新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化研究

朱麗紅

摘要：檔案管理一直是中職學(xué)校重點(diǎn)，通過檔案管理水平就可以了解到學(xué)校管理狀況，檔案記錄著學(xué)校發(fā)展歷程與教學(xué)重要信息，同時(shí)也涵蓋教育工作者的合法權(quán)益，可見，檔案管理工作十分重要。通過長期實(shí)踐工作得知，中職學(xué)校的檔案管理工作中依然存在不少問題，這就需要采取有效措施加以調(diào)整。因此，本文將從中職學(xué)校檔案管理工作存在問題入手，重點(diǎn)研究新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 中職學(xué)校 檔案管理

隨著教學(xué)體系改革，也對中職學(xué)校檔案管理提出了新要求，為更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就需要不斷優(yōu)化檔案管理工作，使其適應(yīng)教學(xué)改革要求。因此，一定要重視檔案管理工作，增強(qiáng)中職學(xué)校在社會中的影響力。

一、現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理重要性認(rèn)識不足。檔案涵蓋內(nèi)容較多，通過檔案管理水平就可以了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r。但實(shí)際上很多中職學(xué)校并不能認(rèn)識到這一點(diǎn)，并認(rèn)為學(xué)校與政府機(jī)關(guān)不同，檔案管理不必過于重視，只要檔案不被損壞即可。這些都與其沒有認(rèn)識檔案管理重要性有很大關(guān)系，這樣就導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)不足、管理不科學(xué)的情況。

2.相關(guān)工作人員專業(yè)水平差。由于對檔案管理重要性認(rèn)識不足，使得很多中職學(xué)校并沒有專門的檔案管理人員，即便有，這些工作人員的專業(yè)水平也很差，難以獨(dú)立承擔(dān)檔案管理工作。很多檔案管理者所學(xué)專業(yè)也不是檔案管理，接受崗前培訓(xùn)的更是少之又少，他們不僅專業(yè)水平差，更不了解基本檔案知識，無法完成檔案分類、歸檔與整理等工作，這樣就使檔案管理缺乏規(guī)范性。

3.管理方式落后。由于傳統(tǒng)管理思想影響較深，很多中職學(xué)校依然在采用原有管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作與新時(shí)期要求不符。部分學(xué)校還存在手工填寫檔案的形式，即便歸檔后也要由管理人員進(jìn)行再次加工，這樣不僅增加了相關(guān)工作人員的工作量，還降低了檔案真實(shí)性，致使檔案利用價(jià)值大大下降。

4.檔案收集不完整。檔案收集不完整、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)也是中職學(xué)校檔案管理中常見問題，究其原因主要與管理人員流動性大有關(guān)。管理人員的更換很容易使管理工作脫節(jié)，檔案信息也容易丟失。再加上部分工作人員不重視檔案管理，對于檔案資料的收集與整理也不用心，經(jīng)常出現(xiàn)重要資料被當(dāng)做無用資料被處理的情況，這樣就很容易使檔案資料出現(xiàn)不完整現(xiàn)象。

二、新時(shí)期中職學(xué)校方案管理工作的優(yōu)化對策

1.對檔案管理工作有新的認(rèn)識。要做好新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作，最關(guān)鍵的就是要求相關(guān)工作人員對檔案管理工作有新的認(rèn)識，不斷用新理念與新行為強(qiáng)化自己。如相關(guān)工作人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)了解檔案管理的重要性，并用新思想、新理念開創(chuàng)新路徑，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況建立可行規(guī)章制度。中職學(xué)校管理者也要經(jīng)常在會議上強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，要求相關(guān)人員細(xì)心工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，采取有效措施加以解決，只有這樣才能是做好新時(shí)期檔案管理工作，促進(jìn)中職教育改革。

2.不斷提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。工作人員素質(zhì)高低將直接影響到管理水平。首先，增加檔案管理人員數(shù)量，提升對從業(yè)人員質(zhì)量的要求，所有從業(yè)者都要具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，最好為檔案管理專業(yè)畢業(yè)。其次，重視檔案管理軟件培訓(xùn)工作，要求所有人員通過考核才能上崗工作，確保其專業(yè)技能熟練。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守規(guī)章制度，是否做到檔案保密等。

3.規(guī)范檔案管理建設(shè)。為使檔案管理建設(shè)更顯規(guī)范化，首先，應(yīng)重視現(xiàn)代化的融入，認(rèn)識中職學(xué)校檔案管理的重要性，將其看做是學(xué)校寶貴資源。其次，所有工作都要做到與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建完善、科學(xué)的管理機(jī)制，保證檔案管理能夠與現(xiàn)代社會發(fā)展要求相一致。最后，應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理軟件等辦公設(shè)備，無論是檔案歸檔還是查詢都要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，只有這樣才能提高檔案管理水平。

4.重視檔案收集與整理。所有檔案資料的收集與整理都要做到分門別類，并加強(qiáng)對重要會議資料的管理。同時(shí)，還要不斷強(qiáng)化檔案室硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)等，此外，做好檔案室清潔與管理工作，經(jīng)常通風(fēng)、消毒，防止檔案資料受潮或生蟲等，確保檔案安全，減少檔案資料丟失或損壞。下班前要檢查好門窗，確保外人不會輕易進(jìn)入檔案室，降低檔案資料被盜取機(jī)率。

通過以上研究了解到，中職學(xué)校檔案管理工作中依然存在不少問題，難以與新時(shí)期教學(xué)改革相一致，尤其是管理思想、管理方式較為落后，這樣一來就導(dǎo)致檔案管理工作達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。針對這種情況，本文聯(lián)系實(shí)際提出中職學(xué)校在新時(shí)期優(yōu)化檔案管理工作的措施，認(rèn)為檔案管理工作應(yīng)首先轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員思想意識，并提高其從業(yè)素質(zhì)等方面入手，只有這樣才能做好檔案管理工作。

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