新形勢下如何做好人事檔案管理工作

董茜

【摘要】 高職院校中的人事檔案管理工作，妥善保管和歸檔了教職員工的個人信息，凸顯教職員工的個人價值和綜合素質，輔助高職院校的教職員工行政管理。新形勢下高職院校人事檔案管理工作中，我們要加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性，提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質，加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系，提高人事檔案管理的規范性與合理性。

【關鍵詞】 人事檔案 高職院校 檔案管理 科學管理

高職院校的人事檔案是真實反映高職院校在人事活動中所形成的檔案文件，它集中體現了教職員工的個人履歷、崗位晉升、道德品質、學歷內容、工作業績等檔案管理文件，它集中以文字、表格以及其他記錄形式進行整理收集。在當前新的社會形勢下，充分要求高職院校的人事檔案工作必須牢固樹立“以人為本”的管理理念，加強檔案管理的信息化建設，深入開展人事檔案工作服務于組織人事部門，謀求其在高職教育改革和經濟建設中發揮的指導性作用，積極探索高職人事檔案管理的有效途徑與方法，實現人事檔案管理的現代化功能。

一、新形勢下人事檔案管理的核心價值

在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：

1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息

高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。

1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質

目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業水平、教研能力和敬業精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經歷，可以真實反映一個人的道德品質和業務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數據。

1.3輔助高職院校的教職員工行政管理

隨著國家越來越重視職業技術教育，高職院校的規模日漸龐大，所涉及到的專業科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調整、崗位輪換和獎金發放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。

二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑

在新的社會形勢和發展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。

2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性

當前社會已經進入到飛速發展的信息化時代，每天都會產生大量的信息數據，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。

2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質

檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業素質的培養，積極參加專業技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。

2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系

當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調閱和整理，也體現在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調閱管理的便利，節省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調轉和便捷。

通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現在兩點：一是可以實現人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人事變革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數字化的人事檔案信息網絡化，從而實現人事檔案管理系統化、資源化和信息化，實現教育體系內人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。

三、總結

綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現，高職院校的辦學規模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現人事檔案的有序流通和共享，真正實現人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規范性與合理性。

參 考 文 獻

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