財務檔案管理信息化建設的思考及建議

趙穎

摘 要 隨著科技的不斷發展，計算機已經進入千家萬戶，各行各業的日常工作和管理都離不開辦公自動化的應用和電子文件的大量使用。檔案管理信息化的建設已經成為廣大企業檔案管理者迫切關注的問題。本文主要圍繞財務檔案管理中出現的問題，提出有關財務檔案管理信息化建設的幾點建議。

關鍵詞 財務檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號：F275 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-01

在大數據時代的背景下，為了滿足財務現代化管理的更高要求，財務檔案管理信息化的建設迫在眉睫。貫徹、落實財務網絡化管理成為完善各企事業單位財務現代化管理的先決條件。隨著信息化建設的蓬勃發展，打破傳統財務檔案的管理模式刻不容緩。

一、財務檔案管理的現狀分析

（一）傳統財務檔案管理的不足之處

由于會計職能的多樣性，財務檔案中包含大量的財務核算材料，這些材料主要反映企業經濟狀況，是不可丟失的。隨著企業的發展，會計核算材料的數量越來越龐大，企業需要較大的空間存放這些財務檔案，檔案的堆積為查閱檔案帶來了很大的不便。企業內部財務人員的流動導致一些檔案在人事更迭的過程中流失，這種資料的流失對企業未來的發展造成一定不良效果。

（二）財務檔案管理信息化的普及情況

隨著電子文檔的利用率增大，財務檔案管理中財務信息的處理也存在許多問題。由于企業多年的發展，原始紙質檔案的積累數量非常龐大，在財務檔案數據整理的過程中，許多賬目類別難以分別，檔案電子化更新不及時，導致財務檔案信息的模糊，從而不具權威性。財務檔案信息化管理過于注重表面形式，檔案管理沒有從根本上實現信息化，部分企事業單位仍然存在傳統財務檔案管理的弊端。許多企業為了私有利益，利用信息化手段在賬目上做手腳，擅自改寫財務賬目數據，進行偷稅、漏稅等不法行為。

二、財務檔案管理信息化的必然趨勢

與傳統財務檔案管理相比，財務檔案管理信息化有其存在的必要性。隨著企業的發展，將財務紙質檔案轉化為電子版文檔，存放到移動硬盤或者電腦磁盤中，節省存放空間，便于儲存。正是由于便攜式移動硬盤的存在，實現了財務數據在傳遞輸送上的靈活運用。

與紙質檔案相比，電子檔案在修改、傳遞上更加的方便，電子檔案的使用不僅方便財務管理，節約企業辦公成本，提高檔案使用率，更節省了紙張的使用，從而對環境樹木起到保護作用。

三、完善財務檔案管理信息化的建議

財務檔案管理信息化的應用過程中之所以出現諸多問題，其中一個主要原因是因為財務檔案管理人員對信息化應用的意識還不夠健全，另一個主要原因是財務檔案管理信息化的制度還不夠完善。圍繞這兩個主要原因，提出以下幾點建議。

（一）財務檔案管理人員要明確信息化應用的正確理念

提高財務檔案管理人員辦公自動化方面的水平，使檔案管理人員能夠熟練使用相關軟件進行檔案的管理，同時，提高財務檔案管理人員的法律法規意識，明確正確的財務工作職責。

相關部門的領導也應該積極監督企業財務管理的運行，監察企業財務信息，監管企業經濟運行模式，確保財務信息數據的真實性和有效性。

（二）提高財務檔案信息化管理的數據管理水平

完善財務檔案的管理方式，要求財務管理人員能夠制作水平較高的財務報表，充分發揮財務報表的實效性。通過及時更新準確數據，確保數據的真實性。

與此同時，完善財務檔案信息化的管理制度，建設財務報告分析體系，滿足企業管理者明確企業經濟狀況的需求。嚴格監管財務檔案的管理，確保其安全性和保密性。

（三）積極更新企業財務檔案數據，有效的利用財務檔案數據

財務檔案管理人員需要及時更新、整理企業財務檔案數據，完善企業檔案數據庫的建設。企業運行中產生的經費要詳細、準確的記錄在案。可以根據項目內容的不同，建設各項目的檔案，合理運用文件檢索的模式進行區別分類，便于在今后的企業運行中進行檔案查找和利用。

通過歸納、處理、整合財務數據庫，提高財務數據的有效利用率，為公司管理者在企業運行過程中提出的各項決策打下牢固的數據基礎。用表格呈現，用數字說話。

四、結語

綜上所述，在市場經濟飛速發展的背景下，企業的健康發展離不開高效的財務管理。財務檔案信息化的運用是財務管理人員手中的利劍，是企業蓬勃發展的重要手段。為了加強財務檔案管理信息化的建設，就要改變財務檔案管理人員的傳統理念，提高財務檔案管理人員的信息化應用水平，完善財務檔案管理體制，同時也要規范管理財務信息數據庫。只有實現這幾個方面才能更好的推動財務檔案管理信息化的建設。

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