財務檔案管理的規范與水平的提高探討

彭華

[摘 要]財務檔案是記錄、反映事業單位經濟業務的重要證據和資料，但是在現實管理中還存在一些問題，例如：財務檔案管理人員的管理水平不高、管理意識淡薄、檔案管理機構不健全等，直接影響財務檔案管理的效果。本文針對這些問題進行分析和探討，并提出提高財務檔案管理水平的措施，以期給有關人士提供一些借鑒和參考。

[關鍵詞]財務；檔案管理；規范水平

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.015

[中圖分類號]G271；F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-00-01

隨著經濟市場的不斷發展及市場競爭的加劇，良好的財務檔案管理也成為提高事業單位競爭優勢、實現事業單位價值目標的關鍵。如果單位財務報賬出現問題，不僅體現出單位內部存在著巨大的漏洞，還直接影響單位財務的透明性，不利于單位日后的發展。因此，在以后的工作中，必須針對問題提出有效的解決措施，提高這方面的管理水平。

1 財務檔案管理的內容

在《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號）中就有這樣的描述，會計檔案管理具體包括：會計憑證類（原始憑證、匯總憑證、記賬憑證、其他會計憑證）、會計賬簿類（總賬、明細賬、輔助賬、固定資產卡片、日記賬、其他會計賬簿）、財務報告類（月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告）、其他類（銀行對賬單、銀行存款余額調節表、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）。在電算化會計檔案方面，主要涉及存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質（紙質、移動硬盤、優盤等）。除此之外，還包括每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件、其他應該存檔的有關資料或數據。

2 財務檔案管理中存在的問題分析

2.1 財務檔案管理人員管理意識不強

財務檔案不僅記錄過去的財務情況，也可以為以后工作服務，但是很多事業單位財務管理人員有限，工作壓力較大、工作效率不高，主要工作都放到了其他環節，忽視了檔案資料的整理和收集。

2.2 財務檔案管理人員業務水平有限

到目前為止，一些單位還沒有專職的財務檔案管理人員，基本上都是由相關人員兼職操作，例如：會計就是首選，雖然看似工作性質相似，但是由于缺乏專業系統的培訓，基礎技能不全面，再加上沒有工作經驗。因此，在工作中不清楚財務檔案的歸檔范圍和標準，檔案操作流程也不熟悉，致使整理出來的財務檔案案卷質量不高，沒有進行科學的分類，只是簡單的裝訂。這樣在以后的資料瀏覽、資料參考中不僅查找困難，而且容易遺失，甚至和其他沒有用的資料一起被銷毀，失去了財務檔案資料管理的意義。

2.3 沒有合理設置財務檔案管理機構

為了有效進行財務檔案管理，應設定財務檔案管理機構，因為其是保證該項工作順利進行的基礎，同時也符合相關的法律規定。但是在實際當中卻有很多問題，一些事業單位出于資金等問題的考慮，都沒有設立專門的財務檔案管理機構，相關的管理人員也都是以兼職的身份工作，其實際工作分散且效率不高。例如：在進行會計檔案的裝訂時，都是由會計人員來完成；進行檔案歸檔操作時，都是由辦公室人員來完成；進行檔案的查詢工作時，都是讓資料的形成人員來進行。這種工作過于分散，不利于財務檔案的系統管理。

3 提高財務檔案管理的措施

3.1 提高財務檔案管理人員的管理意識

管理人員如果主觀管理意識不強，對財務檔案管理的重視度不夠，那么在實際工作中其管理效果就有限。因此，相關領導要從實際出發，從自己的工作中體現出對財務檔案管理的重視度，或者經常開會分析問題，組織人員總結相關的管理經驗。除此之外，還應該結合單位的規模情況，配備專職人員進行財務管理，避免出現兼職或者縮減兼職人員名額的情況，建立健全財務檔案管理的規章制度，把財務檔案管理工作也納入日常監督中，在每季度都制定出財務檔案工作管理目標，明確崗位責任，做好文件的收發、歸檔和整理，全方位提升管理意識和管理效果。

3.2 提高財務檔案管理人員的整體素質

財務檔案管理要求管理人員能力強、素質高，擁有一定的法律意識。單位可以先進行管理人員的選拔，然后按照實際需求進行篩選，在入職后進行系統的培訓。前期培訓內容應包括檔案管理方法、管理細節、需要達到的指標等，后期應進行實踐考核，對日常工作進行抽檢，檢查里面存在的問題。

3.3 建立專門的財務管理機構

財務管理人員穩定后，應該及時設立專門的財務管理機構，實行目標管理責任制，制定季度管理目標，避免管理人員沒有工作目標，工作茫然，整體渙散。把管理工作也納入部門工作人員的年度目標考核中，按照相關的獎懲制度，表現好的給予獎勵，出現嚴重問題予以通報批評，或者直接進行資金處罰，以此來調動財務檔案管理人員的積極性。

4 結 語

為順應市場經濟的發展，事業單位必須加強財務檔案的管理，對管理手段進行優化，同時加強對這方面人才的培養，從根本上提高相關的管理水平。同時要求管理人員有一定的憂患意識，在工作中不斷總結經驗，努力把工作做細做精。

主要參考文獻

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