文印工作中Word的應用技巧探討

郭琳

[摘 要]本文主要從“文檔排版”“表格處理”“文檔打印”及其他常用技巧等方面敘述了Word在辦公文檔處理中的各種應用，對辦公應用人員起到了一定的指導作用，有助于提高電腦辦公的質(zhì)量和效率。

[關鍵詞]Word；文檔排版；表格處理；文檔打印

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.125

[中圖分類號]TP317.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

隨著計算機和信息技術的飛速發(fā)展和不斷普及，Word作為當前最為流行、功能最為強大的文字處理軟件，在辦公應用中發(fā)揮了巨大作用。本文主要從“文檔排版”“表格處理”“文檔打印”及其他常用技巧等方面敘述Word在辦公文檔處理中的各種應用。

1 文檔排版

1.1 字符格式設置

頁面格式設置完以后，接下來就是進行字符格式設置。即選中要設置格式的文字，調(diào)出“字體”對話框，然后根據(jù)需要對文字的字體、字形、顏色進行設置；同時也可以在“字符間距”選項卡中，進行字符間距及縮放設置。在字符格式設置時，尤其對于文檔較長、設置要求相同的部分較多的時候，有一種便捷的設置工具——格式刷。使用方法是：先選定要復制格式的文本，然后單擊或雙擊“格式刷”按鈕，光標變?yōu)樗⒆有螤?，接著按住鼠標左鍵選定要應用此格式的文本即可。

1.2 段落格式設置

對于一般的文本進行段落格式設置，選擇“開始”功能區(qū)中“段落”，在彈出的“段落”對話框中，按照需要進行對齊、縮進、段間距、行間距等的相關設置即可。在此，筆者簡單地介紹一下從網(wǎng)上下載文本的段落設置。網(wǎng)上文本下載后段間距和行間距不一致，而且還有很多換行符號“↓”。段間距和行間距的處理辦法：先選定全文，“段落”對話框中，把段前及段后間距設為0行，行間距設為單倍行距，也可以把行距設為固定值。消除換行符號“↓”的處理辦法：利用“替換”功能，在“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入半角^，在“替換為”框內(nèi)不輸入任何內(nèi)容，全部替換后，大量的換行符就消除了。

1.3 頁眉與頁腳設置

對于長文檔如學位論文，經(jīng)常要求設置奇偶頁不同的頁眉頁腳。具體操作步驟如下。第一步，設置奇偶頁不同：在“頁面設置”對話框的“版式”選項卡中，勾選“奇偶頁不同”復選框；然后分別設置偶數(shù)頁與奇數(shù)頁的頁眉內(nèi)容以及頁腳內(nèi)容。第二步，根據(jù)需要進行分章節(jié)的頁眉頁腳的設置：先分節(jié)，選擇“插入”菜單中“分隔符”命令，然后選擇“下一頁”單選按鈕，其結(jié)果是既在此處分節(jié)也分頁，如果已插入分頁符，則只要選擇“連續(xù)”；接下來設置與前節(jié)不同的頁眉：將光標放在下一章的某個奇數(shù)頁的頁眉上，在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“鏈接到前一個”按鈕，再修改奇數(shù)頁頁眉內(nèi)容，用同樣的方法修改后續(xù)章節(jié)的奇數(shù)頁頁眉內(nèi)容。

2 表格處理

2.1 表格的制作方法

在文檔處理過程中經(jīng)常需要制作各種各樣的表格，制作方法分為自動創(chuàng)建簡單表格及手工繪制復雜表格。自動制表一般通過“插入”功能區(qū)中的“表格”按鈕，在“插入表格”對話框，“行數(shù)”和“列數(shù)”框中分別輸入所需表格的行數(shù)和列數(shù)即可。此外還可以利用“表格”按鈕，利用鼠標在表格框內(nèi)向右下方向拖動，選定所需的行數(shù)和列數(shù)，松開鼠標后表格自動插到當前的光標處。利用文本轉(zhuǎn)換為表格的方法也可以完成自動制表，主要操作是單擊的“文本轉(zhuǎn)換為表格”命令，打開“將文字轉(zhuǎn)換成表格”的對話框，在對話框中，設置“列數(shù)”“分隔字符位置”，單擊“確定”按鈕，就實現(xiàn)了文本到表格的轉(zhuǎn)換。而對于結(jié)構(gòu)不規(guī)則的復雜表格可以通過手工制表的方式完成，調(diào)出“表格與邊框”工具欄，單擊的“繪制表格”命令，利用鼠標，結(jié)合“擦除”按鈕減少框線，得到所需的表格結(jié)構(gòu)。

2.2 表格元素大小調(diào)整

對表格進行大小調(diào)整，利用鼠標調(diào)整是最簡單的，具體操作是將鼠標移到表格右下方，當出現(xiàn)雙向箭頭時，按下鼠標左健上下左右或作右下、左上方向移動，還可以在“表格屬性”中調(diào)整表格的寬度；若需調(diào)整表格的行高度或列寬既可利用按鼠標進行模糊調(diào)整，也可以右健進入“表格屬性”在“行”或“列”中輸入數(shù)值精確調(diào)整。

2.3 表格修飾

表格創(chuàng)建后，可以使用“表格自動套用格式”對表格進行排版修飾，從而使表格的排版變得輕松。另外，還可以利用“表格與邊框”工具欄中的“線型”和“粗細”列表框選定線型和粗細，利用“邊框”“底紋”和“筆顏色”等按鈕設置表格外圍線或單元格線的顏色和類型，給單元格填充顏色，利用單元格中文本的對齊方式等進行個性化的設置使表格變得豐富多彩。

3 文檔打印

對于一篇很長的文章，有時并不需要全部打印，而是打印其中的一部分，這時就需要利用Word提供的部分打印功能了。①打印當前頁，應先把光標定位到要打印的頁面，再到“打印”對話框的“頁碼范圍”中的選擇“當前頁”選項。②打印文檔中的某一部分，需要先選中要打印的內(nèi)容，然后在“頁面范圍”下選擇“所選內(nèi)容”項即可。③打印部分連續(xù)頁，則需在打印對話框的“頁碼范圍”內(nèi)輸入頁碼，如“5-21”。④打印不連續(xù)的若干頁，可直接輸入用逗號間隔的頁碼。如“3，7，9，”。⑤打印范圍是連續(xù)頁，但中間有間斷，則用逗號分隔各個范圍，如打印第7頁至第9頁，第25頁至第30頁，可在“頁碼范圍”內(nèi)輸入“7-9，25-30”。

4 結(jié) 語

人們在使用Word進行文檔處理的各種應用不勝枚舉，眾所周知，Word上手容易，精通困難，要積累經(jīng)驗勤于實踐才能有所進步，希望本文的簡單敘述能夠?qū)k公應用人員在應用實踐當中起到一定的參考作用。

主要參考文獻

[1]聶永萍.大學計算機基礎[M].北京：人民郵電出版社，2006.

[2]Excel Home .Word實戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2008.