高校獨立學院檔案管理數(shù)字化建設研究

劉愷蓉

【摘 要】隨著社會信息化程度的不斷提高和數(shù)字化校園建設的不斷加快，高校檔案管理數(shù)字化已成必然，傳統(tǒng)的檔案管理方法的弊端日益顯現(xiàn)，這也對檔案管理數(shù)字化提出了新要求。獨立學院檔案事業(yè)起步晚，數(shù)字化管理檔案意義重大。本文對高校獨立學院檔案管理數(shù)字化的建設進行研究。

【關鍵詞】高校獨立學院 檔案管理 數(shù)字化建設

一、前言

信息時代的發(fā)展改變了生活的方方面面，同時也推動了包括檔案管理數(shù)字化建設在內(nèi)的高校數(shù)字化建設。檔案作為一種原生信息資源，對獨立學院的運營有著重要作用。

二、獨立學院檔案管理數(shù)字化建設意義

（一）以個體帶動整體，推動高校數(shù)字化校園的建設

獨立學院是我國高等教育辦學模式的一種創(chuàng)新，它更新了教學運行機制，推動了我國高等教育的可持續(xù)發(fā)展。在獨立學院辦學規(guī)模逐步擴大的背景下，檔案管理工作也更顯重要，加強獨立學院檔案管理信息化建設刻不容緩。建立獨立學院檔案管理數(shù)字化，不僅為獨立學院檔案管理過程中遇到的問題提供了有效的解決方法，還為高校數(shù)字化校園建設提供了可借鑒的先例和經(jīng)驗。

（二）貫徹以學生為本的管理理念

學生檔案對學生而言是非常重要的材料性文件，是記錄學生在校期間學習生活的文件。獨立學院作為高校的獨立分支，檔案資料多，在尚未完全實現(xiàn)數(shù)字化管理的前提下，管理檔案有一定的難度。開展學生檔案數(shù)字化管理后，能大大緩解管理困難的局面，簡化管理流程和削減檔案管理人員，貫徹以學生為本的管理理念，更好地服務于學生，也能讓學生們對校園檔案管理更放心。

（三）搭建現(xiàn)代化辦公平臺

數(shù)字化管理學生檔案有利于學生掌握自己的檔案資料，同時，學生在校時的各種檔案也能及時有效地被收集起來。在將學生檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)換為電子版后，利用信息網(wǎng)絡技術，搭建現(xiàn)代化辦公平臺，使檔案的收集、查詢、共享一體化，方便了學生及用人單位自動查詢信息。

三、獨立學院檔案管理數(shù)字化建設不足之處

（一）缺乏數(shù)字化管理意識

在信息化時代，高校檔案管理工作對信息網(wǎng)絡技術的依賴日益加深，學生檔案管理工作必須要有效利用計算機。但是許多獨立學院管理學生檔案依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式，沒有意識到數(shù)字化管理的巨大優(yōu)勢和重要意義，數(shù)字化管理意識薄弱，阻礙了獨立學院檔案管理數(shù)字化建設。

（二）缺乏數(shù)字化管理人才力量

獨立學院學生數(shù)量多，各種檔案資料多，檔案管理工作復雜，任務重，很少有人愿意從事學生檔案管理的工作。獨立學院檔案管理數(shù)字化建設需要很多優(yōu)秀的計算機人才和檔案專業(yè)管理人才，而這些都是獨立學院所缺少的人才。

（三）缺乏數(shù)字化管理物質(zhì)力量

獨立學院學生檔案管理數(shù)字化是一項非常復雜的工程，除了需要優(yōu)秀的計算機人才和檔案管理人才外，還需要檔案管理設備和應用軟件。但是許多獨立學院不肯或不能在學生檔案管理上投入資金購買設備或聘請專業(yè)檔案管理人才，影響了學生檔案管理的數(shù)字化進程。

四、獨立學院檔案管理數(shù)字化建設提升的措施

（一）培養(yǎng)并積蓄人才

學生檔案管理的前提是需要管理者。為推動學生檔案數(shù)字化建設，獨立學院首先應大力培養(yǎng)專業(yè)的、經(jīng)驗豐富的檔案管理人才。如果沒有這樣的人才，可以先從現(xiàn)有人才抓起。提升本院原有人才的業(yè)務技能，對他們進行集中的計算機技術培訓，增強檔案管理人員的安全保密意識，對檔案管理人員的信息登記入冊，加強管理，對他們進行定期的國家相關管理規(guī)定政策的培訓，儲備本院學生檔案數(shù)字化的管理人才。

（二）大力投入物質(zhì)力量

獨立學院若真想推動學生檔案數(shù)字化建設進程，就必須在培養(yǎng)、積蓄人才的基礎上，加大投入，購買專業(yè)檔案管理設備，更新學生檔案管理系統(tǒng)的辦公設備，購置豐富的影音視頻資料和計算機硬件設備，同時加強網(wǎng)絡覆蓋，提升網(wǎng)絡速度，滿足管理需要。

（三）貫徹以學生為本的理念，增強數(shù)字化管理意識

增強學生檔案管理數(shù)字化意識對于提升獨立學院檔案管理水平具有重要意義。獨立學院管理人員應及早摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)版的管理模式，積極學習計算機網(wǎng)絡技術。學院應建立完備的電子政務系統(tǒng)和智能化的檔案管理系統(tǒng)，強化學院管理者的數(shù)字化檔案管理意識。同時，貫徹以學生為本的理念，檔案管理員應強化為學生服務的意識，簡化學生查詢、打印檔案資料的流程，注重解決學生檔案管理的實際問題。

五、結(jié)束語

在社會信息化程度不斷提高和數(shù)字化校園建設不斷加快的今天，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日益顯現(xiàn)出來，高校檔案管理數(shù)字化已成歷史必然。獨立學院檔案管理事業(yè)起步晚，因此更要加快建設的速度。實現(xiàn)獨立學院檔案管理數(shù)字化建設，不僅可以為獨立學院本身的發(fā)展服務，還可為高校數(shù)字化校園建設提供借鑒。

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