淺談企業電子文書檔案的管理

王則儀

[摘 要]隨著當前無紙化辦公的推行，電子文件已成為日常信息傳遞的主要手段之一。對這些不斷發展、日益更新的“新型”檔案，進行有效的收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務，是企業文書檔案管理中不可或缺的主要工作。

[關鍵詞]企業；電子文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.133

[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

在電子與信息技術高度發展的今天，企業已基本實現電子化辦公。由于計算機等數字化設備產生的文件，體積小、容量大，且易于查閱和傳遞，已被廣泛運用到工作的各個關節。如何做好電子文件的檔案管理，并進行有效地存儲、保管、利用和處置，使電子文件在成為檔案后，能在真實、安全的前提下，充分發揮其便利、快捷的特點，成為信息化發展下檔案管理的一個重要研究課題。

1 電子檔案的特點

電子檔案，是指將具有保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據、管理權限想檔案部門提交的過程，是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。作為現代高新科技的衍生產物之一，電子檔案較之傳統的紙質檔案，有許多新的特點。

電子檔案的存儲方式多樣，可以直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可以打印輸出以紙質形式歸檔；電子檔案體積小、容量大、占用存儲空間小，對保存場地的面積要求不高，但對環境、防磁性等存儲條件要求很高；電子檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理，易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，信息共享不受時間和地域的限制；電子檔案需要借助信息化設備予以復現，現代化信息技術含量高，要求管理人員具備較高的專業素質。

2 目前企業電子檔案管理的存在的問題

2.1 技術手段跟不上發展需求

目前，普通企業的檔案管理部門，很難借助現有的技術手段，對電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性等問題進行鑒定。

2.1.1 原始性問題

原始性是傳統檔案的主要特征，是其有別于圖書、情報、資料、出版物等其他信息的根本特征。傳統檔案，尤其是紙質檔案，由于檔案信息與載體的不可分離性，以及檔案載體的唯一性，傳統檔案的原始性極易判斷和確認。然而電子文件、電子檔案的信息存儲載體具有不固定性，可在一定技術條件下被復制、轉存甚至遷移，且檔案內容的原貌不受任何影響。因此，電子檔案就載體而言，不具有唯一性，其原始性認定缺少公認的判定依據。

2.1.2 真實性問題

電子檔案的真實性問題，貫穿其生命周期，檔案信息的失真率遠高于傳統檔案。在將紙質檔案轉化為電子檔案的過程中，稍有失誤就會導致檔案元數據的失實；在電子檔案的傳遞過程中，檔案內容可被原樣復制，也可通過技術手段被篡改后不留痕跡。目前在普通企業的實際工作中，從電子文件的生成到歸檔，缺少程序化管理系統，難以實現系統間的直接鏈接，無法確保電子文件的元數據被完整歸檔；多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間，沒有建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的光盤等載體不耐久。上述因素都會影響電子檔案的完整性、可靠性，從而影響電子檔案的真實性。

2.1.3 完整性問題

電子文件易于攜帶、傳遞，使得文件經常處于流動的狀態，如不能及時收集，可能會導致信息丟失；電子文件存儲方式多樣，在復制、重置的過程中，容易造成信息缺損；電子文件的背景信息會伴隨文件的處理過程而不斷累積，且形式多樣、存儲分散，極難確保電子文件生命周期的完整性。

2.1.4 安全性問題

電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，特別是計算機網絡化的快速發展，“黑客”的攻擊、用戶操作不當導致計算機病毒入侵，以及用戶根據利益需求任意取舍甚至篡改信息，都會損害電子檔案的保密和安全。

2.2 機制建設跟不上管理需求

目前，關于企業電子文件歸檔，以及電子檔案管理，國家已經出臺了若干規章制度和規范性文件，《國有企業電子檔案管理辦法》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等，新的檔案管理理論、方法和原則不斷涌現，卻很少有真正落實到實際工作中的。企業的檔案管理部門，對電子檔案的管理職責、體制建設、電子檔案館（室）的建設等沒有進行系統地分析和思考；檔案管理人員，對于電子檔案的收集、鑒定與整理，以及后續的存儲、保管、利用和處置等工作，仍然停留在理論階段。機制上的落后，阻礙企業信息化發展，加大了企業的檔案管理成本。

