新形勢(shì)下如何做好人事檔案管理工作

董茜

【摘要】 高職院校中的人事檔案管理工作，妥善保管和歸檔了教職員工的個(gè)人信息，凸顯教職員工的個(gè)人價(jià)值和綜合素質(zhì)，輔助高職院校的教職員工行政管理。新形勢(shì)下高職院校人事檔案管理工作中，我們要加強(qiáng)科學(xué)引導(dǎo)，強(qiáng)化檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性，提高科學(xué)管理，提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立完善的人事檔案管理體系，提高人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。

【關(guān)鍵詞】 人事檔案 高職院校 檔案管理 科學(xué)管理

高職院校的人事檔案是真實(shí)反映高職院校在人事活動(dòng)中所形成的檔案文件，它集中體現(xiàn)了教職員工的個(gè)人履歷、崗位晉升、道德品質(zhì)、學(xué)歷內(nèi)容、工作業(yè)績(jī)等檔案管理文件，它集中以文字、表格以及其他記錄形式進(jìn)行整理收集。在當(dāng)前新的社會(huì)形勢(shì)下，充分要求高職院校的人事檔案工作必須牢固樹(shù)立“以人為本”的管理理念，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，深入開(kāi)展人事檔案工作服務(wù)于組織人事部門(mén)，謀求其在高職教育改革和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮的指導(dǎo)性作用，積極探索高職人事檔案管理的有效途徑與方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化功能。

一、新形勢(shì)下人事檔案管理的核心價(jià)值

在高職院校中進(jìn)行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價(jià)值，體現(xiàn)在其對(duì)于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1.1妥善保管和歸檔教職員工的個(gè)人信息

高職院校的人事檔案真實(shí)客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學(xué)歷、資格培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技能等個(gè)人信息，它是對(duì)于教職員工學(xué)習(xí)、工作和成長(zhǎng)的真實(shí)反映，也是對(duì)于教職員工在學(xué)院人事管理活動(dòng)中形成的記錄和德才表現(xiàn)。目前，我國(guó)的社會(huì)人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時(shí)，人事檔案管理能夠真實(shí)地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業(yè)績(jī)考核、科研獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門(mén)競(jìng)聘人才和崗位流動(dòng)提供了依據(jù)，也凸顯了人事檔案管理的信息價(jià)值。

1.2凸顯教職員工的個(gè)人價(jià)值和綜合素質(zhì)

目前，我國(guó)的新高職院校大多是從多個(gè)中專(zhuān)院校合并而來(lái)，高職教職員工大多是從舊的院校轉(zhuǎn)化而來(lái)，在應(yīng)聘和競(jìng)崗過(guò)程中，高職院校需要通過(guò)筆試、面試和復(fù)試等層層篩選，而人才選拔的重要依據(jù)就是人事檔案記載的個(gè)人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實(shí)地反映個(gè)人履歷、學(xué)歷證明、學(xué)術(shù)記錄和科研成果，可以真實(shí)反映一個(gè)人的專(zhuān)業(yè)水平、教研能力和敬業(yè)精神；檔案信息中記載的職務(wù)變遷和任職經(jīng)歷，可以真實(shí)反映一個(gè)人的道德品質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長(zhǎng)履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質(zhì)，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數(shù)據(jù)。

1.3輔助高職院校的教職員工行政管理

隨著國(guó)家越來(lái)越重視職業(yè)技術(shù)教育，高職院校的規(guī)模日漸龐大，所涉及到的專(zhuān)業(yè)科系也越來(lái)越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來(lái)了非常大的壓力。當(dāng)高職院校開(kāi)展一系列的崗位考核、職務(wù)晉升、工資調(diào)整、崗位輪換和獎(jiǎng)金發(fā)放的時(shí)候，行政主管部門(mén)需要建立起一套嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)和科學(xué)的考核方案，真正做到公開(kāi)、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開(kāi)展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結(jié)，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎(chǔ)資料的不斷總結(jié)和完善，從而能夠?yàn)樾姓芾砉ぷ鞯拈_(kāi)展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。

二、新形勢(shì)下人事檔案管理的有效途徑

在新的社會(huì)形勢(shì)和發(fā)展需求下，在高職院校開(kāi)展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價(jià)值，需要保證檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性，提高檔案管理員工的崗位素質(zhì)，建立完善的人事檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)科學(xué)引導(dǎo)，強(qiáng)化檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，也對(duì)于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對(duì)人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過(guò)程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務(wù)性、建設(shè)性的工作，而其基礎(chǔ)就需要強(qiáng)化檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。在實(shí)際操作過(guò)程中，開(kāi)展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對(duì)于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學(xué)歷、教學(xué)培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技能等需要入檔案材料的認(rèn)真搜集，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。檔案管理人員必須對(duì)收集與人事檔案有關(guān)的各種材料進(jìn)行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據(jù)，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過(guò)程中，對(duì)不符合高職院校人事檔案管理的材料及時(shí)進(jìn)行更正、退回和銷(xiāo)毀，手續(xù)不齊全的材料要退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充和完善，充分確保檔案材料的手續(xù)齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。

2.2提高科學(xué)管理，提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)

檔案材料真實(shí)地反映了高職院校的人事?tīng)顩r和組織架構(gòu)，它也是高職院校歷史演變的見(jiàn)證，這樣就對(duì)檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對(duì)檔案管理員工的綜合素質(zhì)提出了非常嚴(yán)的要求。首先，我們的高職院校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，從硬件設(shè)施上加強(qiáng)檔案室建設(shè)，每個(gè)部門(mén)都要配備專(zhuān)門(mén)的人事檔案專(zhuān)柜，人事檔案室應(yīng)該獨(dú)立健全，認(rèn)知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，牢固樹(shù)立人事檔案意識(shí)，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來(lái)，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，積極參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)，倡導(dǎo)和提高人事檔案工作績(jī)效的提高，從而為全面開(kāi)展科學(xué)的人事檔案管理工作提供保障。

2.3加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立完善的人事檔案管理體系

當(dāng)人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入21世紀(jì)，我們也步入到信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電腦多媒體技術(shù)和移動(dòng)通訊技術(shù)已經(jīng)越來(lái)越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現(xiàn)在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調(diào)閱和整理，也體現(xiàn)在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調(diào)閱管理的便利，節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學(xué)院各部門(mén)、兄弟單位之間的調(diào)轉(zhuǎn)和便捷。

通過(guò)倡導(dǎo)檔案實(shí)體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數(shù)字化，這樣可以及時(shí)保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體，真實(shí)記錄新建高職院校的人事變革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數(shù)字化的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、資源化和信息化，實(shí)現(xiàn)教育體系內(nèi)人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著我國(guó)高職院校的不斷涌現(xiàn)，高職院校的辦學(xué)規(guī)模也隨之不斷擴(kuò)大，進(jìn)一步加劇了高職院校內(nèi)部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對(duì)這一現(xiàn)實(shí)狀況，我們的高職院校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，開(kāi)展切實(shí)有效的歸納、整理和保持工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序流通和共享，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案在高職院校管理中應(yīng)盡的責(zé)任，提高人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]許文君.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2015（04）

[2]項(xiàng)桂芳，計(jì)娜.加強(qiáng)高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2013（04）

[3]劉珺，趙峰.探究新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備.2014（10）