辦公室檔案管理的工作改進及人員素養要求

[摘 要] 隨著我國經濟的迅速發展，管理的崗位被看作是一個讓人向往追求的職位，但是辦公室檔案管理的工作卻一直處于被人忽視的地位，在學校也是同樣如此。辦公室檔案的管理聯系學校的每一個部門、每一次的工作，檔案管理工作人員也需要擁有很高的職業素質和道德修養。

[關 鍵 詞] 辦公室檔案；管理工作；改進人員素養

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）15-0115-01

檔案管理從小處來說，是記錄著一個學校的成長歷史，記錄著學校的興衰榮辱，從大方面來講，是記錄著教育時代的變革，民族文化的興起與衰落。因此，檔案管理的工作也是非常重要的，從古代王朝開始就設立有史官這樣一個職位來記錄朝代的發展歷史，記錄了在當時的社會的發展趨向，從而讓后人借鑒，而且這些史官擁有很高官位和榮耀，能夠得到他人的尊重。檔案管理工作雖然是一件枯燥而繁瑣的工作，但是當做起來卻是一份很難的工作。成大事者一定是從小事做起的，毛主席最初也是擔任北京大學檔案管理員這一職務的，因此可以看出檔案管理工作在學校的地位也是非常重要的。

一、辦公室檔案管理工作的特點

（一）收集資料和保存資料

資料的收集是進行客觀的記錄，如實的記錄并且永久或者半永久的保存。辦公室的檔案管理就是對學校相關的人員，資料，事件進行分時間，分類別，分區域的收集整理并且歸類，然后制作目錄。

（二）檔案管理內容繁雜

辦公室的檔案管理需要收集的內容很多，各種各樣。包括上級下達的批示性文件，部門的會議記錄，辦公用品的使用情況與管理，會議的錄像或者錄音，學校活動的開展等。還有涉及財務部門的憑證，報表，收據等都是需要進行歸檔的，而且保存時間都要在十年以上。

二、改進辦公室檔案管理工作

辦公室檔案管理與學校之間的其他業務是息息相關的，因此要保證學校其他部門業務的正常運行，辦公室需要及時提供相關資料。因此，辦公室檔案管理工作關系著整個學校的全局，加強辦公室檔案管理工作的工作效率能夠為學校提供重要的保障。

（一）健全辦公室檔案管理機制

任何工作的實施的都依靠機制來進行管理和約束，只有一個好的機制才能使各部門的工作進行的順順利利，辦公室檔案管理工作也是同一個道理。辦公室檔案管理要對于不同性質的資料進行分類存放，例如不得中層借閱的高層文件就要分一個區域存放，同樣不得基層借閱的中層文件也要分一個區域存放，避免泄露學校的重要機密。例如學習資料，設備使用資料等可供所有人參考的一些資料要放到一個借閱區，供大家參考。劃分好每一個存檔的區域，能夠使檔案管理工作變得輕松起來，當然區域的劃分要做細而不亂，清楚明了。

（二）提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作要指派專業的人員負責，所以檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案管理工作的水平。檔案管理人員在工作時要保持嚴謹的工作態度，做好借閱的管理工作，謝絕越級借閱相關文件。對于發文，收文等工作也要有專職人員負責，避免出現錯漏。

1.加強對檔案管理工作人員的專業素質培訓

由于檔案管理工作會隨著時代的變化而產生變化，所以，檔案管理工作人員也順應時代的潮流改變自身的觀念與工作方法，跟隨時代的進步而進步，在達到這樣一個要求，就要對檔案管理工作人員進行專業素質培訓。從實際出發，邀請檔案管理專家或者有著豐富經驗的檔案管理人員進行講座和培訓，傳授相關經驗和檔案管理辦法，相互之間進行檔案工作的交流，從而提高自身的檔案管理水平。

2.檔案管理工作人員做到將理論與實際相結合

檔案管理工作人員在完成自己的工作時，也要時刻關注國內外檔案管理工作的狀態。并且學習其先進的管理技術，借鑒其有效的管理辦法。其次，檔案管理工作人員也要不斷完善自身的管理水平，學習網絡通信技術、網絡儲存技術、網絡處理技術等現代化的信息技術。

3.加強檔案管理工作人員的素養

檔案管理工作人員需要一個具有道德品質和職業道德素質的人來從事。不能有違反法律的行為，或者竊取機密的心理。檔案管理工作人員不僅要提高自身的職業素質，同時要保持自身的道德品質。檔案管理涉及學校內部的大小事件關系著一個學校的成長與發展，只有一個能遵守道德品質的檔案管理工作人員才能嚴守檔案管理這個崗位，使學校的內部信息得到很好的保存。

辦公室檔案管理工作是一個學校里的一項重要工作，檔案管理的水平直接影響著學校辦公室工作的效率和整個學校工作的進行。辦公室檔案管理工作有著繁瑣而復雜的特點，因此檔案管理工作人員要不斷改進管理辦法來減輕自身工作，使檔案管理的工作變得簡單而充滿樂趣。

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