構建高效率的綜合辦公體系

程征

【摘 要】新形勢下綜合管理工作面臨的問題隨著現代企業制度的建立，工作內容逐漸豐富，管理模式不斷創新，工具日益升級，手段日趨優化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰，只有認清問題與困難，不斷進行自我改進和升級，才能充分發揮作用，適應組織建設。

【關鍵詞】 新形勢；高效率；綜合辦公

作為鋼鐵行業中的綜合辦公室部門是分廠為公司各部門提供管理服務等多項職能的綜合性部門，在實際生產經營工作中發揮著上傳下達，統籌管理的紐帶作用。先進的綜合管理水平，是整個組織的潤滑劑。綜合辦公室的管理水平，直接關系到整體工作是否能夠全面落實，以及組織中各部門是否能夠有效協調、長遠的發展。隨著社會經濟的發展，社會各部門管理水平不斷提升，針對不同的組織特征，辦公室綜合管理工作已經逐漸形成相應體系。總體而言，綜合辦公室管理工作在企業中起著承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障等作用。

在新的形勢下，如何進一步轉變工作作風，改進工作方式，提高管理和服務質量，是對當前企業綜合辦公室管理工作提出的新要求。

一、綜合辦公室工作的主要特征

（1）樞紐部門。溝通工作是綜合辦公室的一項主要工作。很多時候需要將信息歸集，經過加工后再有指向性的向其他組織或部門傳遞。對外，綜合辦公室是一個組織的窗口，負責來訪接待、上傳下達；對內，是一個協調器，負責統一協調組織內部各個部門之間、領導之間的工作。作為一個樞紐部門，綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進行溝通往來，從而提升組織的工作效率。（2）督辦部門。綜合辦公室承擔著組織內部的公文處理、政務信息、機要保密等工作，通過這些工作，建立與各個部門的信息往來。綜合辦公室通過對收發文的集中管理，對各項工作進度進行管控，進而發揮督辦作用，可以有效推動各項工作順利落實。（3）服務部門。綜合辦公室負責組織內部后勤保障管理工作，大到辦公場所，小到筆墨紙硯，任何一個環節出了疏漏都會影響工作正常開展，工作中突發事件多，面對的情況復雜。做好服務工作，可以保證組織內各項工作順利開展。（4）參謀部門。綜合辦公室需要為組織內部領導提供信息參考和決策建議。綜合辦公室需要為領導安排日程，要在關鍵節點提醒領導，要站在領導的層面，以領導的視覺去深入了解工作，充當決策助手的角色。從而幫助領導做出科學的決策。

二、新形勢下綜合管理工作面臨的問題

隨著現代企業制度的建立，工作內容逐漸豐富，管理模式不斷創新，工具日益升級，手段日趨優化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰，只有認清問題與困難，不斷進行自我改進和升級，才能充分發揮作用，適應組織建設。我本著結合自身八年的綜合辦公室管理工作經驗，總結出目前綜合辦公室主要存在以下幾方面問題：（1）管理體制相對滯后。體制是管理的準繩，體現著管理思想。綜合管理，往往因為事務性工作繁重而忽視體制創新，導致體制革新滯后。綜合管理體制，應當隨著綜合管理工作內容的拓展而不斷優化，而實際中綜合管理體制卻受慣性思維影響，往往墨守陳規，造成面對新生事物無從下手，處理不當，影響整個系統的工作效率。（2）信息傳遞效率低。綜合辦公室工作內容很大程度上是信息傳遞過程。受傳統思想及管理體制影響，信息傳遞過程中往往出現不及時、不準確的現象。甚至雖然采用了現代信息化的設備，但是由于層級過多，或者傳遞過程中仍然過分依賴于傳統的紙質文件傳送，導致時效性和準確性都無法滿足管理需要。（3）人員素質相對偏低。傳統觀念認為，綜合辦公室從業人員專業要求不高。因此，人員配備相對素質較低。很多的工作人員認為自己所從事的工作無法直接體現組織效能，認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，長此以往就喪失了工作的思考能力，不去主動思考工作應該如何改進，缺乏自己工作規劃和目標。對綜合辦公室機構職能定位的缺失導致從業人員對個人崗位也缺乏正確評估，簡單認為辦公室是機關中樞，是指揮機構，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的。認識不到綜合辦公室所處理的繁雜事務關系到機構的發展，導致無法處理好一些細小繁雜的事，職責定位不準。這些都很可能對整個組織產生消極的影響。

三、提升綜合辦公室管理水平的建議

（1）處理好兩個關系：即政務和事物的關系、全局與局部的關系。政務和事物是綜合辦公室工作的兩條腿，政務工作主要包括決策參謀、調查研究、政務信息、督促檢查、檔案保密等，事務工作主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛生等。事務工作是搞好政務工作乃至其他工作的先決保障條件，不能重政務而輕事物。辦公室工作的主要性質在于服務，“服從大局，服務大局”是服務的思想準繩。當局部工作與全局工作發生矛盾的時候，就應自覺地做到局部服從全局。同時也要盡力做好局部工作，因為局部工作是做好全局工作的基礎和前提。（2）建立完善的管理制度體系。要讓綜合辦公室工作向制度化、標準化、流程化、科學化的方向發展，加強對日常工作的規范，做到以制度管理，按流程辦事，在工作中避免一事一議，要做到有理可循，有據可依。加強責任管理，每一項工作落實到具體崗位，即使人員變更，入職人員也能清楚掌握崗位職責，不缺位，不越位。（3）要構建有效的溝通體制，某種程度而言，綜合辦公室的管理效率就是信息傳遞效率，要借助先進的信息傳遞工具，加強對信息傳遞系統的建立與完善，提高信息傳遞的效率， 同時保證信息傳遞的準確性，實現各層次之間信息的有效傳遞，促進辦公室綜合管理水平與效率的提高。（4）提高參與決策的能力，做好領導參謀助手。綜合辦公室從業人員要不斷加強政治意識、責任意識，工作中要發揮主動性、預見性、創造性，培養政策理論素養，提升業務工作能力，為領導出謀劃策、查漏補缺。要培養全局意識，能夠以全局戰略的視角和高度，思考那些影響企業戰略、體現核心價值觀的事物上，精力更多的放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上。