淺談企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

唐彬

摘 要 企業(yè)人事檔案管理的是企業(yè)的管理之中的重要部，做好企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)管理的重要支撐。本文首先分析了當(dāng)前企業(yè)之中人事檔案管理問(wèn)題，主要從管理制度、內(nèi)容、人事檔案保管以及人事檔案信息化滯后四個(gè)角度探討企業(yè)人事檔案管理之中實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，然后提融了企業(yè)人事檔案動(dòng)態(tài)管理的完善措施 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)； 提高領(lǐng)導(dǎo)重視廢，人事部門(mén)加強(qiáng)管理、完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度；實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 人事管理 思考

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）03-000-01

人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集 中保存的一種特殊的專門(mén)檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加

強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為我單位選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展不相適應(yīng)

現(xiàn)在企業(yè)職工檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理，給 企業(yè)基礎(chǔ) 管理 工作帶來(lái) 許多麻煩，既不利于維護(hù)職工個(gè)人利益，也不利于勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，又不利于建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。部分企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，職工檔案無(wú)人問(wèn)津，甚至丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不，使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益 。

（二）企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)

目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理大都采 用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事 部門(mén)根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

（三）僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀 出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”“人質(zhì)檔案”“檔案克隆”“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

（四）職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差

由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫(xiě)好每一份檔案材料。致使有的檔案錯(cuò)漏百出，職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒(méi)什么用處，不給新招職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)時(shí)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

（五）檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要

檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，沒(méi)有充分利用檔案資源管理職工隊(duì)伍。

二、面對(duì)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整：在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”：檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)：檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

（二）建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)并充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值 。

（三）建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)

功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。

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