淺談高校教學(xué)秘書素質(zhì)

[摘 要] 《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)（教育部高教司〔1998〕33 號(hào)）》中指出：“系（院）可設(shè)教學(xué)秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任的領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作。”文件明確界定了高校教學(xué)秘書的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍，教學(xué)秘書的行政隸屬關(guān)系在各教學(xué)單位，教學(xué)秘書的崗位職責(zé)是教學(xué)管理。

[關(guān) 鍵 詞] 教學(xué)秘書；素質(zhì)；特點(diǎn)

[中圖分類號(hào)] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）21-0171-01

教學(xué)秘書是系（院）主任的教學(xué)工作助理，其任務(wù)是協(xié)助各系（院）領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)行政及學(xué)籍管理工作，教學(xué)秘書業(yè)務(wù)上受系（院）主任及教務(wù)處雙重領(lǐng)導(dǎo)。

一、教學(xué)秘書的特點(diǎn)

（一）地位重要

教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及各相關(guān)處室、系部的橋梁。一方面教學(xué)秘書要受到教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)，傳達(dá)和落實(shí)教務(wù)處的相關(guān)任務(wù)；另一方面教學(xué)秘書要受院系主任的領(lǐng)導(dǎo)，直接面向廣大教師，傳達(dá)和執(zhí)行本院系的具體工作任務(wù)。同時(shí)，教學(xué)秘書還要和其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的對(duì)接，比如人事行政部門、教師發(fā)展中心、圖書館等部門。這些都決定了教學(xué)秘書崗位在教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中有著舉足輕重的地位。

（二）事務(wù)性很強(qiáng)

教學(xué)秘書工作事務(wù)性具體表現(xiàn)在：首先是面對(duì)廣大普通教師答疑解惑的瑣碎事務(wù)；其次是面向上級(jí)機(jī)關(guān)的具體事務(wù)包括常規(guī)性事務(wù)和非常規(guī)性事務(wù)，這里的非常規(guī)性事務(wù)主要是具體教學(xué)活動(dòng)中發(fā)生的毫無(wú)預(yù)警的突發(fā)事件；最后是具有直接管轄權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)安排布置的臨時(shí)性事務(wù)。

（三）工作任務(wù)量大

繁重的工作內(nèi)容決定了教學(xué)秘書工作強(qiáng)度非常大，任務(wù)量非常飽滿，并且教學(xué)秘書在教學(xué)活動(dòng)中的每個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)所不包，一到辦公室就忙個(gè)不停，處理各種各樣的教學(xué)問(wèn)題，甚至經(jīng)常加班加點(diǎn)，有時(shí)候甚至有分身乏術(shù)的感覺(jué)。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)

一個(gè)合格的教學(xué)秘書除了具有良好的思想政治素質(zhì)、熟練的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和較好的書面和口頭表達(dá)能力之外，還應(yīng)該具備下列素質(zhì)：

（一）強(qiáng)健的體魄

教學(xué)秘書工作事務(wù)性強(qiáng)、工作量大的特點(diǎn)決定了保質(zhì)保量的完成任務(wù)需要教學(xué)秘書人員有一個(gè)強(qiáng)健的體魄做保證。教學(xué)秘書工作要經(jīng)常加班、要協(xié)調(diào)溝通不同院系、不同部門、不同個(gè)體之間的關(guān)系，敏銳的觀察力、快速的反應(yīng)力、解決問(wèn)題的智慧等都離不開(kāi)擁有一個(gè)強(qiáng)健的體魄。

（二）豐富的專業(yè)知識(shí)體系

一個(gè)合格優(yōu)秀的教學(xué)秘書人員必須具備豐富的專業(yè)知識(shí)體系。主要是指教學(xué)秘書人員要熟悉教學(xué)管理工作的指導(dǎo)思想和任務(wù)，熟悉上級(jí)部門以及本系（院）相關(guān)的教學(xué)管理規(guī)定和條例。

（三）強(qiáng)大的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書由于任務(wù)重、心理壓力大，為了更好地協(xié)調(diào)工作和生活兩種狀態(tài)，肯定需要強(qiáng)大的心理素質(zhì)支撐。工作中的很多內(nèi)容和師生的利益相關(guān)，人際關(guān)系復(fù)雜，工作難度很大。因此教學(xué)秘書應(yīng)該不斷陶冶自身情操，開(kāi)闊胸襟，增強(qiáng)心理承受力。工作中化被動(dòng)為主動(dòng)，善于從不同角度觀察和解決問(wèn)題，以積極的心態(tài)投入工作。

（四）縝密的思維能力

教學(xué)秘書工作除了常規(guī)性事務(wù)外，還大量存在著一些具體教學(xué)活動(dòng)中的突發(fā)事件以及領(lǐng)導(dǎo)安排的一些臨時(shí)事件。面對(duì)這些突發(fā)事件和臨時(shí)事件，教學(xué)秘書人員縝密的思維能力，快速的反應(yīng)能力就顯得尤為必要。教學(xué)秘書人員要有一兩撥千金，抽絲剝繭，化繁為簡(jiǎn)的扎實(shí)功底。

（五）良好的組織執(zhí)行能力

面對(duì)大量的教學(xué)信息和繁重的工作任務(wù)，教學(xué)工作人員作為系（院）主任的教學(xué)教務(wù)工作助理，每天要處理許多具體事務(wù)，特別是對(duì)于涉及主體較多的事務(wù)，這就要求教學(xué)秘書人員具有良好的組織能力和強(qiáng)大的執(zhí)行能力，盡快有效落實(shí)任務(wù)。同時(shí)教學(xué)秘書人員要有時(shí)效意識(shí)，任務(wù)量大，時(shí)間緊迫的事務(wù)，更是考驗(yàn)教學(xué)秘書人員是否具備良好組織執(zhí)行能力的關(guān)鍵。

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