基層單位檔案交接工作現存問題與對策分析

摘 "要：近年來，隨著基層單位檔案事業的蓬勃發展，檔案門類和案卷數量都迅速增加，許多單位的檔案室積累了數十年、幾千卷的檔案，向上級檔案館移交檔案的工作日顯必要。為確保接收進館檔案的質量，完整齊全地保存黨和國家的檔案財富，適應檔案管理規范化、標準化和現代化要求，促進檔案信息的有效開發和利用，本文結合基層單位檔案工作的實際情況，分析了現存問題，提出了解決應對措施。

關鍵詞：基層單位;檔案交接;問題;措施

近年來，隨著基層單位檔案事業的蓬勃發展，檔案門類和案卷數量都迅速增加，許多單位的檔案室積累了數十年、幾千卷的檔案，向上級檔案館移交檔案的工作日顯必要。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三章 檔案的管理第十三條規定：“屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。”

為確保接收進館檔案的質量，完整齊全地保存黨和國家的檔案財富，適應檔案管理規范化、標準化和現代化要求，促進檔案信息的有效開發和利用，本文結合基層單位檔案工作的實際情況，分析了現存問題，提出了解決應對措施。

一、基層單位檔案交接工作現存問題

（一）基層單位檔材料不規范。屬于縣（市）級國家檔案館接收檔案的單位分一級直屬單位和基層二級單位。基層二級單位應按照縣（市）檔案館的檔案材料要求準備好檔案資料。在實際工作中，基層單位檔案材料因為領導不重視、檔案管理人員業務水平和工作態度等問題，在整理立卷、檔案紙張、字跡材料、檢索目錄等方面檔案工作不到位。

（二）基層單位檔案管理交接工作亂。基層單位檔案交接工作是一項重要的任務，但是一部分基層單位的領導不重視、監管不力，制度不健全、執行不到位，在加上檔案工作人員的工作責任心不強，當基層檔案管理工作發生人員更換時，往往檔案交接工作不細致，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。最后出現問題責任不明、界限不清。

二、基層單位檔案交接工作改進建議

（1）基層單位應嚴格根據統計臺帳檢查需移交進館的各門類案卷。首先清點核對檔案立卷數量，做到帳物相符，發現問題要找出原因，借出的檔案資料要迅速追回，不明原因造成丟失檔案的，要及時報告主管領導和業務部門，以便查清原因，按有關規定處理。其次要檢查案卷內容，做到門類內不缺一個目錄，目錄內不缺一個案卷，案卷內不缺一份文件，不允許任何人截留、帶走、銷毀或出賣檔案資料。（2）縣（市）檔案館應進一步加強對基層單位應移交進館的檔案質量進行全面評審驗收，認為符合要求后，會同立檔單位的檔案人員對照案卷移交目錄，逐卷清點，進行移交，雙方填寫國家檔案局制定的檔案交接文據，與進館檔案有關的其他檢索工具和參考資料列出清單，交接經手人簽字、領導簽字、蓋上單位公章，一式二份，移交單位和檔案館各執一份作為憑證。如發現不符合要求的，接收人員有權暫不接收，待整理合格后再行接收。（3）縣（市）檔案館要進一步改進工作作風，增強工作主動性，給予基層單位檔案工作指導與培訓，明確接收標準，幫助指導立檔單位做好整理、鑒定、編目等各種工作。（4）檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續。并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。 （5）要認真做好檔案移交準備工作。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數;二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格;五是撰寫檔案移交說明。（6）加強基層單位檔案管理工作人員素質教育。首先，基層單位的要重視對檔案工作人員的業務能力培養，要定期組織檔案工作人員參加外出學習。基層單位檔案交接工作出現的問題，不單單是檔案工作人員業務能力水平的問題，更多的是責任心不強的問題。因此，基層單位要進一步加強基層單位檔案工作人員的思想教育工作，提高員工的工作責任心和事業心。

參考文獻：

[1] 中華人民共和國檔案法.關于修改《中華人民共和國檔案法》的決定修正.

[2] 中華人民共和國檔案法實施辦法.