高職院校教師檔案管理系統需求分析

[關 鍵 詞] 檔案管理；信息資源；系統設計

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）15-0188-01

一、高職院校檔案管理的特點

隨著計算機的普遍應用，傳統的手工管理將不再是唯一的管理模式，將出現比紙質檔案更方便、準確、高效和實用的數字化管理模式。高校檔案數字化管理將會打破時間和地點的局限，使檔案的形態發生根本性的變化。與傳統的檔案管理相比較，其具有以下主要特點：

（一）信息資源共享化

檔案利用者可以在任何時間、任何地點利用自己的終端通過網絡查詢、搜索和獲取檔案材料，使有關檔案在第一時間到達利用者手中，最大限度地實現資源共享。檔案館還充分利用館藏外的資源，進行傳遞、檢索、下載其他豐富的網上信息，延伸擴大本館館藏，以滿足利用者日益增長的需要。

（二）信息傳輸網絡化

在數字化檔案館時代，眾多的檔案管理系統不再是孤立的個體，而是由網絡相互聯結在一起，并與國際網絡接軌，聯結成一個巨大的信息網絡，形成一個巨大的信息空間。

（三）服務對象廣泛化

信息化技術和網絡技術的普及，人們對檔案信息的需求更加迫切，隨著檔案機構涉及范圍的廣泛，檔案利用范圍將逐步擴大，用戶需求的信息類型會更加多樣化、內容更加廣泛化，需要檔案館面對社會和公眾，做好寬領域、全方位的信息服務。

二、檔案管理系統調查分析

為了使所設計和開發的檔案管理系統能夠符合實際需求，且能夠保證有效運行實施以及經濟合理等要求，在設計和開發之前首先要做的就是進行全面調查。本文對于周邊十多個單位以及檔案資料管理部門進行了有效的資料收集工作，經過對資料的收集以及總結，發現很多檔案管理單位都具有自身的管理檔案裝置，如計算機、網絡、相應的數據處理設備等。這些設備和網絡的存在，都便于設計和開發檔案管理系統，這是前提之一，其次，在這些檔案管理單位和部門的長期工作中，已經建立了較為全面的、規范的資料系統，這些為相關單位建立檔案管理系統提供了現實條件。目前，我國高職院校建立適應現代化管理要求的檔案管理系統的條件已經完全具備。通過調查分析，還發現了以下問題：

（一）檔案收集比較分散

由于很多單位缺乏有效而統一的檔案管理機制，在檔案數據的采集和管理中，下屬的各個部門還是沒有做好協調工作。這些因素使得一些檔案不能夠及時立卷歸檔，并且在立卷歸檔過程中，由于大多采用人力完成，效率低下，還容易出現檔案的遺失和歸檔地址混亂等錯誤。

（二）檔案借閱管理不規范

檔案建立的目的之一，就是為了方便相關人員的查閱。但是在以往人管檔案下，出現各部門難以協調，檔案提取繁雜，耗時多等缺陷，甚至出現某些檔案借出沒有及時歸檔，一直處于借閱狀態的現象。

（三）圖片聲像檔案不系統

高職院校的聲像以及圖片是一種很重要的卷宗性檔案。在管理過程中需要對他們進行有效的整理以及歸類，但是如果要做好這方面的工作，需要很多相關部門的配合才能夠完成，所以檔案管理部門往往不能系統地將要求的圖片、影像等材料及時歸檔，造成檔案管理的缺失。

上面出現的這些問題，在建立的現代檔案管理系統中要避免再次出現。

三、系統設計的目標

借助高職院校檔案的特征以及有關檔案管理的目前狀況可以知道，檔案的管理性系統的目的應該是：

（一）數據要有多媒體的特性

隨著時間的增加，檔案中原始材料的積累會越來越多。一些文字、圖片、影像等檔案資料會產生老化、損毀等不良后果。采用現代化多媒體技術，建立相關檔案資料的數據庫，可以有效地防止上面問題的出現，并提高檔案管理的效率。

（二）數據處理要及時

對下面單位提交的檔案資料要及時歸檔、整理，同時做好檔案中數據的計算與匯總等工作，并及時上傳數據庫，實現數據的查詢和輸出的便捷，并時時對檔案數據處理中的新情況、新問題進行糾錯修訂。

（三）數據資料要保證安全完整性

數據資料等保存在軟盤或硬盤當中，要保證數據的查詢和輸出便捷，以方便用戶的使用，同時要對檔案中的數據進行保護，防止數據在使用中的流失或篡改。要采用防火墻等信息技術加大對檔案數據的保護。

（四）原始數據輸入具有便利可靠性

檔案管理人員要最快最安全地實現檔案數據的計算機和網絡的錄入。要保證原始數據的真實可靠性，讓用戶方便地查詢和使用。因此，原始檔案數據的輸入程序要簡單，便于操作，適合一般技術人員在錄入數據時的需要。此外，還要有良好的輸入校驗功能，防止出現由于輸入錯誤而產生的原始數據流失現象。

（五）數據處理具有自動性和連續性

對輸入檔案管理系統的數據要進行必要的計算、匯總和制表等處理，并根據檔案數據的演進，實現對檔案數據的再次整理與歸檔。檔案數據的整理要時時更新，實現檔案管理的自動性和連續性。

（六）對檔案要進行科學與標準化的管理

業務人員通過應用檔案管理系統，大大減輕了以往繁重的人力建檔工作量，同時還減少了人為建檔中的各種缺陷，又加強了業務部門的管理職能，提高了檔案管理工作的效率，最終實現了對檔案管理的科學化與標準化的良好效果。

參考文獻：

劉洋.高職院校教師檔案管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2015.