淺談加強檔案安全管理工作

摘 要：檔案是一個單位的重要財富，揭示了單位整體乃至員工個人的發展歷史，一單損毀或泄密，將會造成不可挽回的損失。檔案安全管理工作一直以來都是檔案工作的重點工作，檔案安全得不到保障，其他工作就無從談起，確保檔案安全，才是單位順利發展的基石。筆者從多方面淺談如何加強檔案安全管理。

關鍵詞：檔案；安全；措施

檔案管理工作是單位日常工作的一個重要組成部分，需要較強的專業性、嚴格的政策性和極高的機密性。而檔案安全管理工作更是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是所有檔案工作者必盡的義務。隨著科技的迅猛發展，如何在新形勢下做好檔案安全管理工作，是當前擺在檔案工作者面前的一項重要任務。

1 落實主體責任，強化安全意識

要從思想上為檔案管理工作設置一道坎，把安全作為一個屏障，只有有效地遏制檔案安全事故的發生，才能為單位檔案工作的發展打下堅實的基礎。

1、明確主體，落實責任。將檔案安全管理工作作為單位建設的一項重要內容來抓，不斷建立和完善檔案安全工作的管理機制，形成有效的檔案安全管理網絡格局，一把手負責、分管領導具體抓、單位全員參與，做到責任明確、落實到人，形成人人懂安全、人人抓安全、人人重安全的良好局面。

2、強化教育，增強安全意識。檔案安全事故普遍具有突發性、多變性和復雜性等特點，這就要求檔案工作者必須不斷學習檔案安全知識，提高安全意識。我們可以通過多式多樣的學習方式，加強檔案安全管理的宣傳教育工作，組織學習《檔案法》、《保密法》、《社會治安綜合治理條例》、《突發事件應急預案》等，不斷提高單位全體人員對檔案安全工作的認識，增強檔案工作者的憂慮感和責任感。

3、開展培訓，提高人員素質。檔案工作者的素質直接影響著檔案安全管理的水平，制約著檔案管理工作的創新與發展。這樣時代性的發展督促檔案工作者必須及時開展檔案工作技能培訓，緊跟時代步伐，不斷學習新技術、新方法、掌握新的技巧，用現代的、科學的管理手段來管理檔案，做到檔案安全有保障。

2 加強設施建設，保證檔案安全

完善的檔案室安全基礎設施建設，是檔案安全必備的條件。要做好檔案“八防”工作。一是防塵，檔案室要配備便攜式吸塵器，定期進行除塵工作，開窗換氣時注意防止灰塵、煙霧進入檔案室，始終保持地板、檔案架、檔案櫥柜干凈清爽。二是防火，檔案室內外嚴禁煙火，要懸掛警示牌，定點放置滅火器，定期檢查，禁止無關人員進入檔案室。三是防盜，檔案室要配備報警器、防盜網、防盜門窗，有條件的單位可以在檔案室門口安裝攝像頭，檔案工作者要確保門窗鎖好再下班。四是防潮，檔案室內設置溫度計，每天查看檔案室內濕度變化情況，尤其是在梅雨季節，一定要使濕度保持在45%--60%的范圍內，發現超標要及時采取措施除濕換氣。五是防高溫，檔案室裝設冷暖空調，根據天氣變化及時調整溫度，使室內溫度保持在14—24攝氏度范圍內。六是防光，門窗安裝防光布，防止太陽直射，嚴禁將檔案材料搬置太陽下曝曬。七是防蛀，在檔案室的角落、空置檔案架上施放殺蟲驅蟲藥物，并定期更換，確保藥物有效，切實做好室內外防蟲滅蟲工作。每隔兩個月翻動櫥架上檔案一次，查看有無蟲害檔案情況，一旦發現立即采取措施撲滅蟲害，防止蔓延。八是防腐，經常通風換氣，保持檔案室空氣清新，嚴禁有害氣體、物品進入檔案室，定期施放、更換防腐藥物，凈化檔案室周圍環境，保持檔案室內清潔。

3 完善各類制度，鞏固安全措施

（一）落實檔案實體安全管理責任制度。

制定落實檔案安全管理各項制度，檔案室實行專人專管，庫房鑰匙一律不得轉借，嚴禁無關人員進入檔案室。以檔案安全為首要任務，建立檔案出入庫登記交接制度。嚴防機密資料、各類檔案的丟失、泄密。

（二）落實檔案室安全檢查制度。

做好檔案室“八防”工作。確保室內各種器材設備、藥物常年完好有效，檔案工作人員要定期檢查，做好檢查記錄，假期、節日特別加強看護，確保安全。

（三）落實檔案實體清點和報告制度。

對接收進入檔案室的各種檔案進行整理、造冊，按順序排列。每年對室內檔案進行清點、核實，并做好記錄。若發生重大安全責任事故，必須在發現情況的第一時間向單位領導和上級部門報告。

4 加強網絡管理，注重電子文檔防線

隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化建設也在不斷提高，為檔案建設帶來了新的機遇和挑戰，同時對檔案安全管理工作也提出了更高的要求。單位領導應該認識到檔案安全管理的重要性和迫切性，檔案工作者也應把檔案安全作為檔案工作的生命線，針對電子檔案，選派專人管理檔案網絡系統，在電腦上安裝防火墻、防毒軟件，設置開機登陸密碼、檔案系統登陸密碼，建立檔案備份與恢復系統，確保網絡系統安全。作為檔案工作者還必須要掌握新的知識，運用科學手段，加強檔案安全管理，確保檔案信息不丟失、不泄密。

參考文獻

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作者簡介

吳娟，女，漢族，江蘇，常熟市建筑管理處，助理館員。