煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題及有效措施

摘 要：檔案管理作為煙草企業(yè)管理的重要工作，直接影響了煙草企業(yè)的政策運(yùn)行和發(fā)展。隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的提高，煙草企業(yè)檔案管理的問題也開始出現(xiàn)，在實際工作中，煙草企業(yè)管理存在一些弊端，如工作人員更換頻繁、檔案管理者責(zé)任心不強(qiáng)等。本文主要分析了煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題，并探討了提高煙草企業(yè)檔案管理水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；問題；有效措施

隨著我國煙草行業(yè)檔案管理的各項硬件設(shè)施不斷改造和升級，傳統(tǒng)的檔案管理手段和內(nèi)容開始轉(zhuǎn)變，電子信息檔案開始不斷應(yīng)用，煙草企業(yè)檔案管理也需要不斷變革。同時，煙草行業(yè)的市場競爭壓力業(yè)在不斷加大，這對企業(yè)的各項工作提出了更高的要求，而檔案管理作為企業(yè)的一項主要工作，必須要有高效、及時、安全和健康的管理。因此，加強(qiáng)檔案管理水平，是當(dāng)前煙草企業(yè)工作的重點。

1 煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理的重要性認(rèn)知度不足

檔案管理雖然是企業(yè)的一個重要組成部分，但仍然偏向于后勤保障上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)甚至職工對其重要性的認(rèn)知程度不足，影響了檔案管理水平。一方面，思想認(rèn)知較為模糊。有些煙草企業(yè)并沒有認(rèn)知到檔案管理是鞏固企業(yè)基層的主要保障，這不僅會影響檔案管理工作的正常開展，還會影響企業(yè)其他工作的開展。另一方面，對檔案管理的價值認(rèn)知不足。很多煙草企業(yè)沒有意識到檔案管理在企業(yè)管理中的實用價值，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的文件材料搜集和整理工作，忽略了檔案管理的實際價值，影響了檔案管理水平。

1.2 檔案管理的手段滯后性

當(dāng)前我國煙草企業(yè)的檔案管理工作仍然比較之后，尤其是管理你手段和方法上。比如很多檔案管理工作的使用仍然是人工手工建立的，一般都是檔案工作者自行管理和歸檔檔案的案卷，大量的問卷也是有完整編目的，這樣的檔案管理手段會浪費(fèi)大量的人力、物力，工作效率也很低。同時，歸檔的渠道不夠流暢，沒有形成集中統(tǒng)一管理歸檔的體系。受很多原因的影響，如保管不妥、歷史等問題，有些檔案還出現(xiàn)了斷代的問題，一些企業(yè)管理人員認(rèn)為自己所保管的檔案資料問題不大，不會進(jìn)行集中管理，使得一些檔案出現(xiàn)流失、損壞等問題。

1.3 管理的團(tuán)隊不科學(xué)

在知識經(jīng)濟(jì)的時代，人才是第一生產(chǎn)力，也是競爭的主要力量。檔案管理工作人員在煙草企業(yè)中，與其他職位相比誘惑力不大，人才流失的現(xiàn)象較重，管理人員的素質(zhì)也良莠不齊，導(dǎo)致整個管理你團(tuán)隊缺乏足夠的競爭力，最終影響的企業(yè)的檔案管理效果。因此，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，提高煙草企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，構(gòu)建健全的檔案管理團(tuán)隊是極為重要的。而現(xiàn)實很多煙草企業(yè)的檔案管理者僅僅會立卷歸檔的一些基本知識，對檔案的編目、分類、保管期限的劃分等都存在問題。

2 提高煙草企業(yè)檔案管理水平的有效措施

2.1 加強(qiáng)管理認(rèn)知，創(chuàng)新服務(wù)理念

煙草企業(yè)檔案管理人員必須要意識到檔案管理的重要性，將檔案管理納入一項基礎(chǔ)性的工作不松懈，要定期分析、檢查和研究檔案管理的工作。同時，企業(yè)管理部門必須要主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作中存在的問題，提高自我責(zé)任感。企業(yè)管理者及領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)對職工的檔案宣傳工作，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期檢查、監(jiān)管檔案管理工作，定期考核下屬工作效果，完善和規(guī)范檔案管理工作。此外，檔案管理是一項服務(wù)性工作，在煙草企業(yè)檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)和創(chuàng)新管理者的服務(wù)理念。要創(chuàng)新服務(wù)理念，除了要提高工作人員對檔案管理的認(rèn)知水平和責(zé)任感外，還要通過加強(qiáng)檔案和其他部門的資料工作者建立完善的業(yè)務(wù)交流關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系，以提高整個企業(yè)的管理水平。

