高校機構知識庫建設的必要性和可行性分析——以河南農業大學為例

陳國秀,郝曉峰,吳文江

(河南農業大學,河南 鄭州 450002)

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高校機構知識庫建設的必要性和可行性分析——以河南農業大學為例

陳國秀,郝曉峰,吳文江

(河南農業大學,河南 鄭州 450002)

關鍵詞:機構知識庫;必要性;可行性;高校

摘 要:文章以河南農業大學為例,從正式出版物、非正式出版物和高校其他學術文獻資源等方面,對高校學術文獻資源的產出情況進行分析,勾勒出高校學術文獻的產出全貌,從6個方面闡述了高校建立機構知識庫的意義所在,并從理論研究、技術條件、法律和政策條件等3個方面對其可行性進行了充分論述。

1 國際國內發展形勢

1.1 國際發展形勢

機構知識庫,即Institutional Repository,簡稱IR,它是基于開放存取理念,收集、存放由某個或多個學術機構所創造的、可供機構內外用戶共享的學術文獻數據庫。OpenDOAR是目前國際上最權威的開放獲取機構資源庫目錄檢索系統,由英國的諾丁漢大學和瑞典的倫德大學圖書館共同創建。該系統的統計結果餅圖[1](見圖1)可以很好地告訴我們最新的世界各國機構知識庫建設狀況(數據截至2015 年6月18日)。其中中國(含港澳地區)機構知識庫數量為40個。

1.2 國內發展形勢

近幾年國內的機構知識庫建設實踐大致可分為兩大系統:以中科院為首的科研院所系統和以教育部中國高等教育文獻保障系統(CALIS)牽頭的高校系統。目前,中科院的機構知識庫網格[2]已集成了中科院96個研究所的數據,從有關數據匯總可以看出(見表1),該網格已取得了非常好的效果,不愧為國內機構知識庫建設的典范。

由CALIS牽頭的高校機構知識庫[3]的建設和發展不能令人樂觀。從網站統計數據可知,目前在該平臺登記的高校有34個,但能夠正常訪問的卻為數不多。

2 高校學術資源產出狀況分析

2.1 正式出版物

高校的正式出版物,是由本校所有師生員工通過正規渠道公開出版發行的文獻類型,一般包括期刊論文、會議論文、專利、成果、著作等。這部分學術資源的量化統計并不難,一般通過對幾個有代表性的大型文獻數據庫實施檢索便可獲得。例如:以河南農業大學為關鍵詞,對中國知網CNKI資源總庫中的期刊資源庫實施檢索,就可以得出河南農業大學自1985年以來在CNKI一個數據庫里的期刊論文累計數量(檢索結果為24,244條)。

筆者用同樣的方法對Web of Science的檢索結果是1,429篇,這是該校自2003年以來在《科學引文索引》數據庫中的論文積累。同時又以同樣的方法對CNKI的專利庫檢索,最終得到河南農業大學的專利成果數量為874條,作為第一完成單位的成果有394條。

遺憾的是,對于公開出版的著作或圖書,由于每本著作中并沒有著者單位的標識信息,數據庫中目前沒辦法按單位進行統計。所以,這部分資源數量暫時無法通過這一途徑獲取。

將以上各項結果相加,即可得出河南農業大學截至2015年6月18日所產生的正式出版物(圖書除外)總量(共26,941篇)。當然,由于每個數據庫都有收錄范圍的局限,這些數字只是該校產生的正式出版物的一個近似值,在此僅作分析參考。

2.2 非正式出版物

非正式出版物是一個廣義概念,即指正式出版物之外的所有學術文獻類型,包括學位論文、實習報告、開題報告、科研總結、結題報告、課件、教案、學術講座、調查報告、實驗數據、創新性作業等,內容豐富。

2.2.1 學生學術文獻產出分析。根據學校每年畢業學生的數量,大致可以推算出每年由本科生和研究生產生的畢業論文的數量。對于研究生的學位論文,高校一般都比較重視,會采取各自不同的呈繳制度,保證這類文獻被全面地收藏。比如河南農業大學,其自建數據庫可以統計到本校自2000年以來的學位論文篇數。對于本科生的畢業論文,各個學校的收藏情況則不盡相同。有些學校收藏部分優秀本科生畢業論文,而大多數學校則不做收藏,一方面是因為本科生論文學術價值相對較低,收藏意義不大；另一方面是受到學校物理空間或數字存儲容量的局限。然而,每年每所高校都有成千上萬的本科生畢業(河南農大約有8,000名),如果這些論文中有1％是有價值的,那么,學校每年將會有近千篇學術資源被丟掉。

