煙草企業檔案管理工作存在的問題及有效措施

摘 要：檔案管理作為煙草企業管理的重要工作，直接影響了煙草企業的政策運行和發展。隨著社會的發展和經濟水平的提高，煙草企業檔案管理的問題也開始出現，在實際工作中，煙草企業管理存在一些弊端，如工作人員更換頻繁、檔案管理者責任心不強等。本文主要分析了煙草企業檔案管理中存在的問題，并探討了提高煙草企業檔案管理水平的有效措施。

關鍵詞：煙草企業；檔案管理；問題；有效措施

隨著我國煙草行業檔案管理的各項硬件設施不斷改造和升級，傳統的檔案管理手段和內容開始轉變，電子信息檔案開始不斷應用，煙草企業檔案管理也需要不斷變革。同時，煙草行業的市場競爭壓力業在不斷加大，這對企業的各項工作提出了更高的要求，而檔案管理作為企業的一項主要工作，必須要有高效、及時、安全和健康的管理。因此，加強檔案管理水平，是當前煙草企業工作的重點。

1 煙草企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理的重要性認知度不足

檔案管理雖然是企業的一個重要組成部分，但仍然偏向于后勤保障上，企業領導甚至職工對其重要性的認知程度不足，影響了檔案管理水平。一方面，思想認知較為模糊。有些煙草企業并沒有認知到檔案管理是鞏固企業基層的主要保障，這不僅會影響檔案管理工作的正常開展，還會影響企業其他工作的開展。另一方面，對檔案管理的價值認知不足。很多煙草企業沒有意識到檔案管理在企業管理中的實用價值，認為檔案管理工作就是簡單的文件材料搜集和整理工作，忽略了檔案管理的實際價值，影響了檔案管理水平。

1.2 檔案管理的手段滯后性

當前我國煙草企業的檔案管理工作仍然比較之后，尤其是管理你手段和方法上。比如很多檔案管理工作的使用仍然是人工手工建立的，一般都是檔案工作者自行管理和歸檔檔案的案卷，大量的問卷也是有完整編目的，這樣的檔案管理手段會浪費大量的人力、物力，工作效率也很低。同時，歸檔的渠道不夠流暢，沒有形成集中統一管理歸檔的體系。受很多原因的影響，如保管不妥、歷史等問題，有些檔案還出現了斷代的問題，一些企業管理人員認為自己所保管的檔案資料問題不大，不會進行集中管理，使得一些檔案出現流失、損壞等問題。

1.3 管理的團隊不科學

在知識經濟的時代，人才是第一生產力，也是競爭的主要力量。檔案管理工作人員在煙草企業中，與其他職位相比誘惑力不大，人才流失的現象較重，管理人員的素質也良莠不齊，導致整個管理你團隊缺乏足夠的競爭力，最終影響的企業的檔案管理效果。因此，在現代經濟發展下，提高煙草企業檔案管理人員的素質，構建健全的檔案管理團隊是極為重要的。而現實很多煙草企業的檔案管理者僅僅會立卷歸檔的一些基本知識，對檔案的編目、分類、保管期限的劃分等都存在問題。

2 提高煙草企業檔案管理水平的有效措施

2.1 加強管理認知，創新服務理念

煙草企業檔案管理人員必須要意識到檔案管理的重要性，將檔案管理納入一項基礎性的工作不松懈，要定期分析、檢查和研究檔案管理的工作。同時，企業管理部門必須要主動向領導匯報檔案管理工作中存在的問題，提高自我責任感。企業管理者及領導也要加強對職工的檔案宣傳工作，建立檔案管理領導小組，定期檢查、監管檔案管理工作，定期考核下屬工作效果，完善和規范檔案管理工作。此外，檔案管理是一項服務性工作，在煙草企業檔案管理工作中，必須要加強和創新管理者的服務理念。要創新服務理念，除了要提高工作人員對檔案管理的認知水平和責任感外，還要通過加強檔案和其他部門的資料工作者建立完善的業務交流關系，加強檔案管理部門與其他部門的聯系，以提高整個企業的管理水平。

2.2 建立健全的管理制度，完善管理

煙草企業檔案管理的工作十分復雜，必須要有完善的制度加強保證。因此，在提高煙草企業檔案管理水平的過程中，必須要建立健全的檔案管理制度。比如企業必須要在檔案材料收集、整理以及歸檔上都要加強管理，對案卷的各個細則都要嚴格要求，提高檔案案卷整理的完整、科學、全面性。同時，企業必須要建立科學的檔案計算機輔助管理之地，要科學使用掃描儀、計算機等信息設備和信息技術，要把檔案資料完整的輸入到計算機和其他信息設備中，或者可以將檔案及數據資料使用圖片、文字和聲像等方式整理出來。這樣不僅有效提高檔案的管理水平，也促進煙草企業的可持續發展。

2.3 科學整理檔案資料，提高檔案質量

檔案的收集和整理是煙草企業檔案管理的基本工作，傳統的收集和整理工作都是采用人工收集，而隨著社會的不斷發展，煙草企業的檔案越來越多，也比較繁雜，人工收集已經無法滿足需求了，互聯網時代下，需要不斷借助網絡信息技術來完成。對那些不符合檔案需求的材料，或者手續不齊全的材料進行及時處理，提高檔案的完整性，增強檔案管理的水平。除了規范檔案材料的收集和整理工作外，還需要加強檔案的內部管理工作。檔案管理人員要開展載體檔案和分門別類的管理方法，以保證檔案的科學管理。同時，煙草企業要和工作人員要嚴格遵循現有的檔案管理制度開展管理，對那些逾期不還、泄密、失竊等不良行為要嚴肅處理。此外，檔案室的環境也要有一定保證，杜絕出現損壞檔案行為的出現。

2.4 加強職工培訓，構建完善的檔案管理團隊

煙草企業的檔案管理工作的政策性和業務性都很強，包括了高服務性和保密性，這對相關工作人員的素質和技能有很強的要求。在構建檔案管理團隊過程中，必須要選擇作風良好、政治清白、責任心較強的職工，是選擇檔案管理人員的基本要求。同時，因煙草企業檔案管理工作者需要一定的穩定性，因此企業在盡量調整和變動工作團隊，以增強團隊的專業性。其次，對在職職工，企業必須要加強業務和技能培訓，如要選擇煙草企業檔案干部去當地政府管理部門進行培訓，企業必須要從資金、時間等方面都給予職工最大的支撐。最后，企業多組織一些觀摩學習的機會，一個方面多引進一些專業的檔案管理人員和管理領導人員到企業進行指導，另一方面要引導檔案管理人員到一些專業的檔案管理企業和機關學習實際操作技能。只有這樣，才能幫助企業建成一支完善的檔案管理團隊，促進煙草企業檔案管理的穩定發展。

3 結語

總之，煙草企業的檔案管理工作是企業一項主要工作，對影響企業的正常運作有積極意義。在煙草企業的實際檔案管理工作中，存在檔案管理的重要性認知度不足、管理手段不合理、管理的團隊不科學等問題。對此，必須要加強管理認知，創新服務理念；建立健全的管理制度，建立健全的管理制度，完善管理；建立健全的管理制度，完善管理，以增強煙草企業檔案管理水平，推進煙草企業的可持續發展。

參考文獻

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作者簡介

楊秀芬，湖北中煙工業有限責任公司恩施卷煙廠，本科。