關于加強干部檔案管理信息化建設的思考

吳秋燕

【摘要】本文以晉江市為例，分析當前干部檔案信息化管理建設的現狀、困境，并對如何加強干部檔案管理信息化建設提出對策。

【關鍵詞】干部檔案；現狀；困境；建議

網絡時代，傳統的手工管理模式已嚴重滯后組織人事工作對干部檔案工作的新要求，要突破這一局限唯有加快推進干部檔案管理信息化建設。下面圍繞晉江市的干部檔案管理信息化建設，進行一些初步的研究和思考，與同仁共勉。

一、晉江市干部檔案信息化建設的現狀

目前，晉江市干部檔案管理工作仍然采用傳統的手工管理模式，干部檔案信息化建設相對滯后。

（一）干部檔案目錄主要延續手抄。除了要轉遞給上級部門的干部檔案采用電子目錄，其他干部檔案目錄全部都是手抄的，這樣一來，同一卷干部檔案在經過不同工作人員的整理之后，其目錄也就留下了不同的筆跡，相對電子目錄來說，手抄目錄就沒那么整齊美觀。

（二）干部檔案管理方式滯后。僅有上級部門提供的一套干部檔案管理軟件，用于轉遞到上級部門的干部檔案電子目錄的錄入與管理，再加上這套軟件運行不是很穩定，有些功能模塊的設計也還有待進一步完善，實際運用效果并不理想。目前，干部檔案的各類名冊（如在職花名冊、非在職花名冊）、干部檔案的轉遞登記冊，干部檔案人數統計登記冊均是手工抄寫的，干部檔案查詢和統計效率低下。

（三）干部檔案的查閱利用均提供原件查閱。干部檔案原件的反復使用，被頻繁地翻閱，而且有時需要復印相關檔案材料，更加速了紙張的老化，不利于原件的永久保存。除了提供日常的各項查檔服務以外，近年來，隨著一些新的工作任務的開展，查檔次數劇增，查閱需求量的迅速增長與查閱利用效率低下所形成的矛盾，大大增加了管檔人員的工作負擔。2015年，晉江市開展干部檔案專項審核工作，截止目前，除了衛生系統的干部檔案尚未完成審核，用大概5個月的時間為查檔單位提供6000多卷的干部檔案查閱服務。同年，配合全市機關事業單位參戰退役人員申請“光榮之家”門牌的工作，為各單位復印相關參戰記錄。2015年12月以來，又陸續加班加點做好全市各單位公務員以及參照公務員法管理的事業單位工作人員職務職級并行的查檔工作，并提供相關申報材料的復印。2016年3月以來，配合全市開展黨員組織關系排查工作，為各單位查閱黨員的基本信息提供查檔服務。上述全市大批量的查檔，全部是提供一卷卷的干部檔案原件，需要復印檔案資料時，要么整卷厚厚的檔案直接放在復印機上復印，復印效率低下，需要一頁一頁手動翻頁慢慢復印，要么拆開檔案，對于紙質比較好的材料采用速印，復印速度加快了，可是復印結束后，需要將拆下來的每份零星材料按原有的順序裝訂好，需要耗費不少時間進行裝訂。面對日益繁重的查檔工作任務，卻僅有3名管檔人員，人手嚴重不足。

二、晉江市干部檔案信息化建設的發展困境

在干部檔案管理信息化過程中，主要面臨以下4個方面的困境。

（一）領導重視程度不夠。盡管我市設立了專門的干部檔案管理機構，但是干部檔案管理中心地位較為低下，人手配備嚴重不足，全市在職干部檔案8000多卷，非在職干部檔案7000多卷，只配備3名管檔人員，這與《干部檔案工作條例》中規定的1000卷檔案配備1名管檔人員的標準差距實在太大，而且有時管檔人員還會被抽調配合完成其他科室的工作以及其他臨時性的工作。因此，在人手嚴重緊缺的情況下，3名管檔人員能克服困難，及時完成全市每年1萬多份零星材料的收集與歸檔、做好新轉入檔案及在職檔案的整理，以及為全市各單位提供查檔服務，已經是身心俱疲，沒有更多的心力去開展干部檔案的信息化建設。

（二）管檔人員的知識結構比較單一。盡管他們熟悉人事檔案管理業務，但是計算機技術卻比較薄弱，平時也很少有機會與其他地方的干部檔案管理人員學習交流，這在一定程度上制約了干部檔案信息化的建設。

（三）沒有設立干部檔案專項經費。每年在單位的年度財政預算里，會以干部檔案管理中心的名義申請資金，但是，所謂的“檔案經費”幾乎都沒有用到干部檔案管理方面。

（四）干部檔案信息化系統建設滯后。只是停留在將個別干部檔案的目錄輸入電腦，所引進的干部檔案管理軟件也只是用于目錄及職務變動等信息的簡單輸入，而且所使用的這套干部檔案管理軟件還有待繼續完善。

三、加強干部檔案信息化建設的建議

本人認為可以從以下幾方面入手，加強我市干部檔案信息化建設，提升干部檔案工作服務水平。

（一）提高思想認識，對干部檔案工作要加以重視，配足干部檔案工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規定的管檔數量與管檔人員的比例去配備工作人員。同時，也要加強對管檔人員進行干部檔案信息化技術的相關培訓，并引入計算機技術管理人才，增強技術力量。此外，要增加管檔人員對外學習交流的機會，以學習借鑒他人的先進技術與經驗。

（二）設立干部檔案信息化建設專項經費，做到專款專用，為干部檔案信息化建設提供資金保障。一方面要更新硬件設備，另一方面要引進一套相對完善的干部檔案管理軟件，并定期更新維護數據。

（三）加強干部檔案信息化建設，引進符合干部檔案管理工作需求的軟件，并建立相應的數據管理系統。（下轉第112頁）（上接第107頁）一是引進一套緊密結合干部人事工作和干部檔案工作實際的干部檔案管理軟件。這套軟件要具有檔案編目、檢索及日常的轉遞、借閱、材料催繳、查詢、統計等功能，以及干部個人信息數據錄入后能產生干部基本情況表等干部人事工作內容的干部信息數據庫。二是制定干部信息采集標準，嚴格規范干部信息錄入程序。集中一段時間，分期分批完成在職干部檔案基本信息的錄入，確保干部信息錄入的準確率。三是為滿足利用者需求，保護干部檔案原件，提高干部檔案查閱利用的效率，集中對在職干部檔案逐卷逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部檔案管理系統。在查閱干部信息時，只需點擊鼠標進入系統，即可查閱到干部檔案材料，并可以摘錄打印。以數據庫信息和數字化的檔案代替干部檔案原件利用，既方便快捷，提高查檔利用效率，又兼顧保護干部檔案原件的要求。

（四）建立干部檔案信息維護、督查、安全保密機制，規范干部檔案管理系統的日常管理和維護。一是建立干部檔案信息維護機制，明確干部檔案信息錄入、數據審核、系統維護等具體任務的分工，定期更新干部信息數據庫，使干部的學歷、職務、工資、家庭等個人基礎信息都能得到真實地反映。二是建立干部檔案信息督查機制，采用定期與不定期相結合的方式，對信息庫中的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發現問題及時修正。同時，注意對數據庫信息進行備份，定期對服務器、計算機、附屬設備進行維護保養，保障系統的正常運行。三是建立安全保密機制，嚴格按照保密要求，為系統軟件設置密碼，設定系統應用權限，只有專職管檔人員才能啟動系統，保證干部檔案信息安全。

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