窺探人力資源檔案信息化建設(shè)的有效路徑

張利華

摘要：當(dāng)前每個企業(yè)在對人力資源進(jìn)行管理時都要開展規(guī)范的人力資源檔案信息化建設(shè)活動，因為這樣可以提升企業(yè)人力資源整體的管理能力和水準(zhǔn)，還可以強化企業(yè)內(nèi)部的核心競爭力。本文針對檔案信息化管理的實際發(fā)展情況，論述了企業(yè)建設(shè)人力資源檔案信息化的必要性，同時還梳理了人力資源管理與信息化建設(shè)之間的關(guān)聯(lián)，通過分析人力資源檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，提出了優(yōu)化措施，皆是為了提升企業(yè)人力資源管理的整體水準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案；信息化；措施

中圖分類號：F272.92；G27 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）003-000-01

一、人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）和傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式相比較，人力資源信息化建設(shè)過程是一個全新的改革過程。人力資源信息化建設(shè)并不是一朝一夕可以完成的，在經(jīng)歷很長一段過程，投入大量精力后才能成功。通過人力資源信息化的建設(shè)不但可以減輕工作人員的工作壓力，還能夠合理解決繁瑣數(shù)據(jù)帶來的問題，在一定程度上將工作效率和水平提升。

（二）以往的人力資源檔案管理不能和其他管理體系有效結(jié)合，而通過人力資源信息化建設(shè)可以促進(jìn)檔案管理與其他管理體系之間的有效連接，為其提供良好的信息資源，從而有效實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。

（三）隨著城市信息化建設(shè)的快速發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)在開展人力資源管理工作時主要以節(jié)省資源、加快速度、避免錯誤出現(xiàn)等標(biāo)準(zhǔn)實施，而且在開展人力資源管理工作時會有多方面的問題出現(xiàn)。人力資源信息化的建設(shè)不僅可以達(dá)成各項標(biāo)準(zhǔn)，還可以妥善解決各種問題，在一定程度上提升了管理的水平，將人力資源檔案管理向著更加科學(xué)規(guī)范的方向推進(jìn)。此外，工作量的有效減少在一定程度上滿足了工作人員的需求，更好的帶動了員工的工作熱情。

二、論述人力資源管理系統(tǒng)與其信息化建設(shè)之間的關(guān)聯(lián)

人力資源管理系統(tǒng)在開展各項人力資源管理活動的過程中創(chuàng)造了全新的人力資源檔案資料，這就證實了人力資源管理系統(tǒng)與信息化建設(shè)之間有著不可分割的關(guān)聯(lián)，兩者之間互相促進(jìn)。企業(yè)人力資源管理工作的水平高低直接取決于管理系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。人力資源檔案是人力資源管理中重要的組成部分，不僅承載著員工基礎(chǔ)信息，更是人力資源管理信息系統(tǒng)中各模塊關(guān)鍵的信息源，能夠保證其管理系統(tǒng)研發(fā)和利用的有效性。對人力資源檔案信息進(jìn)行合理有效的利用，能夠保證不出現(xiàn)反復(fù)重工的現(xiàn)象，從根本上節(jié)省了企業(yè)資源的浪費，有效保障了工作效率的提升。

三、建設(shè)人力資源檔案信息化過程中存在的問題

（一）沒有清楚認(rèn)識檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化之間的差異。檔案管理信息化顧名思義就是采用科學(xué)的信息技術(shù)，專業(yè)的信息人才對檔案信息進(jìn)行管理。檔案信息化建設(shè)需要一定的時間，在檔案信息化在發(fā)展過程中離不開員工和計算機技術(shù)的支持。可是目前還有多數(shù)企業(yè)沒有清楚認(rèn)識到檔案信息化并不是檔案資料的數(shù)字化這一事件，兩者之間有著很大程度的不同，數(shù)字化是包含在信息化中的一小部分。

