做好高校二級學院辦公室工作的思考

[摘 要] 對高等院校二級學院的辦公室工作進行了初探，分析了高校二級學院辦公室工作的要點及存在的不足，并針對存在的不足提出改進建議。

[關 鍵 詞] 高等院校；二級學院；辦公室工作

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）15-0081-01

隨著我國高等教育事業的快速發展和教育體制改革的不斷深入，國內多數高等院校的辦學規模在不斷壯大，校院兩級管理體制日漸成為各大高校青睞的管理模式。在校院兩級管理模式下，二級學院具有更大的自主管理權，而二級學院辦公室作為學院的“神經”中樞，更是承擔著管理、協調與服務各類人員、組織、機構和事務的重任。辦公室工作的質量和效率，直接影響著二級學院各個層面的學科建設工作。本文立足于筆者的本職工作，通過對二級學院辦公室工作定位和工作內容的分析，總結出二級學院辦公室工作的要點，并提出存在的不足及改進建議。

一、二級學院辦公室工作的定位

首先，二級學院辦公室作為學院的運行中樞，是執行學校及學院各項指令的牽頭部門，是學院日常運行的“驅動”，負責統籌管理學院的各項學科建設工作。其次，二級學院辦公室作為學院的信息中樞，是各類信息上傳下達、內外聯系的公關部門，是學院信息傳遞的“紐帶”，負責協調督辦學院的各項大小事務。第三，二級學院辦公室作為學院的行為中樞，是對接上下級機構和各類人員的后勤部門，是學院綜合辦事的“大廳”，負責全面服務學院的各類關系群體。

二、二級學院辦公室工作的內容

二級學院辦公室是學院的“神經”中樞，其工作內容主要包括財務管理、資產管理、人事管理、行政管理和宣傳聯絡等。學院辦公室工作涉及范圍比較廣泛，幾乎對接學校的所有部門，工作任務重，工作難度大，對工作人員的整體素質有較高的要求。

三、做好二級學院辦公室工作的要點

（一）正確的工作理念

二級學院辦公室工作要以管理、協調、服務作為基本理念。立足辦公室工作的定位，做到用心管理、細心溝通、盡心服務。在工作中做到慎思慎行，全心全意，讓大家滿意，也讓自己滿意。

（二）端正的工作態度

工作態度決定了工作質量，尤其是在辦公室工作，這就要求辦公室工作人員要具備端正的工作態度。在工作中嚴格要求自己，細心、耐心地完成每一項工作，不敷衍了事。遇到問題和困難，要積極地尋求解決辦法，杜絕發生不管不顧、消極怠工的情況。

（三）高效的工作方法

二級學院辦公室工作的質量同時受工作方法的制約，好的工作方法會達到事半功倍的效果。辦公室工作人員在工作中要注意總結經驗，形成一套科學高效的工作方法。常規性的工作要事先預見，提前計劃，按時保質完成工作；臨時性的工作要積極主動，快速反應，避免出現遺留問題。

（四）創新的工作意識

二級學院辦公室肩負著推動學院發展的職責，其工作不能僅僅停留在完成常規的事務性工作上。學院辦公室工作人員要根據學院的發展不斷地提高自身的政治素質、文化素質和業務素質，不斷地創新工作內容和工作方法，做好學院領導的“參謀手”。

四、二級學院辦公室工作存在的不足

（一）工作方法不盡規范

辦公室工作是紛繁復雜的，常常需要同時處理多項工作。不同的工作人員處理問題的態度和方法不同，這種不一致性會直接影響辦公室工作的質量，進而影響學院的正常運行甚至對外形象。

（二）工作人員業務素質有待提高

辦公室的財務管理、資產管理等工作都具有一定的專業性，而辦公室工作人員的專業性和經驗性都有欠缺，業務水平不能完全滿足相關工作的需要，業務素質有待進一步提高。

（三）工作方式傳統單一

目前高等院校的二級學院辦公室工作多數還停留在單一的紙質辦公階段，傳統的工作方式極大地降低了辦公室工作的效率，也造成了辦公成本的增加和資源的浪費。

五、二級學院辦公室工作的改進建議

（一）完善各項規章制度

以制度促建設是二級學院日常管理的重要手段。學院辦公室應以上級部門各項規章制度為依據，配合學院領導，結合學院實際工作，制定并完善學院學科建設各個層面的相關制度，使辦公室各項工作有據可依，有章可循。同時需嚴格按照規章制度執行工作，避免“開后門”和“特殊化”。

（二）規范各類工作流程

制定規范的工作流程是提高辦公室工作效率的有效手段。學院辦公室的大多數工作都需按照一定的步驟進行，如果能將各項工作的流程書面化、規范化，則可以為辦公室工作人員提供標準的工作范本。工作人員按照規范的流程完成工作，可減少不必要的投入，大大提高工作質量和工作效率。

（三）加強工作人員培訓

二級學院辦公室管理水平的提高歸根結底取決于工作人員的綜合素質。因此，應加強對辦公室工作人員的培訓，提高工作人員的政治素質、文化素質和業務素質，打造一支團結上進、素質過硬的工作隊伍，以提高學院辦公室的管理和服務水平。

（四）創新行政管理手段

隨著電子計算機和網絡的普及和發展，電子化辦公正日漸取代傳統的紙質辦公模式。二級學院辦公室應緊跟時代的步伐，積極探索信息化管理模式，創新行政管理手段，逐步實現無紙化辦公，節約辦公成本，減少資源浪費，提高行政管理工作的質量和效率。

二級學院辦公室作為學院的“神經”中樞，在學院各項工作中承擔著舉足輕重的作用。二級學院辦公室工作人員應立足辦公室工作的定位，圍繞核心內容開展工作。辦公室工作水平是學院管理規范性的最佳體現，辦公室工作人員需牢記各項工作要點，不斷提高自身素質，及時發現不足并積極尋求解決方案，順利完成辦公室的各項工作，為學院的學科建設保駕護航。

參考文獻：

[1]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級學院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）.

[2]王桂香.加強與規范高校二級部門辦公室管理的思考和對策[J].科教導刊（中旬刊），2013（8）.