淺析高校畢業生檔案管理措施

侯華

摘 要：當今社會，不只是經濟飛速發展，物質不斷豐富，知識也快速更新。為了適應社會發展的趨勢，我國的高校教育也適時的擴大規模，擴展生源，同時高校畢業生也越來越多的面 臨著巨大就業壓力。而多數的高校畢業生以及學校都沒要把畢業生檔案作為一項重要的事情考慮在未來規劃中。畢業生檔案之重要在于不僅僅反映學生在校期間的學習，生活，它也是記錄一生經歷的書面材料，同時也是畢業生之后的入職，晉級，退休等事件的重要參考依據。鑒于高校畢業生檔案的重要性，本文主要討論如何規范畢業生檔案管理，以便于發揮檔案應有的作用。

關鍵詞：高校； 畢業生檔案； 管理措施；

在我國經濟高速發展的今天，人才競爭是相關事業發展的關鍵，只有配備優質人才才能在激烈的市場競爭占有一席之地，而高校畢業生在就業后，面臨著入職和晉級等事項，都需要應用高校畢業生檔案，因此高校畢業生檔案對于畢業生非常重要，檔案不僅記錄學生的學校生活，也是將來為用人單位提供用人方向的重要參考資料，甚至關系到以后的職稱評定，社會保險等重要事情。只有完善檔案管理工作，避免檔案流失，才能最大程度的保證檔案的利用率。

1 高校畢業生檔案管理問題分析

近年來，隨著我國經濟水平的顯著提升，各項事業的規模及數量與日俱增，鑒于相關事業高速發展的迫切需求，在激烈的市場競爭環境下，需要大量的高層次人才來推動事業的發展。為適應經濟發展對高學歷人才的需求，各大高校擴招并校，高校生越來越多，但是對應的學生檔案管理卻沒有跟上高校的發展。

首先，全國各大高校不論從規模，知名度，還是教學方面都有很大的發展和突破，但是在學生檔案管理方面卻沒有得到重視，對細致工作沒有得到認真執行和改進，學生檔案管理出現了諸多問題，致使檔案的不連貫，甚至流失。究其原因，第一，檔案管理人員沒有順應時代需求，進行新的專業知識和技能的培訓，對檔案管理一直停留在最初的不規范狀態。第二，檔案管理人員沒有認識到學生檔案的重要性，不夠重視這項工作，給畢業生以后的就業等問題帶來了很多不必要的麻煩，甚至導致畢業生日后工作調動等不能順利進行。

其次，時代進步，科技發展，可是我們的檔案管理工作技術應用卻落后于這個時代，很多高校依然使用傳統的手工整理，紙質檔案。習慣于曾經的方式方法，對現代化的技術資源沒有予以充分開發利用。

第三，由于市場經濟體制，自主就業，自由擇業。不論是用人單位，還是高校畢業生都有很大的自由空間，使得雙方對個人檔案都不夠重視，隨意處置，甚至丟失。給以后的落戶，工作調動帶來很大影響。

2.高校畢業生檔案管理的重要意義

上文曾提到市場經濟下，個人擇業，企業用人有很大的自由。表面看來檔案對于個人發展沒那么重要了。多數人都覺得，檔案沒有什么實質性的作用，有和沒有都關系不大，而事實上，個人檔案是非常重要的。在我們的生活中，個人檔案關系到入職，晉升，各種保險，職稱評定，社會養老保險金收繳等很多方面，同時在國家面向社會招考公務員，企事業單位招聘人才，以及留學，評定工齡等，對個人檔案的審核也是很嚴格的。所以說高校畢業生檔案對個人發展是尤為重要的。本著對高校畢業生負責，避免給畢業生在以后參加工作中帶來不必要的麻煩，作為高校的檔案管理必須規范化，制度化，日漸完善。

3 高校畢業生檔案管理改進策略

3.1 提高認識，完善高校檔案管理規范化

高校畢業生檔案是人事檔案中最重要的開始。對高校畢業生檔案管理的重視，高校領導起著很大作用。高校領導一定要把學生檔案管理工作同其他重要工作一樣，作為學校各項工作考核評比的一項指標。大力宣傳學生檔案管理工作的必要性和重要性，讓全體同學和老師提高對檔案工作管理重要性的認識，只有認識到學生檔案管理工作的重要性，才能在工作人員上有妥善合理的安排，需要認真負責，工作細致，有強列責任感的同志來擔當。同時制定一套完整的規范細則，完善并健全高校畢業生檔案管理制度，真正做到規范化，制度化，才能保證畢業生檔案的完整性，連貫性。

3.2 推廣學生檔案管理信息化轉變。

隨著科技的不斷進步，對于檔案管理，更應該利用科技手段，向信息化管理轉變。檔案管理的電子化，現代化是必經之路，這個過程繁瑣而重要，需要付出很大精力。通過檔案管理的信息化，通過不同載體，例如圖片，影音，掃描文件等形式使學生檔案豐富而完整，才能達到學生檔案規范化，完整化達到目的。以達到便捷性，實現檔案錄入，統計，查找等更便捷，更準確，節約時間，節省人力，為高校畢業生提供更優質的服務

3.3 檔案完整性和快速傳遞

為了高校畢業生檔案的連貫性，畢業后能夠迅速傳遞以及利用。 嚴格管理畢業生檔案，及時提供檔案信息尤其重要。面對龐大的高校畢業生檔案，做好畢業生的定位信息工作，保證學生檔案的信息的準確和完整，用最快速安全的方式把檔案傳遞利用下去，是非常重要的。高效，快捷，及時把高校畢業生檔案傳遞給就業單位，為就業單位提供完整的畢業生檔案，預防檔案缺失，流失，這就需要有一個完善的檔案管理制度和順暢的傳遞流程，最大限度為畢業生和就業單位提供最準確到位的信息。

4 完善高校畢業生檔案人事代理制度

在經濟大發展的今天，各單位對于人才的選擇都由市場主導，因此市場經濟體制下的人才流動，帶有強烈的自由性和不確定性。畢業生工作時間，工作地點都不能馬上確定，所以很多高校畢業生的人事檔案都由學校和人才服務中心代為管理。因此，人事代理制度對于廣大高校畢業生尤為重要。人事代理制度不但為廣大畢業生提供人事檔案管理，社會養老保險，還兼顧職稱評定，工作調動，甚至出國深造等全面服務。因此應充分重視人事代理制度的創新與完善，只有不斷完善人事代理制度，才能保證人事代理制度真正的為高校畢業生服務。

5 結束語

總而言之，高校畢業生的檔案管理工作對于畢業生來說非常重要，只有做好高校畢業生檔案管理工作，保證檔案的完整以及順利快速傳遞，健全制度、完善領導管理機制、分清職責、規范管理細節流程、加快畢業生檔案信息利用，發揮畢業生檔案管理為畢業生全方位服務的作用，為高校畢業生的就業發展保駕護航。

參考文獻

[1]淺析高校畢業生檔案管理與轉遞[J].沈紅霞.辦公室業務.2013（21）

[2]淺議高等學校畢業生檔案管理工作[J]. 高芳.檔案天地.2011（02）

[3]新形勢下高校畢業生檔案管理的實踐與探索[J]. 彭壽英.科技視界. 2014（03）

[4]畢業生檔案發送工作淺析[J].徐曉冬，柳海蓮.佳木斯大學社會科學學報. 2007（04）

[5]畢業生自帶檔案隱患多[J].朱金文.湖南檔案.1999（04）

[6]人才交流中心如何做好畢業生檔案管理經驗談[J]. 楊少強.市場論壇. 2017（01）