新形勢下檔案事業體制發展研究

劉虹

[摘 要]高校學生檔案直接體現了高校學生在校期間的個人表現，對他們今后的生活和工作都起到了非常重要的作用。在新形勢的推動下，高校檔案事業有了一定的變更和發展，但仍然存在著諸多問題亟待解決。檔案管理人員應當充分了解當前形勢，通過對新時期新任務、新要求的探究，進一步提高高校檔案的管理水平，完善檔案管理體制，以更好地服務社會。

[關鍵詞]新形勢；高校；檔案事業；管理體制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.140

[中圖分類號]G279.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

1 新形勢下高校檔案事業的發展近況

當代高校檔案的管理工作較過去而言，確實有了較為明顯的進步，但在新形勢的不斷沖擊下，顯示出了許多疏漏和問題。

1.1 教師與學生對于檔案的認識均不夠深刻

通常情況下，無論是在職教師還是在校學生，都把視線和精力放到了教育和學習上，從而忽視了對個人檔案的重視。教師沒有接受過專業的檔案管理培訓，對檔案管理的基本要求和基礎知識都知之甚少，檔案意識十分的淺薄。而學生往往因為沒有人就檔案意識對其加以指導，從而對個人檔案不夠重視，在填寫檔案時草草了事，大大降低了個人檔案的質量，這對學生而言是極為不利的。

1.2 檔案內容不夠完善

由于高校師生的檔案意識較為淡薄，直接導致了高校檔案整理的不全面。高校在歸整學生檔案時沒有擬出明確的存檔范圍，檔案收集工作體現出了較大的隨意性，一般檔案的記錄內容都十分的簡單粗略，遠遠不能滿足新形勢下素質教育的要求，例如：許多能夠證明學生技能的證書復印件沒能及時進行歸檔等。這些內容欠缺的檔案很難直接明了地反應學生在校期間的綜合能力和素質，對學生的成功就業起到了一定的阻礙作用。

1.3 檔案管理人員的專業水平不高，檔案體制較為滯后

由于高校對檔案管理的不重視，以至于在選用檔案管理人員時沒能嚴格把控好進門關，對人員的專業技能沒有做出過多的要求，因此，高校負責檔案管理的人員大多都不曾受過專業的訓練，不具備較高的檔案管理能力，造成了高校檔案管理的混亂和缺失。因此，良好的體制對于做好檔案管理工作而言是非常重要的，但在實際的操作過程中，高校檔案管理體制的革新相對滯后，沒能迅速地跟上新形勢的發展步伐，有關的規章和制度沒能做到及時更新，從而導致高校檔案管理工作無法有序開展。

2 改革和健全高校檔案事業體制的具體措施

2.1 提高高校師生的檔案意識

高校教師和學生是高校檔案的重要主體，只有有效提高普遍師生的檔案意識，高校檔案事業才能順利進行。因此，高校領導人及檔案管理人員可以進行適當的檔案宣傳活動，從檔案的基礎知識做起，讓校內師生逐漸提高對檔案的認識并充分了解其重要性，尤其是對學生進行引導和培訓，促使學生在填寫個人檔案時能秉持對自己認真負責的態度去完成，以便檔案在將來的就業過程中起到憑證和參考作用，并充分發揮其社會價值。

2.2 完善檔案內容和歸檔制度

只有檔案內容足夠的全面和具體，檔案的憑證和參考作用才能得以最為有效的發揮，因此，進一步完善檔案內容是當前高校檔案事業的首要工作。首先，全面規范檔案內容，讓學生在填寫時能有一個較為明確的方向；其次，擴大檔案材料的收集范圍，盡可能地將所有足以體現學生綜合能力的資料都復印整理為檔案的一部分。制定良好的歸檔制度可以幫助檔案管理人員提高管理效率，檔案管理者也可以通過制定科學合理的歸檔制度來對學生檔案加以歸類和保管，例如：將學生檔案按年級、班級、性別等條件進行分類管理，以便在必要時能夠快速準確地找出所需檔案，在檔案有所損毀或丟失時也能及時地予以補救，以此來確保檔案歸檔和保管的有效性和有序性。

2.3 提高檔案管理人員的專業能力，建立檔案管理新格局

要想做好高校檔案工作，促進檔案體制發展，就必須嚴格把控檔案管理者的進門關，對備選人的檔案管理知識和技能進行專門的檢驗和考核，確保最終的檔案管理人選是真正了解檔案知識且具備過硬的檔案管理專業技能的，以此來保證檔案管理工作的有效性。除此之外，基于新形勢下的迫切需求，高校還必須順應新的發展趨勢，為檔案管理者提供更多的學習和培訓機會，以便其檔案管理工作能夠更好地適應新形勢的發展。體制建設始終是做好各項工作的首要條件，只有及時對高校檔案體制進行相應的改革和完善，檔案管理才能順利進行。因此，高校應當嚴格制定一系列的規章和制度來對檔案管理人員進行控制和監管，促使他們盡心盡責地完成檔案管理工作。此外，還應當順應時代的發展潮流，將高校檔案逐步推向信息化和法制化，利用數字技術來對檔案進行存檔和保管，并予以法律保護。

3 結 語

新形勢下的高校檔案事業在不斷發展和變化中，許多問題和不足也不斷地涌現出來，急需檔案工作者來解決。高?？蒲型ㄟ^采取一系列的改革和建設措施，讓檔案事業體制在新形勢的推動下不斷發展，完成新任務，滿足新要求，更好地為學生服務。

主要參考文獻

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