2.2.2 教師科研和教學文檔產出分析。每所高校都有一支非常強大的教師人才隊伍,其中不乏國家級、省部級、校級人才,同時還有各級骨干教師、研究人員,他們主持和參與的各級各類科研課題、教研課題不計其數,每一個項目,從申報到審批,會產生大量的技術和專題文檔。一個項目從立項到完成,會產生諸如申報材料、計劃書、中期考核材料、完成后的結題報告、成果申請鑒定材料等,這一系列科研文檔中都飽含著申報者的智慧和觀點,閃耀著研究者的思想光華,無論對于項目的后續研發,還是成果的歷史評價,都具有非常重要的參考價值,是難得的歷史檔案。高校教師所教授的每一門課程,都要進行精心地組織,認真地備課,其中凝結了許多老師的心血和智慧。為此,可以說,每一位老師都是一個知識加工廠,他們每天都在生產著諸如課程PPT、教案、教學計劃、參考資料,還有學術報告、講座講稿、教學視頻等教學知識文檔。

2.2.3 高校其他學術文獻資源?高校其他學術文獻資源大致有以下幾種:①校友的作品及贈品?大多高校都有著悠久的辦學歷史,在其辦學過程中培養和造就了無數的優秀學子,他們分布在全國乃至世界各地?這些校友把母校作為精神家園,常常以自己在工作和生活中的知識作品和出版物回贈母校?這些收藏不僅凝聚著捐贈者的心血和智慧,而且攜帶著社會發展的痕跡,是非常難得的寶貴資料?它們雖然像寶貝一樣被收藏在專柜里,但卻難以走進讀者,與人分享,成為沒有生命的“死書”?而且這類收藏在圖書館里也少有可持續的保存機制和措施,存在著嚴重的安全隱患,是機構知識庫不可忽略的潛在資源?②校史資料?校史資料雖然由校史館收藏和保存,但若能被數字化處理后,在機構知識庫中與廣大師生和校友隨時分享和交流,可以激勵學生們的愛校熱情,弘揚學校的文化?③非教學人員的學術文獻?高校中的教輔?行政管理人員和服務人員,都有著自己的專業特長,他們在各自的工作崗位上創造出了許多優秀的作品和學術產品。比如河南農業大學圖書館,每年都會產生數十篇的學術論文?論著及科研成果等,將這些學術資源收集起來,納入機構知識庫進行統一管理,既便于交流和傳播,又實現了可持續保存?

3 高校建立機構知識庫的必要性和意義

3.1 必要性

高校建立機構知識庫,是由高校投入人力和物力,為本校師生建立一個開放的數字資源保存和共享平臺,無論教師或學生都能將自己的數字文檔存儲在其中,并能實現方便的管理和再利用。這是學校以數字化方式實現對本校的智力資源和財富的長期、可持續保存和管理的最基本措施,是高校信息化建設的重要步驟,是數字化校園建設的重要內容,也是學校作為機構主體不可推卸的責任和義務。

3.2 意義

高校建立機構知識庫的意義有:第一,建立機構知識庫能夠從一個機構的整體角度來反映機構內的智力資源,確保機構的研究成果從整體上被廣泛傳播和長期保存。學校可以此為依托,實現教學、科研、圖書、檔案、人事等系統的互通和融合,實現數據高度共享,輕松實現高校對本機構智力資源的實時掌握和管控。第二,建立機構知識庫不僅能夠節省教師和學生為保存這些資源所投入的費用,還能節省資源再利用時需要重新查找所花費的寶貴時間和精力,大大提高了師生的工作和學習效率。第三,通過機構知識庫建立的開放存取機制,可以最快的速度展示科研人員的研究成果,保證了成果的優先性,避免了傳統期刊發表論文的時效應。第四,建立機構知識庫可以方便地實現與國際國內同行的對話,以最快的速度了解同行的研究進展,共享同行的研究成果,從而減少了科研立項的盲目性,加快了科學研究的進程。第五,建立機構知識庫可將學校置于國際開放獲取社區環境中,增加了學校在研究社區內外的可見度,提高了學校的國際聲譽。第六,建立機構知識庫是以實際行動參與開放獲取運動,可以推進科研成果傳播模式的轉變,使其逐漸實現開放出版,打破商業期刊的壟斷局面。

