因此，提升文書檔案管理效率和質量的過程中，也應當充分應用信息技術。首先，提升相關工作人員的計算機操作能力，運用計算機等電子設備對檔案進行分類保存和信息檢索等，提高工作效率；同時還應當對歸檔的范圍進行細化，并促使文書檔案部門積極加強同醫院其它部門之間的聯系，充分調動多方資源，提升存檔工作的統一性和標準性。相關工作人員應將自身的工作內容具體化，將不同種類的文件和資料進行明確的區分，在區分過程中，應從資料內容、形式、種類等多個角度進行考察，根據以上分析，可以明確判斷出不同資料在應用過程中的保存年限，并以年限為基礎進行文書檔案等級的劃分，將到期的資料進行銷毀。再次，對文書檔案管理的工作進行全面優化。采購相應的配套設施，聘用專業的人才開展此項工作，提升文書檔案管理的科學性和效率。

三、結論

綜上所述，我國醫療體系自產生之日起發展至今，文書檔案的管理工作逐漸得到了完善。新時期，面對越來越激烈的市場競爭環境，醫院相關部門在發展過程中，應及時加強醫院文書檔案管理的措施研究，將文書檔案的優勢進行最大程度的發揮，從而促使醫院實現長期可持續發展。

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