2.2 建立健全的管理制度，完善管理

煙草企業(yè)檔案管理的工作十分復(fù)雜，必須要有完善的制度加強(qiáng)保證。因此，在提高煙草企業(yè)檔案管理水平的過程中，必須要建立健全的檔案管理制度。比如企業(yè)必須要在檔案材料收集、整理以及歸檔上都要加強(qiáng)管理，對案卷的各個細(xì)則都要嚴(yán)格要求，提高檔案案卷整理的完整、科學(xué)、全面性。同時，企業(yè)必須要建立科學(xué)的檔案計算機(jī)輔助管理之地，要科學(xué)使用掃描儀、計算機(jī)等信息設(shè)備和信息技術(shù)，要把檔案資料完整的輸入到計算機(jī)和其他信息設(shè)備中，或者可以將檔案及數(shù)據(jù)資料使用圖片、文字和聲像等方式整理出來。這樣不僅有效提高檔案的管理水平，也促進(jìn)煙草企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 科學(xué)整理檔案資料，提高檔案質(zhì)量

檔案的收集和整理是煙草企業(yè)檔案管理的基本工作，傳統(tǒng)的收集和整理工作都是采用人工收集，而隨著社會的不斷發(fā)展，煙草企業(yè)的檔案越來越多，也比較繁雜，人工收集已經(jīng)無法滿足需求了，互聯(lián)網(wǎng)時代下，需要不斷借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完成。對那些不符合檔案需求的材料，或者手續(xù)不齊全的材料進(jìn)行及時處理，提高檔案的完整性，增強(qiáng)檔案管理的水平。除了規(guī)范檔案材料的收集和整理工作外，還需要加強(qiáng)檔案的內(nèi)部管理工作。檔案管理人員要開展載體檔案和分門別類的管理方法，以保證檔案的科學(xué)管理。同時，煙草企業(yè)要和工作人員要嚴(yán)格遵循現(xiàn)有的檔案管理制度開展管理，對那些逾期不還、泄密、失竊等不良行為要嚴(yán)肅處理。此外，檔案室的環(huán)境也要有一定保證，杜絕出現(xiàn)損壞檔案行為的出現(xiàn)。

2.4 加強(qiáng)職工培訓(xùn)，構(gòu)建完善的檔案管理團(tuán)隊

煙草企業(yè)的檔案管理工作的政策性和業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)，包括了高服務(wù)性和保密性，這對相關(guān)工作人員的素質(zhì)和技能有很強(qiáng)的要求。在構(gòu)建檔案管理團(tuán)隊過程中，必須要選擇作風(fēng)良好、政治清白、責(zé)任心較強(qiáng)的職工，是選擇檔案管理人員的基本要求。同時，因煙草企業(yè)檔案管理工作者需要一定的穩(wěn)定性，因此企業(yè)在盡量調(diào)整和變動工作團(tuán)隊，以增強(qiáng)團(tuán)隊的專業(yè)性。其次，對在職職工，企業(yè)必須要加強(qiáng)業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，如要選擇煙草企業(yè)檔案干部去當(dāng)?shù)卣芾聿块T進(jìn)行培訓(xùn)，企業(yè)必須要從資金、時間等方面都給予職工最大的支撐。最后，企業(yè)多組織一些觀摩學(xué)習(xí)的機(jī)會，一個方面多引進(jìn)一些專業(yè)的檔案管理人員和管理領(lǐng)導(dǎo)人員到企業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，另一方面要引導(dǎo)檔案管理人員到一些專業(yè)的檔案管理企業(yè)和機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)實際操作技能。只有這樣，才能幫助企業(yè)建成一支完善的檔案管理團(tuán)隊，促進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)語

總之，煙草企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)一項主要工作，對影響企業(yè)的正常運(yùn)作有積極意義。在煙草企業(yè)的實際檔案管理工作中，存在檔案管理的重要性認(rèn)知度不足、管理手段不合理、管理的團(tuán)隊不科學(xué)等問題。對此，必須要加強(qiáng)管理認(rèn)知，創(chuàng)新服務(wù)理念；建立健全的管理制度，建立健全的管理制度，完善管理；建立健全的管理制度，完善管理，以增強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理水平，推進(jìn)煙草企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

楊秀芬，湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司恩施卷煙廠，本科。