淺談會計檔案的管理及完善措施

王瑞霞

【摘 要】財務會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案管理的質量直接影響著企業的經濟運作情況。鑒于會計檔案的重要作用，本文指出了目前財務部門在會計檔案管理工作中存在的主要問題。提出了改進會計檔案管理工作的措施，制定會計檔案管理制度，做好會計檔案的管理工作。

【關鍵詞】會計檔案；管理現狀；完善對策

會計檔案具有原始記錄性，有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督的作用，會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

一、財務會計檔案管理的特點及作用

1.會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，其特點主要表現如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

2.會計檔案的作用

從宏觀方面來說，國家需要從會計檔案記錄的數據進行匯總，考核國家經濟總體情況，以實現計劃和預算的執行，從而制定有利于經濟建設的方案和決策。從企事業、機關單位來說，可以根據會計檔案的原始數據分析公司的運營情況，制定更加有效有力的監督管理方案。

二、財務會計檔案管理中存在的問題

1.企業領導對財務會計檔案的管理不夠重視

雖然在《會計法》中有明確規定“公司管理負責人需要負責本公司的會計工作和相關會計資料的真偽性、完整性。”但是，很多公司負責人只是口頭上重視這項工作，實際中卻是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，并不關心財務會計檔案管理工作，甚至采取不聞不問的態度，導致會計檔案歸集不到位，甚至檔案缺失。

2.企業財務會計檔案缺乏完整性的管理

從整體來看，檔案管理的完整性包括：公司應該依法保管所有的會計核算數據；公司的會計檔案應當包括全部的會計資料。而現在的公司經常出現故意或無意的忽視某些數據，造成賬務混亂，收支記錄與實際不符。甚至有些公司財務人員故意銷毀檔案材料，致使有些重要的歷史資料消失，無法查證。

3.對原始憑證的審核與監督不夠

原始憑證是記錄經濟業務發生情況的重要資料和證據，原始憑證的真偽、經濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。由于對于發票、收據等票據的使用范圍沒有嚴格的界定，只要是正式票據（有稅務監制章或財政監制章），不論票據上記載的內容是否屬于票據適用范圍，一律按照正常、合法、合規票據處理；另外，會計從業人員素質參差不齊，責任心等的差異，對于原始憑證構成要素的審核與處理不夠嚴謹。上述審核與監督不到位等因素都導致不合法、不合規原始憑證在會計信息資料中普遍存在。

三、完善會計檔案管理工作的措施

針對上述會計檔案管理中存在的問題，我們必須采取有效的措施，才能有效的改進和完善檔案管理工作，分別從以下幾個方面入手：

1.提高對會計檔案管理重要性的認識

要抓好會計檔案管理這項工作，分管領導、財務處及其他有關部門領導、必須認真學習《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等規章制度，充分認識會計檔案是所具有的不可替代的重要作用。將會計檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。

2.加強會計檔案管理的技能培訓、考核與監督工作

會計檔案具有專業性，在公司財力與人力條件允許的情況下，配備專門的檔案管理人員是最好的最有效的途徑。然而，一些公司、企業受規模資金的約束并沒有專業的會計檔案管理人員。這種情況下會計人員成為檔案整理的主要負責人。

3.制定詳細的會計檔案管理崗位職責，設置專人進行檔案管理

依據有關的法律法規和文件規定，制定會計檔案管理崗位職責。在職責中明確崗位責任、制定崗位標準，提出崗位要求，在做好檔案管理職能、檔案服務職能的同時，進一步挖掘檔案中具有指導意義的數據，并將數據充分運用，指導當前及以后的會計核算與管理，真正把檔案用活、用細、用充分。

4.會計檔案的鑒定與銷毀

會計檔案銷毀是會計檔案管理中重要的一個環節。《會計檔案管理辦法》第10條規定，除保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，其余保管期滿的會計檔案應由本單位檔案機構會同會計提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管年限、己保管年限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上還需簽署意見。會計檔案按照相關法律及時進行鑒定和銷毀可以節省存儲空間，節約企業單位的人力、物力。

參考文獻

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