論企業檔案信息化建設與檔案服務能力的提升

李敏

【摘要】將檔案信息化建設納入企業信息化項目總體規劃中，打通企業各業務系統與數字化檔案管理系統的通道，才能真正有效提升檔案利用服務能力。

【關鍵詞】企業檔案；信息化；服務能力；提升

隨著當今社會科學技術的迅猛發展，信息資源已經成為人類社會活動必不可少的戰略資源，人類對檔案信息的需求和依賴越來越大，檔案信息化建設成為檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現代化的客觀要求，是檔案館發展的方向和目標。

國資委提出檔案信息化是中央企業加強檔案管理的一項革命性和基礎性工作，要將檔案信息化建設納入企業信息化建設整體方案中，同步規劃、同步設計、同步實施，促進檔案工作逐步向自動化、信息化、網絡化轉變。因此，傳統粗放式檔案管理系統建設模式已經不適應企業的發展以及國家對央企的要求，信息化建設是落實國資委和國家檔案局要求的積極步驟，而數字檔案館建設是加快檔案信息化建設的根本途徑。

做好數字檔案館建設對于整合企業信息資源，滿足企業檔案工作長足發展，提升檔案服務能力具有以下幾個方面的重要意義：

一、打破各業務信息系統壁壘的需要

近年來，中央企業信息化建設取得長足發展，管理水平顯著提高，信息系統的數據貫通、資源整合能力和效能發揮得到了較大的提升。但是，由于各業務信息系統基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數字檔案恰恰是解決這一問題的有效手段。通過加強頂層設計，將檔案信息化建設納入企業信息化項目總體規劃中，對檔案業務進行統一規劃和部署，實現企業電子文件的標準化、規范化管理，打通企業各業務系統與數字化檔案管理系統的通道，逐步實現信息資源的集中統一橫向融合管理和高效開發利用。

二、建設基于大數據的知識管理平臺的需要

企業推行的信息化項目的各業務系統陸續上線并運行后，需要歸檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長的階段。如果沒有檔案系統管理，隨之而來的就是信息數據的無序、滯漲問題，不僅是信息化建設管理上的難題，而且對數據挖掘，實施大數據戰略也將大打折扣。

數字化檔案館項目建設的最終目標正是在當今的信息技術條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過建立一個依托“大數據”背景下的統一界面、統一標準的數字化檔案館，對各業務系統產生的大量電子文件進行有效梳理和歸攏管理，實時歸檔，主動科學收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學、合理、嚴密的電子文件管理標準，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機制。在海量的電子文件中，由數字檔案系統判定其中哪些電子文件應該形成電子檔案、應該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實現運營范圍與業務功能的全面覆蓋和深度融合，實現對各業務系統全過程、全要素、動態、實時的數據收集和歸檔，強化知識的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創造檔案信息資源的潛在價值，真正為企業的生產經營服務，為企業的發展提供高效的決策支持。

三、提升企業文化建設的需要

檔案的信息化建設為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數字檔案可實現檔案信息資源的共享，可以對檔案信息數據進行深度挖掘、提煉精華、數據分析，經過梳理和價值判斷、規范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過辦展陳、微電影、歷史紀錄片、數據網絡等多種多樣的形式，再現企業發展歷史，展示獨有的文化魅力。“死檔案”會變成“活教材”，在滿足企業多樣性文化需求的同時，向社會展示優秀的企業文化，為打造良好的央企形象作出貢獻。

四、有助于為企業提供信息支持決策，提升檔案服務能力

數字檔案館的建設將促使與之相關的計算機技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現檔案事業的跨越式發展，極大地提升檔案工作在信息化社會中的服務能力。

決策的及時正確、管控措施是否得當，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，數字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數字檔案館與企業辦公系統有著密不可分的聯系，所以對于支持決策有著天然的優勢。

五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學化、合理化水平

以數字檔案館建設和電子文件管理建設項目為龍頭，大力推進數字檔案資源建設，提高檔案信息資源的共建共享和網絡化服務，使檔案信息在為用戶服務時不受空間、地域的限制，這是檔案信息實現信息社會化服務的基礎。同時加強電子文件管理，按照統一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數字檔案館相適應的電子文件存儲備份中心，實現紙質檔案與電子檔案備份保存的雙保險，推進文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學化、合理化水平。

六、可以促進檔案人員素質的復合化

建設數字化檔案館的同時，必須注重提升現有檔案工作人員的能力與素質，包括專業知識、技能操作、管理能力等，目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現代信息技術的復合型人才，從而將其打造成為企業改革發展出謀劃策的智囊團，將檔案資源庫建成大數據庫、信息集成庫和企業思想庫，加速推動檔案工作的升級換代，這既是信息時代發展的需要，也是現代社會對檔案工作提出的更高要求。