現代信息技術與檔案管理現代化的分析

摘要：在經濟社會全面發展的今天，現代信息化社會對檔案管理水平提出了更高層次的要求。檔案管理現代化、信息化在提升市場競爭力、促進社會全面發展方面凸顯著尤為重要的作用。使用現代信息技術開發檔案資源，開拓創新檔案管理模式，提供新型檔案服務，提升檔案管理人員的綜合素質對于促進信息化社會發揮著重要的作用。

關鍵詞：現代信息技術；檔案管理；現代化

在21世紀這個信息化的時代里，信息具有數據量大、載體豐富、內容分散的特點。因此，現代化、信息化社會對當前的檔案管理工作提出了高標準的要求，這同時也給傳統的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰。長久以來，紙張做為信息載體的傳統檔案管理發展成熟且模式固定，在信息化程度日趨見高的今天，傳統的檔案管理模式亟待改變提高，現代化信息技術在檔案管理上的優勢逐漸顯現。

一、傳統檔案管理工作的現狀

管理懈怠，缺乏認識，致使檔案沒有長期連續性的發展。部分干部對于檔案管理存在應付檢查的心態，對檔案的重要性認識不到位造成檔案的斷續或遺失，違背了檔案長期、連續的發展規則。

制度不完善，管理力度不夠，造成檔案綜合管理的困難。檔案信息收集制度不健全；整理不規范，在檔案整理的過程中出現立卷雜亂，不依照卷內文件目錄排序同時卷內資料丟失現象嚴重；沒有統一的綜合管理部門，私自設立檔案庫，給資料信息的查詢以及檔案綜合管理帶來很多不便。

人工檔案管理模式滿足不了檔案利用需求。管理手段落后，不利于開展管理工作；管理人員技術操作水平較低，不能有效利用先進設備，這些傳統的檔案管理現狀暴露的弊端加劇了檔案現代化管理的推進。

二、檔案管理現代化、信息化建設的意義

隨著網絡技術的日益成熟，以計算機網絡、數據存儲、多媒體、聲像等為中心形成的現代信息技術可以通過圖形掃描、資料壓縮處理、數字式存儲等方式創建出數字圖書和檔案管理中心，得益于信息高速化發展使得數字圖書以及檔案管理工作中的檢索以及其它各項功能更加強大，撇開地域、時間以及特定條件限制，儲存在網絡檔案信息中心的信息資源可以使人們實現資源共享，在高效獲取信息的同時，方便了工作。傳統的檔案管理在較大工作量信息的采集、收編、管理、提供服務等方面費時費力。采用信息化管理之后，自動化、網絡化、實時化給檔案管理工作帶來了便利，一次錄入多次利用，在檔案內部實現資源共享，錄入的信息可按需打印，檔案庫中需要統計的信息也可交由計算機完成，這些便利大大提高了檔案管理工作的效率。信息化的檔案管理在信息查詢檢索方面不再沿用傳統檔案管理模式下的逐本從目錄中翻找檔案，取而代之的是即時查詢，檔案管理員選擇最佳的查詢方式，諸如分類查詢、組合查詢、模糊查詢等，從檔案庫中迅速的檢索出所需要的檔案，大大地減輕了工作人員的工作任務。檔案管理的現代化通過計算機完成各環節工作，通過計算機可以方便地完成查閱、借閱，同時還可以利用計算機記錄的日期來督促借閱者及時歸還。檔案管理的信息化減輕除了一大批工作人員的負擔，從而可以使他們專注于檔案的收集、編研工作，有效地提升了各部門的職能。

三、檔案管理現代化、信息化建設的內容

1.檔案管理現代化、信息化依托于計算機。加強基礎設施建設，以計算機、路由器、交換機、存儲器、服務器、操作系統、信息安全系統、數據庫管理系統為基礎的計算機網絡在發揮檔案管理現代化方面發揮著重要的作用。

2.對現存的紙質檔案、錄音檔案、縮微膠片、錄音檔案數字化，收集、接收各種電子類文件，將其記錄到統一的檔案數據庫實現檔案信息資源建設。

3.檔案管理建設的各種標準規范，促進檔案信息化有序、快速、健康的發展。目前存在以數字檔案相關定義、整理、移交、價值鑒定、著錄、存儲、安全性原始性保證、檢索途徑、利用方式等為主要內容的管理規范；以數字檔案術語標準、資源描述，數字檔案中的文件格式、元數據、對象數據格式標準為主要內容的業務規范以及技術規范等等。

4.對檔案管理建設除了著眼于各種規范、應用系統、數據庫等方面外，更重要的是培養一批現代化檔案管理的優秀人才，檔案管理作為一門專業性很強的工作，要求工作人員熱愛檔案管理工作、盡忠職守，掌握先進的專業知識。針對現代化檔案管理的發展制定相應的人才培養計劃和具體的實施方案，爭取培養出具備高水平的專業知識、適應業務領域不斷拓展、辦事細心、樂于奉獻的現代化檔案管理信息人才。

四、現代信息技術應用于檔案管理現代化的“瓶頸”

檔案現代化發展水平和管理系統軟件不統一：檔案管理數據系統的規劃以及使用對于檔案管理大有益處，減輕了工作人員的負擔。現在大部分單位已經采用計算機管理檔案，個別單位甚至有了比較完善的檔案管理系統，制作出相應的開放性網頁，供大家使用查詢。但這并不能掩蓋目前大部分單位的各自為政，不同的單位使用不同的數據管理系統，在功能、類型上面各不相同。造成上級部門進行數據統計時各種數據庫之間數據不能兼容的問題。

電子檔案使用的法律效力：電子檔案作為一種信息儲存在計算機中具有體積小、易存儲、容量大、易刪除、易復制和信息共享等優點。正是這些優點，電子檔案在日常生活中的使用越來越普及，但是檔案的原始性、可靠性、唯一性等要求又使得電子檔案的法律效力寸在質疑，其法律地位受到了一定程度的影響。

立卷管理與信息技術的沖突：沿用了幾十年的“案卷級管理”要求檔案裝訂，便于管理。信息技術的發展則變“案卷級管理”為“文件級管理” ，開始了檔案的不裝不訂等便于計算機管理的檔案管理方法。原有的“案卷級管理”制約了檔案管理現代化的發展，今天的檔案管理制度因缺少統一的檔案管理規定，不同的單位采取各自的“案卷級管理”或者“文件級管理”，各行其是，給檔案管理工作帶來一片混亂。

檔案管理現代化、信息化發展中專業人才存在的缺口：檔案管理現代化要求本職工作人員既熟練于檔案管理工作，又能夠適應信息化發展的潮流，檔案專業人才和信息專業人才是檔案管理現代化和信息化發展中急需注入補充的新鮮血液。原有的檔案專業人才在熟練于檔案管理工作之外，應該加強外語和計算機專業等體現現代化、信息化應用技能的學習。而通過外來渠道引進的信息專業人才應該加強檔案專業知識的學習，這樣才能造就既懂的現代化信息技術又擅長檔案專業知識的全才。

當今社會，檔案管理現代化是新世紀檔案事業發展的方向，在現代信息技術迅猛發展的今天，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的功能，檔案管理現代化勢在必行。針對現代信息技術應用于檔案管理現代化的“瓶頸”，需要各相關部門予以重視，采取相應措施破除“瓶頸”障礙，推進檔案管理現代化的順利進行，推動經濟社會的全面發展。

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作者簡介：陳英 女 1977年2月生 漢族 四川南充人 教育學碩士 副教授 重慶工貿職業技術學院汽車與電子工程系黨總支副書記 研究方向為計算機應用基礎