4 高校建設機構知識庫的可行性分析

4.1 理論研究

國際上關于機構知識庫的理論研究始于2002 年[4]。中國學術界自2003年以來就開始關注和支持開放存取運動和機構知識庫的發展[5]。筆者于2015 年6月19日對CNKI期刊數據庫的開放存取研究論文進行調查,結果如圖2所示。

圖2　機構知識庫研究論文數量分布圖

從圖2可以看出,國內關于開放存取和機構知識庫的研究自2004年開始,相關論文總數為1,822篇,其數量呈現出連年增長的趨勢,到2013年以來達到了高峰。說明國內有關這一主題的相關研究持續趨熱。

武漢大學邱均平教授認為[6]:“機構知識庫的研究在2005年以前就有了較為成熟的被學者廣泛認可的理論研究成果,有關學者認為機構知識庫在開放式存取、學術出版、圖書館建設、學術交流等方面有重要作用。”

4.2 技術條件

機構知識庫的建設需要一定的軟件和硬件條件的支持。包括平臺軟件的開發,數據格式和標準的制定,相關技術問題的解決辦法等。現今國際國內的機構知識庫建設實踐探索已有十多年的歷史,已給我們積累了大量的相關技術標準和實踐經驗,各種軟件平臺都本著開放獲取的原則向所有用戶開放源代碼,為機構知識庫建設提供了非常有利的技術支持。我國國內有中國社會科學院開發的Space和CALIS機構知識庫本地系統,兩者均免費供國內成員館使用,并提供技術支持與服務。

4.3 法律和政策條件

國際國內的開放獲取運動一直在為機構知識庫尋求更多更廣泛的法律支持和政策保護。國際上, 從2002年的《布達佩斯先導計劃》,到2003年的《柏林宣言》,再到2010年在北京召開的第八屆開放獲取國際會議,直至2014年在北京召開的全球研究理事會峰會,通過《開放獲取行動計劃》,要求推動實現全球公共資助科研項目學術論文的開放獲取……這些都充分體現了國際社會對開放獲取的支持和重視。近年來,世界各國都相繼出臺了針對教育機構的、科研管理與資助機構的、高校的等不同領域關于開放獲取的政策[7]。

我國政府不僅積極倡導開放獲取的理念,而且積極參與國際開放獲取運動,相關開放獲取的國際會議多次在國內召開,不僅表明了我國政府對開放獲取運動的積極態度和立場,也體現了政府對其支持的決心和信心。特別是2014年5月26—28日在北京召開的全球研究理事會2014年峰會,更彰顯了新一屆中國政府對開放獲取發展的立場和信念。

2014年5月15日,中國科學院和國家自然基金委分別發布了《中國科學院關于公共資助科研項目發表的論文實行開放獲取的政策聲明》和《國家自然科學基金委員會關于受資助項目科研論文實行開放獲取的政策聲明》,要求得到公共資助的科研論文在發表后把論文最終審定稿存儲到相應的知識庫中,在發表后12個月內實行開放獲取。

5 高校建設機構知識庫的難點與建議

5.1 國內高校機構知識庫建設發展不利的表現

5.1.1 建設緩慢。雖然許多院校或圖書館領導在會議上或公共場合在談到開放獲取運動時,都表現出了很高的熱情或愿望,但都沒能很好地落實到行動上。

5.1.2 內容空洞。即使有些已經建成的機構庫,也存在著有框架無內容,或內容單一的現象,大多數只有學位論文、期刊論文等公開出版物,其他非正式出版物的內容類型非常少。

5.1.3 開放程度不夠。在CALIS高校機構知識庫網站登記的列表中,多數鏈接都無法打開。筆者分析,主要原因是采用校園網IP,受校園IP網訪問限制,只能在本機構范圍內實現交流,沒有真正體現開放獲取的原則。

