電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

李曉玲

[摘 要]隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，尤其是檔案資料繁多的事業(yè)單位更離不開信息技術(shù)的應(yīng)用。本文著重闡述電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，并針對(duì)其中存在的問題進(jìn)行分析，然后有針對(duì)性地提出建議，以期為事業(yè)單位的檔案管理提供借鑒與幫助。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.146

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-01

信息技術(shù)的不斷革新不僅改善了人們的生活，而且也提高了人們的工作效率。電子信息技術(shù)無(wú)疑是一種新的創(chuàng)造，它給人們乃至社會(huì)帶來(lái)了新的奇跡。在檔案管理工作領(lǐng)域，電子技術(shù)的優(yōu)勢(shì)被充分展現(xiàn)，極大地促進(jìn)了事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。電子信息技術(shù)的應(yīng)用具有兩面性，雖然電子技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中利大于弊，但是也不能忽視它存在的潛在威脅。

1 事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位的檔案管理工作日益嚴(yán)格，為了順應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理必需更加明確、清晰、規(guī)范。檔案管理工作主要包括以下內(nèi)容：?jiǎn)挝簧舷录?jí)之間的文件往來(lái)、單位與相關(guān)企業(yè)的合同資料、單位項(xiàng)目的相關(guān)證明、單位決策、研究性報(bào)告、財(cái)務(wù)部門的相關(guān)單據(jù)與報(bào)表、工作人員的調(diào)動(dòng)資料以及有保存價(jià)值的單位文件等。這些相關(guān)檔案都需要專業(yè)的工作人員進(jìn)行歸檔整理。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行歸檔整理時(shí)，電子信息內(nèi)容一定要與原文件保持一致。檔案管理不僅要追求規(guī)范整理、歸檔保存，而且也要具備調(diào)用靈活、播放操作簡(jiǎn)易、編輯更改方便等特點(diǎn)。

2 電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，打破了地域及時(shí)間上的限制，能夠有效地收集檔案信息。目前，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理過程中的應(yīng)用，主要包括以下幾個(gè)方面：第一，內(nèi)容管理方面，檔案的管理內(nèi)容一般較為復(fù)雜繁瑣，運(yùn)用電子信息技術(shù)后操作過程僅包含檔案信息檢索、文件匯總、統(tǒng)計(jì)與號(hào)碼編制、插圖或表格制作、文件共享或存儲(chǔ)等工序，操作更為簡(jiǎn)便；第二，管理系統(tǒng)方面，電子信息技術(shù)把管理系統(tǒng)劃分為查詢網(wǎng)頁(yè)模塊、用戶管理模塊、整理與分類模塊、搜集或打印模塊等，管理界面更加清晰；第三，檔案資料的存儲(chǔ)與保護(hù)，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作的科學(xué)性與科學(xué)性得到提高。

3 電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用中存在的問題

3.1 缺乏系統(tǒng)化與規(guī)范化

電子信息技術(shù)雖然在在檔案管理中得到普遍應(yīng)用，但是在管理上還存在一些問題。例如：工作人員對(duì)于檔案的整理還是局限于邏輯歸檔，沒有考慮到電子歸檔的設(shè)計(jì)問題，只是把目錄傳輸?shù)绞褂媒K端上去，對(duì)于脫機(jī)載體的自動(dòng)下載問題并沒有進(jìn)行設(shè)計(jì)，這樣，為文件的網(wǎng)絡(luò)安全埋下了隱患。

3.2 缺乏對(duì)電子信息技術(shù)的深刻認(rèn)識(shí)

電子信息技術(shù)應(yīng)用于信息檔案管理的時(shí)間較短，一些工作人員對(duì)電子信息技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致工作失誤。例如：工作人員在整理電子文件之后打印出紙質(zhì)文件，對(duì)使用完之后的電子文件隨便處理，造成資源流失。有的工作人員對(duì)于電子信息技術(shù)過分依賴，不保留紙質(zhì)文檔，一旦電子系統(tǒng)出現(xiàn)故障，文件就會(huì)受到損壞，甚至難以修復(fù)。

3.3 缺乏安全意識(shí)

電子信息技術(shù)依賴于網(wǎng)絡(luò)共享，檔案文件管理也會(huì)涉及網(wǎng)絡(luò)搜索的功能。如果把大量的檔案文件放在電子設(shè)備上，沒有及時(shí)下載到脫機(jī)載體，在電子設(shè)備遭遇黑客或病毒攻擊時(shí)，文件安全隱患問題就會(huì)頻繁出現(xiàn)。

4 加強(qiáng)檔案管理中電子信息應(yīng)用的策略

4.1 提高規(guī)范化水平

加強(qiáng)工作人員的規(guī)范意識(shí)，使其嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的原則，對(duì)于原文件的處理一定要保證質(zhì)量，嚴(yán)格規(guī)范文件格式，對(duì)于不清楚的檔案信息一定要嚴(yán)格審核并且進(jìn)行真實(shí)合理修繕。對(duì)于電子文件，也一定要謹(jǐn)遵標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則，認(rèn)真仔細(xì)分類歸檔。工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，充分掌握應(yīng)用技能，提高管理意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，從而增強(qiáng)自己的熟練程度，保證檔案信息的質(zhì)量。

4.2 提高電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平

電子信息技術(shù)具備快捷、方便等特點(diǎn)，為檔案管理工作注入了新的活力，也加快了檔案管理工作的現(xiàn)代化與智能化的步伐。事業(yè)單位在此機(jī)會(huì)下應(yīng)緊抓信息時(shí)代的脈搏，提高電子信息與檔案管理相結(jié)合的應(yīng)用水平。充分并有效地掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方法，加強(qiáng)自身檔案管理部門工作團(tuán)隊(duì)的技術(shù)、技能，完善自身計(jì)算機(jī)體系，培養(yǎng)出擁有高水平技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4.3 減少或避免出現(xiàn)安全隱患

安全問題對(duì)于檔案管理是至關(guān)重要的問題，排除安全隱患，文件才會(huì)被有效持久地保存。目前，行業(yè)內(nèi)的相關(guān)人士已經(jīng)著手于檔案管理方面規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及安全性的研發(fā)工作。此外，國(guó)家對(duì)這一方面也提供了有效的支持。事業(yè)單位可以結(jié)合有關(guān)研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)策略進(jìn)行有效的網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)定，加強(qiáng)對(duì)信息接入網(wǎng)絡(luò)前的秘鑰設(shè)置，強(qiáng)化安全標(biāo)準(zhǔn)，減少或避免安全問題的出現(xiàn)。

5 結(jié) 語(yǔ)

事業(yè)單位中的檔案管理是集單位中多個(gè)部門文檔資料于一身的管理工作，所以它的要求極高、事務(wù)綜合性較強(qiáng)，運(yùn)用電子信息技術(shù)對(duì)檔案歸納整理是最好的選擇。在運(yùn)用電子信息技術(shù)管理檔案的同時(shí)，對(duì)于其中的應(yīng)用問題，也不應(yīng)該忽略，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，有效保證檔案管理的質(zhì)量和安全。

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