試論信息時(shí)代高職院校檔案管理的新途徑

（內(nèi)蒙古錫林郭勒職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

[摘 要] 檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校的檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化、信息化管理模式已是大勢(shì)所趨。如何在信息時(shí)代開辟高職院校檔案管理的新途徑，成為越來越多檔案管理工作者關(guān)注的問題。圍繞著信息時(shí)代的高職院校檔案管理這一中心論點(diǎn)，先淺析了高職院校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并從三個(gè)方面詳細(xì)闡述了信息時(shí)代高職院校檔案管理的新途徑。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；信息時(shí)代；新途徑

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）30-0162-01

筆者發(fā)現(xiàn)，在高職院校傳統(tǒng)檔案管理工作中，存在著檔案管理方式老舊、檔案管理人員水平參差不齊、檔案沒有得到有效利用等一系列問題。而當(dāng)前信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的地位越來越重要，應(yīng)用越來越廣泛，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化、信息化管理模式的跨越式變革。在高職院校檔案管理中利用信息技術(shù)，既是適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，又是服務(wù)社會(huì)發(fā)展。在此背景下，筆者結(jié)合高職院校檔案管理的實(shí)際情況，并查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，就高職院校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析探討，提出了相應(yīng)的觀點(diǎn)和信息時(shí)代下高職院校檔案管理的新途徑，以期提高檔案管理效率，真正實(shí)現(xiàn)高職院校檔案現(xiàn)代化、信息化管理。

一、高職院校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作方式老舊

當(dāng)前，電腦辦公設(shè)備在高職院校工作中普及，很多院校的檔案管理部門也都配備了電腦辦公設(shè)備。但是在檔案管理工作中，大多時(shí)候只是使用電腦錄入檔案目標(biāo)，或者只是使用電子表格對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行管理。在部分高職院校的檔案管理工作中，依然是采用人工編錄歸納整理檔案。這種落后、低效的工作方式，不僅容易出現(xiàn)失誤，而且也不便于檔案的管理使用。

（二）檔案管理人員水平有待提高

高職院校檔案管理中普遍存在檔案管理人員的工作水平不足的情況。在院校的檔案管理人員中，檔案專業(yè)畢業(yè)的人員較少，缺乏專業(yè)素質(zhì)，缺少定期的工作培訓(xùn)和其他相關(guān)技能的培訓(xùn)。很多高職院校為了留住人才，安排他們的家屬到學(xué)校的檔案管理部門工作，這些人員沒有檔案管理的基本技能，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，往往經(jīng)過簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗，檔案管理部門的整體水平難以提高。

（三）檔案沒有得到有效利用

高職院校的檔案管理，注重檔案的收集和保管，忽視對(duì)檔案資源的充分開發(fā)和利用。與此同時(shí)，很多高職院校的檔案管理缺乏整體規(guī)劃，往往是院校中的不同部門各自管理，采用各種各樣的檔案管理制度，比如檔案的材料格式、檔案的紙張大小等，然后各個(gè)部門使用各自的檔案信息，缺乏有效的合作共享，檔案無法得到有效的利用。

二、信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑

（一）開展新型檔案管理工作模式

傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)硬件設(shè)備和信息技術(shù)的要求不高，但是不可避免地存在低效落后的狀況。在信息技術(shù)普及發(fā)展的當(dāng)下，高職院校應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，開展新型的檔案管理工作模式。例如，高職院校可以結(jié)合自身校情，加大對(duì)檔案管理部門的資金投入，給檔案管理部門配備必需的硬件設(shè)備，如電腦、掃描儀等，以及必要的檔案管理辦公軟件，為檔案管理工作的順利開展提供必要的前提保障。高職院校可以與軟件公司合作，或者與本校計(jì)算機(jī)、軟件院系的師生合作，開發(fā)適合本校特點(diǎn)的檔案管理軟件。利用新型硬件辦公設(shè)備和信息技術(shù)，開展信息檔案管理工作。

（二）提高檔案管理人員的綜合水平

檔案管理人員水平的高低，直接影響院校檔案管理的工作質(zhì)量。高職院校不僅需要加大對(duì)設(shè)備的投入力度，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合水平。例如，高職院校可以給檔案管理人員提供專業(yè)的檔案管理信息化技能培訓(xùn)和與檔案管理相關(guān)的知識(shí)技能培訓(xùn)，比如，邀請(qǐng)檔案管理界的先進(jìn)工作人員開展檔案管理心得交流，或者讓檔案管理人員參加外出培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等。同時(shí)，高職院校還可以積極引進(jìn)高水平的檔案管理工作者，在招聘考試政策中向相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生傾斜，給檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，提高檔案管理隊(duì)伍的水平，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。

（三）整合平臺(tái)充分利用檔案資源

如果把一個(gè)院校看做是一個(gè)大系統(tǒng)的話，那么院校中的每個(gè)部門就是大系統(tǒng)的各個(gè)小系統(tǒng)，每個(gè)小系統(tǒng)需要相互配合、相互合作，才能保證大系統(tǒng)的正常快速運(yùn)行，這對(duì)檔案管理來說亦是如此。高職院校應(yīng)當(dāng)做好檔案整合工作，促使各個(gè)部門的檔案管理工作統(tǒng)一開展、檔案資源共享。例如，高職院校可以制定明確的檔案管理規(guī)范，要求院校各部門統(tǒng)一檔案管理方式。另外，高職院校還要構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，建立專門的檔案管理系統(tǒng)，把各個(gè)部門的檔案信息進(jìn)行匯總統(tǒng)一管理，開發(fā)檔案資源，為各部門及時(shí)便利地獲取檔案資源提供保障。

綜上所述，高職院校檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，開展新型檔案管理工作模式，提高檔案管理人員的綜合水平，構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，充分利用檔案資源。通過多種舉措，探索檔案管理新途徑。

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