5.1.4 生命力低下,可持續性差。某些機構知識庫建成運行不久,便銷聲匿跡,甚至變成了死鏈；有些數據庫長期得不到更新,或永遠處于“正在建設中”,結果變成了實際意義上的“爛尾樓”。

5.2 對國內高校機構知識庫建設實踐的幾點建議

5.2.1 認清主體,擺正位置,將機構知識庫建設納入高校主體意志。長期以來,高校機構知識庫的研究和實踐都局限在圖書館界,而圖書館在高校只是一個處級單位,其意圖并不能完全代表一所高校的整體意志。高校機構知識庫建設主體應是高校本身,所以,一定要抓住學校這個主體,取得學校主要領導,特別是校長的認同和支持,并尋求將機構知識庫建設納入學校的整體意志,從學校整體部署和謀劃,為后續工作開展打好基礎。

5.2.2 打破常規,跳出圈子,取得廣泛共識。盡管國際國內的開放獲取運動和各種推廣宣傳近幾年來搞得如火如荼,但似乎都是圖書館界的自娛自樂。其他相關領域如科技界和教育界,對此似乎是隔岸觀火,并不十分重視。要想真正推動高校機構知識庫建設,就必須要跳出圖書館的范圍,發動科技界和教育界積極參與,讓科技工作者和教育工作者,特別是高校的主體責任者(校長或校領導)及廣大師生充分認識和理解開放獲取的理念,了解國際國內的發展趨勢,從而使圖書館、科教工作者、教育工作者及學生,形成統一認識,共謀發展。

5.2.3 建立人力、財力、物力的獨立保障機制。爭取在學校成立專門的機構,有獨立經費作保障,集中全校的專業技術力量,開展技術攻關和硬件維護,保證平臺的正常運行,不斷開發新功能,使平臺發揮更多更好的作用,讓用戶得到更多的實惠。

5.2.4 建立多部門協調機制,保證數據的順利采集。必須建立全校性的統一協調機制,爭取相關部門包括科研處、教務處、圖書館、財務處、人事處以及各院、部等部門的支持和參與,為數據采集創造一個良性的環境和條件。

5.2.5 走群眾路線,發動群眾參與建設。采取各種手段,廣泛宣傳開放獲取的理念和相關政策,使其深入人心,爭取廣大師生等用戶的理解和支持,打消他們的思想顧慮,使其自覺地提交數據,真正建立起良好的數據提交和采集渠道。

高校建設機構知識庫已成為圖情界的共識,但要突破建設瓶頸,取得良好效果,還需得到學校主體和廣大教師及科研人員的理解與支持。

參考文獻:

[1] OpenDOAR. Proportion of Repositories by Country Worldwide[EB/OL].[2015-06-18].http: //www.opendoar.org/onechart-legacy.php? cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=&rSof tWareName=&search=&groupby=c.cCountry&o rderby=Tally％20DESC&charttype=pie&width =600&height=300&caption=Proportion％20of ％20Repositories％20by％20Country％20-％20Worl dwide.

[2] 中國科學院.機構知識庫服務網格首頁:匯總數據[EB/OL].[2015-06-18].http://www.irgrid.ac. cn.

[3] 北京大學圖書館.CALIS高校機構知識庫首頁:數據動態[EB/OL].[2015-06-18].http://ir. calis.edu.cn.

[4] 何琳. 我國發展機構知識庫的必要性和可行性分析[J].現代情報,2008(2):38-40.

[5] 于新國.我國開放獲取的發展歷程與實踐[J].科技文獻信息管理,2015(1):17-23.

[6] 邱均平,祖旋,郭麗琳,等.機構知識庫的研究現狀及其發展趨勢的可視化分析[J].情報理論與實踐,2015(1):12-17.

[7] 中國科學院國家科學圖書館.中國開放獲取信息門戶首頁:最新動態[EB/OL].[2015-06-18]. http://www.open-access.net.cn .

(編校:馬懷云)

作者簡介:陳國秀(1961— ),河南農業大學圖書館研究館員;郝曉峰(1970— ),河南農業大學圖書館館員;吳文江(1985— ),河南農業大學食品學院助教。

收稿日期:2015 - 12 - 03

中圖分類號:G250.74

文獻標識碼:A

文章編號:1003 - 1588 ( 2016 ) 01 - 0032- 04