新時(shí)期我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

黃艾君

摘 要：高校檔案是高校從事各項(xiàng)活動(dòng)、開展各項(xiàng)工作所必不可少的材料，不僅反映了學(xué)校發(fā)展的整體情況，也決定了學(xué)校未來的發(fā)展方向。在具體工作中，一些高校檔案管理的意識(shí)薄弱、方法不夠先進(jìn)、管理人員素質(zhì)較低，面對這些問題，探索如何創(chuàng)新高校檔案管理，對于提高學(xué)校整體實(shí)力、教學(xué)科研水平具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理

1 引言

隨著國家對于高等教育越來越重視，高校的檔案管理也變得越來越重要。一般來說，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、 科研、 管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、 學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)等形式的歷史記錄。高校檔案既面對學(xué)生，同時(shí)也面對教師，教學(xué)和管理都是檔案應(yīng)當(dāng)涉及的內(nèi)容，也是高校從事各項(xiàng)活動(dòng)、開展各項(xiàng)工作所必不可少的材料。高校檔案真實(shí)的記錄了高校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展，無論是是對于校史研究，還是對于發(fā)展教育事業(yè)，均有非常重大的幫助。同時(shí)，高校檔案管理也是高校管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅反映了學(xué)校發(fā)展的整體情況，也決定了學(xué)校未來的發(fā)展方向，因此，創(chuàng)新高校檔案管理，對于提高學(xué)校整體實(shí)力、教學(xué)科研水平具有重要意義。

2 我國高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）高校檔案管理的意識(shí)薄弱

由于受到較為傳統(tǒng)的管理方式的影響，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理與其他的學(xué)校活動(dòng)關(guān)系不密切，學(xué)校的主要工作在于教學(xué)和科研，因此，并沒有引起足夠的重視。甚至只是在口頭上比較重視檔案工作，但是在實(shí)際工作中并沒有落實(shí)。一些檔案管理工作人員認(rèn)為檔案材料與其他部門的工作沒有關(guān)系，將材料據(jù)為己有，或者由于工作原因，并未及時(shí)歸檔，導(dǎo)致能夠反映學(xué)校教學(xué)等情況的材料缺失，一旦需要使用，無法查找。總之，由于管理人員和工作人員的意識(shí)薄弱，導(dǎo)致高校檔案管理不夠正規(guī)。

（二）高校檔案管理方法不夠先進(jìn)

隨著高校之間競爭愈演愈烈，辦學(xué)資源也變得越來越緊張。高校更愿意將資金投入在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目之中，例如建設(shè)新校區(qū)、建設(shè)師資隊(duì)伍等等，在無形中就導(dǎo)致了高校檔案管理的現(xiàn)代化水平跟不上學(xué)校發(fā)展的需要，很難為學(xué)校提供良好的服務(wù)，這也是限制高校檔案發(fā)展的重要原因之一。很多高校在檔案管理的過程中仍然采用較為傳統(tǒng)的做法，沒有利用電子技術(shù)統(tǒng)籌管理規(guī)劃，一旦出現(xiàn)材料的遺失，難以查找，由于缺少數(shù)據(jù)化的分析，難以從檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中的問題。

（三）高校檔案管理人員素質(zhì)較低

在一些高校，從事檔案管理的工作人員并沒有對檔案進(jìn)行較為專業(yè)的學(xué)習(xí)，也就是所謂的“半路出家”，很多高校甚至只是將無法從事科研和教學(xué)的人員安排管理檔案，認(rèn)為檔案管理只是將這些材料看管好，更不用說聘請專業(yè)的人員進(jìn)行管理，高校檔案管理人員素質(zhì)的參差不齊導(dǎo)致了管理效率較低，檔案材料的使用也僅限于數(shù)據(jù)的記錄，而開發(fā)和利用難以落實(shí)。

3 我國高校檔案管理中的對策與建議

（一）增強(qiáng)高校檔案管理的意識(shí)

改被動(dòng)為主動(dòng)，增強(qiáng)高校管理人員對于檔案工作的重視。只有真正意識(shí)到檔案管理對于高校的指導(dǎo)作用，才能夠調(diào)動(dòng)基層管理人員的積極性，采取切實(shí)有效的措施，盡快加強(qiáng)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)、人才建設(shè)、技術(shù)建設(shè)，從各個(gè)方面多管齊下，提升檔案管理水平。利用創(chuàng)新的理念管理高校檔案，從以藏為主變?yōu)楹侠砝茫訌?qiáng)對于檔案的開發(fā)，每一個(gè)年度對檔案進(jìn)行檢查、數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)過程中出現(xiàn)的漏洞，彌補(bǔ)各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的不足。完善檔案管理的制度建設(shè)，為工作人員的實(shí)際工作提供制度上的保障。

（二）引進(jìn)更加科學(xué)的檔案管理方法

隨著信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的高校檔案管理方法已經(jīng)難以滿足學(xué)校發(fā)展的需要和社會(huì)的需求，為了更好的服務(wù)與高校教學(xué)、科研建設(shè)，高校應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)并普及更先進(jìn)的檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案更注重手工操作，而如今的電子檔案，更需要對計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握，聲像技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得檔案工作不斷發(fā)展變化，走向了現(xiàn)代化，各個(gè)高校要把先機(jī)的技術(shù)手段通入工作當(dāng)中，改變長期以來的管理模式，加強(qiáng)對工作人員的要求，為學(xué)校的建設(shè)服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

如果不深入了解檔案知識(shí)、同時(shí)對先進(jìn)的檔案管理方法也不熟知，空談提升高校的檔案管理，真正的管理水平始終難以真正提升。因此，要加強(qiáng)對于管理人員的定期培訓(xùn)，研究新時(shí)期檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，提升工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和工作能力，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。除此之外，引進(jìn)競爭機(jī)制，鼓勵(lì)工作人員不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，完善終身教育體系，不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)。

4 結(jié)語

在新時(shí)期信息化時(shí)代的影響下，高校檔案工作不僅要轉(zhuǎn)變思想，重視創(chuàng)新和材料的開發(fā)利用，更要學(xué)習(xí)新技術(shù)，利用電子手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理，從這些數(shù)據(jù)的變化體現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)、科研等成果和不足之處，使檔案管理更好的服務(wù)于高校建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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