科技檔案管理信息化工作淺析

范曉蓮

摘 要：科技檔案管理的信息化建設是現代檔案管理發展的主要趨勢，要求企業的檔案管理人員具備職業創新意識，采用現代化的信息技術參與檔案工作的管理和提升，構建企業的信息網絡，為檔案的數字化創造良好的技術條件。科技類的檔案信息對于企業的信息化建設具有重要作用，是企業建設和發展的重要環節，需要在系統化的工程建設中方完善企業的信息化建設。

關鍵詞：科技檔案管理；信息化建設；研究分析

面對現代化信息技術的快速發展，對企業的科技檔案管理帶來諸多沖擊與挑戰，該管理工作不再局限于原有資料的保存，而是依靠現代化的信息技術，采用信息網絡化以及計算機技術的操作平臺，綜合提高企業的運營能力。所以，信息化的科技檔案管理是促進企業發展，符合時代潮流的新型管理方式，需要檔案管理人員提升創新意識，運用信息化技術推動科技檔案管理工作，實現檔案管理的數字化與信息共享。

1 檔案管理信息化的實質內涵

檔案管理的信息化主要立足于現代信息技術，對檔案信息資源實行處置，管理的現代化服務。檔案管理的信息化在我國并沒有廣泛推廣，具體的信息化工作缺乏必要的實施細則，部分單位甚至簡單的將檔案資料的數字化定義為檔案管理的信息化，錯誤的理論認知導致科技檔案管理的信息化難以具體實施。

1、信息化的檔案資源

科技檔案的信息化管理最具代表性的措施就是檔案資源的信息化。主要通過信息系統以及計算機技術實現檔案資源的合理配置以及資源信息的社會共享。目前信息化已經成為開展檔案管理工作的必要技術支撐，資源的信息化主要包括檔案信息的資源建設以及檔案的基礎平臺建設，通過網絡化的信息手段建立標準化的內容數據庫，在檔案網絡的建設以及管理系統的開發中實現檔案信息分享的網絡化。

2、現代化的保護方式

常規的現代化檔案保護主要包括檔案庫房，基礎設備，檔案載體的現代化保護。但是隨著信息化技術的迅速發展導致新型儲存介質的不斷研發，比如說機讀檔案，電子檔案以及聲像檔案，這些新型的檔案信息儲存方式具有不同的形式，包括光碟，磁盤。這些現代化新型科技下的儲存產物在介質形成，儲存方式，實際操作都具備不同的特性。所以，新型的現代化信息處理方式將會成為今后的研究重點，在最大限度內提升科技檔案信息內容的安全性與完整性。

3、現代化的管理手段

科技檔案的信息管理主要包括理論手段以及技術手段，而現代化的管理手段主要是基于現代化的管理理論與實際檔案管理經驗的結合，在實踐的總結與發展中形成完整的科技檔案信息化管理機制。充分融合當代先進的技術設備，操作手段和技術手段參與科技檔案信息的專業化，自動化。

4、標準化的檔案管理

檔案管理的標準化也是現代化信息管理的重要操作標準之一。檔案管理的標準化必須建立在先進的技術手段，謹慎的分工以及嚴密的團隊協作之中，通過建立嚴格的操作管理制度實現各部門之間的緊密配合，提升檔案管理的工作效率。在現代化的信息時代，保證信息的及時共享與網絡通暢需要在統一的標準流程之下，數據的交換，信息的共享，平臺的連接都需要制定檔案管理的規章條例，在現代化的檔案管理標準中保證各項管理工作的有效實現。

2 科技檔案在企業信息建設中的重要作用

檔案具備再現歷史，知識文化，社會政治等不同特性，可將其簡單的稱為檔案室再現歷史原貌的原始文獻。科技檔案主要是指在自然科學研究，生產技術中產生的圖標，文字等科技類的信息資料。科技檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，在企業的現代化建設與發展中占據重要作用，具有非常高的經濟價值。

