檔案收集工作慨述

馬春娟

摘 要：檔案的收集工作包括兩個部分，其一是負責立卷的文書部門或各業務部門，分散在個人手中的檔案資料集中起來，組成案卷。其二是指綜合檔案室按照上級檔案部門的有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各部門的案卷和失散的檔案資料，集中到綜合檔案室。

關鍵詞：檔案；搜集工作；分析

1 檔案收集工作的內容和意義

1.檔案收集工作的內容檔案收集工作可以概括為兩個方面，即檔案的接收和檔案的征集。檔案的接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動過程。它是整個檔案收集工作的中心內容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案的征集，是指檔案館按照國家規定征收散存在社會上的檔案和有關文獻的活動，它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補充渠道。

2.檔案收集工作的意義收集工作是檔案工作的起點，是整個檔案工作中極為重要的一個環節，對整個檔案工作都具有重要意義。

總之，大量的經驗證明，收集工作是檔案業務基礎工作中的基礎，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。因此，要做好檔案工作首先必須從檔案的收集工作做起。

2 檔案收集的原則

1.要豐富和優化館（室）藏，實現數量和質量的統一

一個檔案館（室）的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案館（室）工作做得好壞的一個重要標志，也是開展利用工作，特別是檔案館開放歷史檔案、開展編輯研究、出版檔案史料的一個前提條件。檔案館（室）的檔案卷收藏越豐富、越珍貴、年代越久遠，就越有可能為社會作出更大貢獻，也就越會得到社會的重視。豐富館藏的主要標準和要求，應該是：數量充分，質量優化，成分充實，結構合理。

2.加強檔案館（室）外的調查和指導，把握全局，統籌兼顧如何把檔案材料從原始的分散狀況變為集中狀況？這不僅要求檔案館（室）要做好自己的接收工作，還要求做好檔案館（室）外的調查研究和指導管理工作。

首先，要調查研究，加強指導。收集工作必須做好檔案館（室）外調查，掌握應收入檔案館（室）的檔案分散、流動、管理和使用等有關方面的信息。檔案館應該進行全宗調查，了解有關機關的歷史、建檔情況、保存檔案的數量及整理、保管等情況，以便統籌安排哪些全宗或哪些部分、何時、有多少檔案應該進館，即使在工作正常的情況下，加強檔案館外調查對做好檔案收集工作和各項檔案管理工作以至整個檔案事業的預測、規劃和決策，都具有重大意義。在加強調查研究的基礎上，要協助與指導檔案移交部門作好移交準備工作，使之符合接收的要求，從而提高檔案的收集工作水平和館（室）藏文件的質量。

其次，要把握全局，統籌兼顧。在檔案收集工作中，要注重研究和掌握檔案形成規律和檔案發揮作用的規律性，根據檔案分散的情況和檔案館的條件，從全局出發統籌安排，認真處理好從文件形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期，把需要集中的檔案當作某單位的“小家底”“據為已有”不愿移交，或者“拒之門外”不愿接收，任其分散甚至遭受損失。應該從全局出發，全面考慮檔案的第一價值、第二價值和檔案在保管、使用方面的現狀以及客觀規律，使各機關具有第一價值和第二價值的檔案都有科學合理的歸宿，使局部和整體、當前和長遠的利用有機地結合起來，從而有利于維護黨和國家歷史文化遺產的安全保管和便于提供利用。

3.堅持標準，嚴格要求，實現入館（室）檔案的標準化、現代化管理檔案工作的標準化，就是對檔案工作中的一些管理原則和技術方法，按照規范化的要求統一起來。在國際范圍內，己成為包括圖書、情報資料和檔案在內的文獻工作標準化的必然趨勢。檔案工作的標推化，不僅可為實行電子計算機管理創造條件，而且有助于提高手工管理的水平。實行檔案工作的標準化，應該從收集工作中開始推行，逐步著手。

4.堅持全宗不可分散的原則，保持全宗和全宗群的整體性全宗是一個機關的檔案的整體，因為一個機關內部，各項活動之間是相互交錯、相互聯系的，而不是相互孤立的，所以一個機關所形成的檔案材料之間存在著固有的內在聯系，它們是一個有機整體。保持全宗的整體性，是檔案管理的一個基本指導思想，貫穿于檔案管理工作始終。在檔案收集工作中執行這一基本原則，是保證以后各個環節實行全宗管理的先決條件。如何在收集檔案時執行全宗不可分散原則，保持全宗和全宗群的整體性。首先，要把一個機關的檔案作為一個全宗集中在一個檔案室或檔案館內，而不允許人為地分割一個全宗的檔案。某些單位由于一時需要而把某些檔案從全宗中抽走另行集中，這種作法是不科學的。如果確實需要集中一些檔案原件使用或存案，應以復制本代替。其次，要注意各個全宗之間的相互關系。因為，在一定的時間、地點和條件下活動的各個機關，它們的工作活動都不是孤立的，而是相互依存的，反映在它們各自形成的檔案上，各個全宗之間就有著密切的聯系。這種在歷史上形成的有著密切聯系的若干全宗，稱為“全宗群”。全宗群作為若干個全宗的集合體是自然形成的，不能人為地加以分割，而要集中收集在一個檔案館里，這才有利于反映歷史上一定時間和一定地區工作活動的全貌。

3 檔案收集工作的特點

1.預見性與計劃性檔案文件作為人類各種社會活動的伴生物，其產生和形成具有明顯的分散特點。所以，必須在調查研究的基礎上，科學地分析和預測其形成、使用、管理的規律和特點，才能做好檔案的收集工作。此外，檔案收藏部門還應堅持歷史方法的原則，全面地了解和掌握本檔案館（室）主要檔案用戶的利用動向、特點和規律，使收集來的檔案文獻符合檔案用戶當前的和長遠的利用需要。檔案收集工作要有計劃性并主動地進行。

2.針對性與及時性檔案收集工作，必須根據各級各類檔案館（室）的收集檔案的范圍來進行，不能違反國家規定，擅自收集不屬于本館（室）收集工作范圍的檔案，以保證收集工作能夠有目的、有重點地進行。檔案收集工作還具有及時性的特點。它要求檔案人員必須具有明確的時間意識，將應當接收或征集的檔案及時收集進館（室）。檔案部門應當盡最大的努力，避免拖延遲誤，在掌握有關信息線索的前提下，采取相應的方式，盡快將檔案收集起來。

3，系統性與完整性檔案收集工作的系統性，從橫的方式來講，就是收集來的檔案在種類、內容方面應齊全完整，同一項社會活動的檔案應當是一個有機的整體；從縱的方面說，要保證收集來的檔案能夠歷史地反映出一個地區、一個部門、一個專業系統、一個單位的歷史脈絡。此外，在收集檔案時，應充分考慮到檔案的科學文化的價值及其在當前的工作、生產、科研活動中所能起到的積極作用。這樣才能使檔案館（室）真正成為機關、單位的參梅與咨詢部門，使檔案館（室）成為社會各方面開發利用檔案史料的中心。

參考文獻

[1]江吉褚.要做好檔案收集工作[J].蘭臺世界，2005（02）.

[2]李婉月.開放檔案工作研究[D].武漢大學；2004年