基層單位檔案交接工作現(xiàn)存問題與對策分析

摘 "要：近年來，隨著基層單位檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案門類和案卷數(shù)量都迅速增加，許多單位的檔案室積累了數(shù)十年、幾千卷的檔案，向上級檔案館移交檔案的工作日顯必要。為確保接收進館檔案的質(zhì)量，完整齊全地保存黨和國家的檔案財富，適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化要求，促進檔案信息的有效開發(fā)和利用，本文結(jié)合基層單位檔案工作的實際情況，分析了現(xiàn)存問題，提出了解決應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案交接;問題;措施

近年來，隨著基層單位檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案門類和案卷數(shù)量都迅速增加，許多單位的檔案室積累了數(shù)十年、幾千卷的檔案，向上級檔案館移交檔案的工作日顯必要。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三章 檔案的管理第十三條規(guī)定：“屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。”

為確保接收進館檔案的質(zhì)量，完整齊全地保存黨和國家的檔案財富，適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化要求，促進檔案信息的有效開發(fā)和利用，本文結(jié)合基層單位檔案工作的實際情況，分析了現(xiàn)存問題，提出了解決應(yīng)對措施。

一、基層單位檔案交接工作現(xiàn)存問題

（一）基層單位檔材料不規(guī)范。屬于縣（市）級國家檔案館接收檔案的單位分一級直屬單位和基層二級單位。基層二級單位應(yīng)按照縣（市）檔案館的檔案材料要求準備好檔案資料。在實際工作中，基層單位檔案材料因為領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作態(tài)度等問題，在整理立卷、檔案紙張、字跡材料、檢索目錄等方面檔案工作不到位。

（二）基層單位檔案管理交接工作亂。基層單位檔案交接工作是一項重要的任務(wù)，但是一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視、監(jiān)管不力，制度不健全、執(zhí)行不到位，在加上檔案工作人員的工作責任心不強，當基層檔案管理工作發(fā)生人員更換時，往往檔案交接工作不細致，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。最后出現(xiàn)問題責任不明、界限不清。

二、基層單位檔案交接工作改進建議

（1）基層單位應(yīng)嚴格根據(jù)統(tǒng)計臺帳檢查需移交進館的各門類案卷。首先清點核對檔案立卷數(shù)量，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)問題要找出原因，借出的檔案資料要迅速追回，不明原因造成丟失檔案的，要及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門，以便查清原因，按有關(guān)規(guī)定處理。其次要檢查案卷內(nèi)容，做到門類內(nèi)不缺一個目錄，目錄內(nèi)不缺一個案卷，案卷內(nèi)不缺一份文件，不允許任何人截留、帶走、銷毀或出賣檔案資料。（2）縣（市）檔案館應(yīng)進一步加強對基層單位應(yīng)移交進館的檔案質(zhì)量進行全面評審驗收，認為符合要求后，會同立檔單位的檔案人員對照案卷移交目錄，逐卷清點，進行移交，雙方填寫國家檔案局制定的檔案交接文據(jù)，與進館檔案有關(guān)的其他檢索工具和參考資料列出清單，交接經(jīng)手人簽字、領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋上單位公章，一式二份，移交單位和檔案館各執(zhí)一份作為憑證。如發(fā)現(xiàn)不符合要求的，接收人員有權(quán)暫不接收，待整理合格后再行接收。（3）縣（市）檔案館要進一步改進工作作風(fēng)，增強工作主動性，給予基層單位檔案工作指導(dǎo)與培訓(xùn)，明確接收標準，幫助指導(dǎo)立檔單位做好整理、鑒定、編目等各種工作。（4）檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)。并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責之中。當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。 （5）要認真做好檔案移交準備工作。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù);二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;五是撰寫檔案移交說明。（6）加強基層單位檔案管理工作人員素質(zhì)教育。首先，基層單位的要重視對檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，要定期組織檔案工作人員參加外出學(xué)習(xí)。基層單位檔案交接工作出現(xiàn)的問題，不單單是檔案工作人員業(yè)務(wù)能力水平的問題，更多的是責任心不強的問題。因此，基層單位要進一步加強基層單位檔案工作人員的思想教育工作，提高員工的工作責任心和事業(yè)心。

參考文獻：

[1] 中華人民共和國檔案法.關(guān)于修改《中華人民共和國檔案法》的決定修正.

[2] 中華人民共和國檔案法實施辦法.