對于一個參與激烈市場競爭的企業來說，該企業的科技研發能力是其市場競爭力的主要衡量指標。對于眾多的新研發成果難以從零開始，大多采用借鑒，吸收的方式形成二次創造，發揮科學技術是生產力的重要理論，幫助企業在建設與發展的過程中產生不錯的經濟效益。而在新技術的革新時代，有計算機通信技術所產生的信息資源已經成為人類生存與發展的重要條件，所以推動科技檔案的信息化管理以及成為適應時代發展的必要方式。

科技的信息化在于依據企業的實際情況，在科技信息的檔案管理中全面采用現代化的信息管理方式，通過實現科技信息的數字化以及網絡化建立檔案的信息接收，儲存，傳遞的一體化需求。由于傳統的科技檔案管理方式在反復的查閱中，會導致信息資源獲得一定程度的損失與破壞，不利于科技檔案信息的長期保存，造成檔案管理與收集的障礙，而采用現代化的信息管理手段，依托快速發展的計算機網絡技術就能夠很好的彌補這一缺陷，實現科技檔案管理的有效性提升。

3 在系統化的工程建設中促進科技的信息化管理

企業通常會通過建立科技信息管理部門的方式提升企業的管理水平，促進該企業的運營標準。主要在日常的管理工作中制定科技發展規劃以及項目成果的管理工作，通過各部門之間的協調工作建立科技管理系統，在全體職員的共同參與中實現企業科技檔案管理的信息化系統建設。

企業的科技管理系統主要服務于各級科技管理部門，在集約化的數據管理以及計算機網絡化操作中，促進企業各級管理階層之間的信息共享，實現科技工作的統一統籌。經過企業的日常管理運營發展，推動企業科技檔案信息化管理的核心是高端技術人才，因為現代化的信息管理方式與傳統的紙質檔案管理之間存在較大差異，需要管理人員具備相應的科技管理能力，建立正確的信息化檔案管理方向，保證在最大限度內幫助企業滿足對科技檔案的信息需要。

科技檔案的信息管理工作不能僅僅依靠幾個計算機技術人員，需要在長遠而全面的信息化工作中建立完整的操作方案，在全體企業職員的配合以及企業的管理人員的統一管理中保證工作的順利開展，形成以科技信息管理部門為核心的操作運營方式。除此之外，科技檔案的信息化管理只是檔案管理的一個分支，但是在科技檔案的管理工作中占據重要的工作份量。一方面因為科技是現代社會獲得長遠發展的必要技術動力，另一方面科技檔案的信息管理為企業的長遠發展創造力必要的條件與基礎，提供了更方面快捷的科技檔案提取需要。

在科技檔案的信息化管理中依舊存在諸多挑戰，，比如說檔案管理工作的基礎條件薄弱，推廣的力度不夠強大，陳舊的管理模式以及落后的硬件設施都在制約著科技檔案信息化管理。具體而言，目前事業單位的檔案管理工作的主要困境在于卷宗紙質不幸，缺乏必要的檔案檢索工具，不規范的操作方式認為的加大了檔案管理的工作難度。而且隨著經濟條件的快速發展，各種新事物的層出不窮都在沖擊著傳統工作模式，但是部分企業依舊采用呆板的管理方式，嚴重落后于科技快速發展的現實條件，需要在科技檔案信息現代化建設中尋求突破以促進企業發展。

4 結束語

科技檔案的信息化管理是現代化科學技術發展的必然產物，既是適應時代發展的實際需求也是促進企業獲得長遠發展的管理趨勢。科技信息的有效管理是幫助企業獲得信息資源及時共享，實現各級部門之間上傳下達的必要操作手段，對企業的生存發展具有重要的現實意義，需要立足于現代化的信息操作手段建立完整了科技檔案系統，實現企業經濟的快速飛躍。但是在實際的企業管理中，陳舊的管理方式，不利的科技操作條件依舊制約著新型方式的推廣，需要依舊現實獲得及時的解決方案。

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