商務信息管理在企業投標中的重要性

馬鈺

文章編號：2095-6835（2016）07-0054-01

摘 要：隨著國家建設工程的不斷增加，鐵路、公路、市政、房建和水利投標市場面臨的挑戰也越來越大。例如鐵路市場，幾年前只有“中國中鐵”一家企業，但短短幾年間，便出現了“中國鐵建”“中國交通”“中國水利”等新的企業，再加上各省市的企業，大家都在分割和爭奪鐵路市場這塊蛋糕。因此，在激烈的市場競爭中，建筑企業必須不斷創新，從舊有的體制中走出來。

關鍵詞：商務信息；信息庫；信息化管理；企業管理

中圖分類號：G203 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.054

一個企業要想發展，就要建立信息品牌效應。所謂“信息品牌效應”，就是指在建筑市場中樹立品牌形象而給企業帶來的效應。影響該效應的因素包括企業人員素質、傳播信息的可信度、社會責任感和對公眾的態度等。這些因素具有標識化、固定化的特點，是企業成為眾人認可的信息品牌的基礎。

網絡、計算機、多媒體技術的應用在企業投標工作乃至整個企業的發展中發揮著積極的作用。國家“十一五”規劃中將信息發展產業作為重點，所以，在企業建立信息庫是非常重要的。目前，企業商務信息管理已經成為了提高企業可持續市場競爭力的主要保障。它主要是將商務信息管理集成化，利用各種軟件為企業用戶服務，將軟件中各種知識和數據分類整理后建成數據庫統一管理。

商務信息管理可以提高工作效率和信息的實時性、規范性、準確性、安全性，從而為投標工作的順利進行奠定堅實的基礎。

1 商務信息管理

1.1 商務信息管理的定義

所謂“商務信息管理”，就是將信息集成化，利用計算機軟件為企業和用戶服務。為了更好地提高工作效率，可以將企業的各種知識和數據分類整理后集中在數據庫儲存起來。商務信息管理集成的建立為企業未來的發展指明了道路。

1.2 商務信息管理的建立

商務信息管理是建立在各種企業證件、人員證件收集、各種Office軟件錄入、各種Office軟件的使用上的。

1.3 商務信息的收集

要收集的商務信息主要包括以下3種：①企業人員組成情況、企業的管理模式、企業人員變化信息、企業的業績、簽署的合同等；②各省市采購招標網信息，甲方、業主發布的各種招標信息；③同行業內的企業信息等。

1.4 本企業管理

本企業的商務信息管理包括企業和人員兩部分。企業部分主要包括企業資質、管理機構、業績和合同等。其中，合同臺賬及其錄入工作是非常關鍵的。在此，錄入的內容主要包括業主單位、項目名稱、工程的投資情況、工程地址、合同中的開竣工日期、工程進度和相關管理人員信息等。企業人員部分比較復雜，主要包括人員姓名、年齡、職稱、崗位、證書和學歷等。

1.4.1 商務信息的錄入

在分類、整理、統計商務信息時，要有明確的思路，因為這項工作非常繁雜，必須由專人將信息正確錄入數據庫中，并實時更新相關數據。商務信息的準確性、完整性會直接影響投標工作的結果。

1.4.2 Office軟件的使用

在商務信息管理工作中，要選擇數據運行比較穩定的Office軟件，以保證內容的完整度。同時，這些軟件的操作方法要簡單，可以讀取相關數據，而且還要便于后期維護。

在具體工作中，實現對商務信息的全面管理能夠有效提高工作效率，減少煩瑣的步驟，將雜亂無章的資源信息統一整合，并有序地存儲起來，方便用戶使用。

2 商務信息管理在招投標工作中的應用

在購買投標文件前，要先了解、熟悉各省市招標市場的情況，明確他們對企業資質、人員備案等的要求，然后再選擇購買招標文件或組織人員編制投標文件。在編制投標文件的過程中，因為文件制作時間比較緊，所以，要根據相關要求編制內容全面的招標文件，文件中要包括企業業績、管理人員、組織機構、施工組織設計和投標報價等。

招標文件的編制要有序進行，它是非常重要的。由于各省市招標管理機構對招標文件的內容要求不同，表格要求不同，業績要求不同，對管理人員的要求也不同，所以，企業在購買回招標文件后，要認真分析、理解文件中的內容，并根據文件內容編寫符合投標要求的文件。

3 商務信息管理的特點

商務信息管理模式比較完整，它可以排序、分析、匯總和檢索相關數據，并寫出報告。在此過程中，可以將信息內容抽象出來，將它集成化、模式化、模塊化后整理編輯入庫。

3.1 便捷性

在投標過程中，會使用到大量的商務信息。利用商務信息管理可以從信息庫中調取查詢索引，更方便地查找、篩選出需要的企業業績、管理人員證件等。這樣做，大大提高了工作人員的工作效率。

3.2 準確性

在工作中，要嚴格審查商務信息管理中的數據信息，提高錄入數據的準確性，并實時更新內容。這樣做，能夠保證原始數據的有效性，降低出錯率，確保投標的正確性。

3.3 規范性

在制作標書時，由于投標人員的思想不統一，所以，利用數據庫的數據能使標書更加規范、標準。在此過程中，工作人員要統一商務信息中管理人員、企業業績、使用的證件和相應的編碼，并將所用數據制作成WORD或者EXCEL表格，從而規范整個過程。

3.4 實時性

商務信息的變化比較快，所以，需要及時更新。在具體工作中，要不斷更新企業資質調整和人員變動等情況，保證商務信息的嚴謹性。同時，利用現有的商務信息可以實時了解最新的資訊。

3.5 安全性

對于企業，商務信息安全是最重要的。因為商務信息資源共享用戶比較多，查詢量比較大，所以，安全隱患也比較多——數據內容丟失、機密數據外泄等。商務信息管理能夠保證商務數據、信息數據、資料的安全，保證企業資料不被外泄——為信息庫數據內容加密；設定特殊權限，只有權限人員才能夠使用；信息庫備份，一旦出現數據丟失或者被誤刪的情況，可以及時恢復。

4 結束語

作為施工企業，首先要有較強的責任感。在投標過程中，要堅持“公開、公正、公平”的原則，以身作則，規范建筑市場的秩序。另外，在商務信息管理方面，要加強資源管理，做到企業信息共享、資源共享，從而為投標工作和企業的發展貢獻力量。

〔編輯：白潔〕