（二）檔案信息化建設(shè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際的發(fā)展?fàn)顩r。建設(shè)檔案信息化時要充分參照企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行，因為檔案管理信息化不能為企業(yè)帶去直接的經(jīng)濟(jì)利益，帶去的大多是社會效益。所以在建設(shè)檔案信息化時不能只重視眼前的利益，要做出長遠(yuǎn)考慮。檔案信息化建設(shè)不僅可以提升檔案管理的工作效率，還能夠為企業(yè)節(jié)約成本。檔案資料和數(shù)據(jù)的管理是一項復(fù)雜繁瑣的工作，新時期背景下在開展企業(yè)檔案信息管理時采用全新的信息技術(shù)和手段是必然的，這樣可以更好的保證檔案管理的規(guī)范性，更好的服務(wù)于社會大眾。

（三）隨著我國社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也要跟隨其腳步不斷創(chuàng)新和發(fā)展。可是，我國大部分企業(yè)在開展檔案管理工作時依然使用傳統(tǒng)的管理方式，直接影響了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此企業(yè)應(yīng)采用有效的措施對現(xiàn)有的檔案管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，建立一整套規(guī)范有效的檔案管理制度。

四、推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)措施

（一）健全完善人力資源檔案信息化機制的建設(shè)，推進(jìn)其發(fā)展速度。如果企業(yè)使用傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式開展工作，務(wù)必會增加工作人員的工作量，影響工作效率的提升。所以，管理人員應(yīng)改變現(xiàn)有的管理模式，明確人力資源管理機制和檔案信息化建設(shè)之間正確的關(guān)系，推進(jìn)人力資源管理每個部門和崗位的團(tuán)結(jié)合作和資源共享。此外，還應(yīng)建設(shè)人力資源檔案信息化的規(guī)劃方案，建設(shè)以信息化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化為核心的管理體系。在進(jìn)行人力資源檔案信息的錄入時要按照國建相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)采用統(tǒng)一代碼進(jìn)行，企業(yè)為了保證目錄輸入更加規(guī)范合理，應(yīng)采用人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)形式下信息的儲存和錄入形式進(jìn)行，從而達(dá)到人力資源管理系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)形式下可以共存和共享的目的，實現(xiàn)人力資源各個部分和崗位之間合理的整合與合作，促進(jìn)信息化建設(shè)的順利開展。

（二）不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建設(shè)合理的人力資源檔案信息化。在梳理人力資源管理體系的同時，企業(yè)還應(yīng)該和軟件供應(yīng)商以及相關(guān)管理單位之間建立良好的合作關(guān)系，為了更方便與企業(yè)技術(shù)人員開發(fā)軟件，企業(yè)應(yīng)該將管理語言轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)操作人員容易理解的語言。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際情況和各方面的綜合因素選擇軟件產(chǎn)品，確保軟件產(chǎn)品能夠更適合于企業(yè)。此外，企業(yè)還要根據(jù)自身所屬的行業(yè)類型以及所面對的客戶群體和今后的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，不斷探索和建設(shè)適合企業(yè)自身的人力資源管理和人力資源檔案信息化建設(shè)的管理系統(tǒng)，從而保證檔案信息建設(shè)的合理實施。

（三）強化對人力資源檔案信息化建設(shè)安全性和保密性的管理力度。企業(yè)在建設(shè)人力資源檔案信息化時，應(yīng)不斷強化工作人員的保密意識，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和操作規(guī)范并充分落實到實際工作中。還要設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，這樣可以避免有非法犯罪分子時機侵入。權(quán)限設(shè)置時可以通過用戶或用戶組設(shè)置目錄、文件以及設(shè)備的訪問權(quán)限，也可以通過網(wǎng)絡(luò)鎖定控制進(jìn)行設(shè)定和自動鎖定，這樣能夠更好的保證企業(yè)檔案信息的安全性。此外，還可以通過設(shè)置動態(tài)口令和多道加密手段保證私密文件的安全，還要安置病毒查殺軟件放置病毒侵入；為了避免出現(xiàn)檔案或數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，還要對文件資料設(shè)置備份和恢復(fù)制度。

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