3 完善企業電子檔案管理的對策

3.1 采用有關技術措施

3.1.1 電子簽署

在電子文件的形成階段，采用簽署技術，如光筆簽名、數字簽名等，對文件進行加密，確保信息在存儲或傳遞過程中的安全性、完整性，對信息發送者進行身份認證，防止交易中發生抵賴現象。

3.1.2 身份驗證

人員登錄電子檔案管理系統時，需要對用戶進行身份驗證，最常見的方法是，給予每一個合法用戶一個ID認證，并設定每個用戶的操作權限。用戶在進入電子檔案管理系統后，根據相對應的權限對電子文件和信息進行訪問、修改及處理等操作。

3.1.3 防火墻建設

在機構局域網與外網之間設置障礙，防止外網用戶對內網信息資源非法訪問，且阻止企業的決策、專利等機要信息通過內網非法輸出。防火墻會檢測所有通過的數據流，只有符合事先制定的網絡安全規定的信息才會被允許通過。加強機構局域網防火墻建設，從源頭上保護網上電子文件的原始性、真實性和完整性。

3.1.4 防寫措施

當前許多軟件都采用設置文件“只讀”狀態的方式，以限定用戶對計算機內電子文件的修改。當電子文件被存儲于計算機外的介質時，一般采用只讀式光盤（CD-ROM），使用者只能讀取光盤上的信息而不能追加、修改或擦除；一次寫入式光盤（WORM），使用者可追加但不能擦除原來的信息。上述不可逆式存儲方式，可有效防止電子文件被修改，保證電子文件的原始性、真實性和完整性。

3.2 建立有效的電子檔案管理信息系統

要實現電子文件的檔案化管理，就要建立一個有效的電子檔案管理信息系統。而衡量一個電子檔案管理信息系統的標準，有以下四點。

3.2.1 實用性

要針對本企業檔案特色開發，滿足電子檔案管理需求，根據本企業文件處理流程來進行檔案信息系統軟件功能的設計。

3.2.2 安全性

一方面是電子文件本身的真實性，其記錄的內容是否真實、可靠；另一方面是對電子文件信息的保護和隔離，建立完善的內部控制制度，防止非授權用戶的侵入和信息的泄漏。

3.2.3 開放性

采用開放技術、開放結構和開放借口，使系統能與外界信息進行良好的溝通，尤其是能實現與企業其他系統，如OA、EAM等系統的無縫集成，形成完整的企業信息管理系統，充分發揮信息的共享性和可開發性。

3.2.4 先進性

在注重實用性的基礎上，系統開發應盡量立足高起點，采用相對成熟的開發理念、工具和技術，并支持電子信息檔案管理系統開發技術的后續發展，使其具有發展潛力，便于升級擴建。

3.3 完善電子檔案管理機制

組織檔案管理人員進行專業化培訓，并由檔案管理部門制定適合本企業發展需要的電子檔案管理制度、各項機制及管理流程。建立獨立的電子檔案館（室），妥善保管電子檔案的存儲載體，并從防磁性、溫控等方面打造檔案的環境，確保電子檔案能得到妥善管理，確保文件信息不散失、不損毀及不失真。規范檔子檔案的歸檔流程。電子檔案可以在文件辦理結束后隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，確保電子文件的歸檔率和完整率，另一方面可以避免檔案的流失和病毒的損壞。由電子文件的形成部門，通過企業內網將文件傳送給檔案部門，并使用電子簽署技術封簽認證；由檔案管理人員接收登記，按事由或部門原則給電子文件編制一個唯一的檔案號，并設置訪問限制級別。

4 結 語

隨著“互聯網+”的持續推進，傳統管理模式需要轉變。電子文件已經占據日常工作文件傳遞的重要地位，檔案管理部門需要轉變觀念，加快電子檔案管理模式的改變，建立有效的電子文件檔案管理信息系統，使得檔案管理工作緊跟信息時代發展的腳步，更好地為企業的未來發展服務。