關(guān)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

[摘 要] 在信息時(shí)代快速發(fā)展背景下，檔案管理工作要想全面適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，獲得更好的發(fā)展前景，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，開拓創(chuàng)新，積極采用先進(jìn)、新穎的信息技術(shù)，探索出科學(xué)有效的管理方法與措施。

[關(guān) 鍵 詞] 信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新分析

[中圖分類號(hào)] G272 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）15-0064-01

信息時(shí)代的飛速發(fā)展，在為檔案管理帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為其迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。而信息化的檔案管理大幅度地提升了工作效率，但也提出了新的工作任務(wù)與要求。因此，檔案管理應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)與發(fā)展趨勢潮流，加強(qiáng)改革創(chuàng)新，從而在大幅度降低人力、物理財(cái)力消耗的同時(shí)，不斷提升管理水平。

一、規(guī)劃和設(shè)計(jì)方面

結(jié)合目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，信息時(shí)代背景下，檔案管理工作改革創(chuàng)新過程中，在規(guī)劃和設(shè)計(jì)方面出現(xiàn)滯后問題的主要原因有：一方面，檔案信息資源在生產(chǎn)、管理方面是空間分割的，同時(shí)，再加上資金、規(guī)范和權(quán)限等種種因素的制約，往往難以制定出能夠在全國范圍實(shí)施的、統(tǒng)一的規(guī)劃方案；另一方面，檔案信息化自身若產(chǎn)生相應(yīng)變化，也會(huì)在一定程度上對其信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)產(chǎn)生不利影響。比如，產(chǎn)生電子文檔與電子檔案部門的信息化建設(shè)在進(jìn)行過程中，本身就在不斷產(chǎn)生變化，在這種背景下，很容易會(huì)導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的不確定性，也使得檔案信息化資源的完整、真實(shí)性無法得到有力保障。

對此，一方面，對于檔案管理的信息化，可以將處于分隔狀態(tài)的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，但對于現(xiàn)行文件信息起到的共享作用則非常有限。另一方面，對于數(shù)字檔案館的建設(shè)，應(yīng)充分考慮到地方行政管理部門體制的改革以及職能轉(zhuǎn)變的實(shí)際需求，從而在電子文件產(chǎn)生之前實(shí)現(xiàn)檔案信息化，并將現(xiàn)行文件的管理融入檔案信息化管理范圍，以此來促進(jìn)檔案信息資源一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

二、服務(wù)理念與方式

近年來，對于檔案管理信息化來講，其服務(wù)對象雖然已經(jīng)逐漸從領(lǐng)導(dǎo)向基層轉(zhuǎn)變，并從內(nèi)部逐漸向外部拓展，服務(wù)對象的擴(kuò)展極為迅速，但對于一些涉及保密、安全以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益方面的檔案信息化服務(wù)來講，在很多方面還存在諸多缺陷，不僅影響著各項(xiàng)檔案管理工作的順利展開，也在一定程度上制約著其管理水平的提升與改革創(chuàng)新。

對此，首先，應(yīng)不斷增強(qiáng)管理意識(shí)，將檔案管理信息化各項(xiàng)工作的開展作為國家信息基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵組成部分。除了一些要求必須給予保密的檔案外，應(yīng)盡可能地拓展目前的檔案信息化服務(wù)范圍，同時(shí)，還要加強(qiáng)各地方檔案信息化管理的統(tǒng)一建設(shè)，并將其歸入國家信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，從而真正在人力、服務(wù)規(guī)模等方面實(shí)現(xiàn)最大化。其次，應(yīng)強(qiáng)化管理指導(dǎo)，通過加大指導(dǎo)力度來促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與相關(guān)行政部門的和諧統(tǒng)一發(fā)展。再者，應(yīng)結(jié)合各項(xiàng)管理工作需要，制定出完善的法律法規(guī)。這樣不僅能能夠?yàn)楦鞣N管理活動(dòng)的開展提供重要保障，確保檔案信息的安全性與合法性，也能夠使檔案信息的積極作用得到充分發(fā)揮。

三、法規(guī)體系的建立

就目前信息化檔案管理來講，雖然制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但在具體實(shí)施中還缺乏一定的系統(tǒng)性，需要進(jìn)一步完善。針對這種狀況，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：（1）結(jié)合計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，其法規(guī)體系的建立應(yīng)采用國際或國家標(biāo)準(zhǔn)。（2）在處理一些普通的檔案信息時(shí)，應(yīng)運(yùn)用國家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，而對于一些具有較高信息技術(shù)要求屬性的檔案來講，應(yīng)制定出科學(xué)合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（3）應(yīng)不斷加強(qiáng)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，促進(jìn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的不斷提升。

四、信息共享壁壘的存在

在信息時(shí)代背景下，共享壁壘是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展中需要解決的重要問題。對于這類問題的解決，相關(guān)管理職能部門，可以通過將工作模式逐漸由管理型向服務(wù)型方向轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使傳統(tǒng)管理中，一些針對管理對象的多個(gè)職能部門的順序?qū)徟饾u轉(zhuǎn)變成同時(shí)進(jìn)行的協(xié)同服務(wù)。另外，在檔案管理工作改革創(chuàng)新過程中，不僅要維護(hù)好公眾的權(quán)益，還要為使用者獲取檔案信息資源的相關(guān)工作提供一定保障，通過對復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的深入分析來明確綜合性檔案資源信息庫數(shù)據(jù)方面存在的缺陷，并實(shí)施有效的應(yīng)對策略。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)與社會(huì)信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。這樣不僅能夠進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)水平，也能夠在信息時(shí)代背景下，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)而在確保各項(xiàng)管理活動(dòng)高水平、高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)上，不斷提升我國檔案管理水平。

在信息化時(shí)代快速發(fā)展背景下，作為重要的社會(huì)信息資源，檔案管理工作也引起了人們的廣泛重視。但就目前的信息化檔案管理建設(shè)來看，還處于發(fā)展探索階段，需要檔案管理工作人員進(jìn)行不斷的探索與創(chuàng)新，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用研究，并利用信息技術(shù)的發(fā)展來實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)步，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，在進(jìn)一步提升管理水平的基礎(chǔ)上，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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