高校辦公室秘書工作者服務能力失衡分析

劉婷++王麗

【摘要】高校秘書工作者是高校管理隊伍中的特殊人員，在當今社會發揮著越來越重要的作用。本文依據秘書工作的特點將秘書工作總結為“文書員”“會務員”“服務員”“保密員”四項基本角色定位，并就高校辦公室秘書的服務能力失衡作出了分析，認為角色認知的結構性失衡、服務對象的結構性失衡、服務事項的結構性失衡是造成秘書服務能力失衡的主要因素，秘書工作者應該通過樹立正確的秘書觀，回歸本職工作，樹立大局意識，平等對待工作任務等途徑來提升秘書工作水平。

【關鍵詞】高校 秘書工作服務

【中圖分類號】G642.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0038-02

一、高校秘書工作概況與內涵

1.高校秘書內涵和類型

高校秘書是特指在高校組織機構中輔助領導決策、服務領導并從事撰寫文書、處理會務等日常工作的人員，是高校管理中不可或缺的部分。一般來說，高校設有校、院系兩級秘書部門。即在學校層面一般設置黨委辦公室、學校辦公室或校長辦公室，在院系設置黨政辦公室、院系部辦公室。兩級秘書因工作范圍和地域的差異，工作職權有所不同，但是秘書的本質是一樣的。兩處的秘書部門都存在著承上啟下的樞紐作用。本文中，側重探討學校辦公室的秘書工作者。

2.高校秘書的角色定位

高校辦公室秘書按照工作職責劃分，大致有文字秘書、機要秘書和行政秘書三大類，各司其職，各守其位。

文書員。文書工作是高校秘書的一項主要工作，是最基本、最基礎的一項工作，是指秘書人員按照高校相關規定，運用個人經驗并結合學校實際起草、校對、簽發公文；傳閱、處理、反饋公文的簽閱情況；歸檔公文、保管公文等。

會務員。高校辦公室承辦的會議種類繁多，或直接參與，或間接參與學校各級各類會議。秘書人員一般全程參與會務籌備和會務現場的各項工作，從會場布置、通知參會人員再到會議結束后的會場清理和會議總結材料編寫都離不開秘書人員的統籌布置。

服務員。服務領導、輔助決策是秘書人員的重要職能。高校辦公室秘書人員是領導背后默默無聞的身影，想領導之所想，慮領導之所慮，為領導撰寫演說稿、講話稿、致辭等，更是領導的參謀、助手，為其出謀劃策。這要求秘書人員對全局工作把握精準，對領導想法了解透徹，唯有如此才能更好的做好秘書工作。

保密員。高校辦公室秘書與省委、省政府、教育廳等上級職能部門聯系密切，時常有文件來往，其中不乏有涉密文件。對于密級文件，高校辦公室秘書要尤其注重其保密性，充當好“保密員”的角色。

二、秘書工作服務能力失衡分析

1.角色認知的結構性失衡。

學校辦公室秘書，是學校層面的秘書人員，與領導接觸頻繁，有人常用“領導身邊的紅人”來形容秘書工作者，系、部工作人員為走捷徑，也時常通過秘書打聽大小事務。由此，有些秘書心中油然而生一種一人之下，萬人之上的微妙優越感，這份優越感使得秘書對自己的工作角色認知出現了偏差，由一個服務者的角色錯誤的轉化成了一個被服務者。久而久之，這些秘書工作者熱衷于受人追捧，沉溺于權利攀升，而對自己的本職工作疏遠懈怠、敷衍了事。

2.服務對象的結構性失衡。

服務領導是秘書的本職，服務師生也是高校秘書的本職。但是，有些秘書身先士卒、鞍前馬后服務領導，卻對服務師生淡然對待，造成服務對象的結構性失衡。服務領導，容易取得立竿見影之效，對提干晉升頗具作用；服務師生卻收效甚微，對仕途無明顯作用。所以，秘書工作者潛意識中傾向于優先服務領導，滯后服務師生；優先滿足領導需求，次而滿足師生需求。熱衷跟著領導走，為領導解決難題，而不愿意為師生解決問題。

3.服務事項的結構性失衡。

高校辦公室事務多如牛毛、種類繁多，不同類型的事務由辦公室主任分配給不同職能的秘書。有些秘書面對各種工作，打著自己的“如意算盤”，具有自己的行事準則。有些立竿見影見效的工作先干，而需要長效、長期抓的工作便怠慢推諉，造成服務事項的結構性偏差。

三、秘書工作提升途徑探究

1.樹立正確的秘書觀，回歸本職工作。

秘書觀，是一定社會的人們認識、評價秘書這一工作的基本看法和觀點。在別人如何看待秘書之前，秘書工作人員自己應該先樹立好正確的秘書觀。從自己的工作性質、工作要求、為人處世要求等方面樹立自己的行事準則。秘書工作的本職就是服務的工作，應該回歸到做好文書員、會務員、服務員、保密員。在日常工作中，要不斷提升自己的政治素養，自覺摒棄走后門、托關系的不正之風；要牢固樹立科學的人生觀、價值觀、金錢觀，不為蠅頭小利而摧眉折腰，不為阿諛奉承而罔顧規則。

2.樹立服務大局的意識。

服務大局是高校秘書的重要職能，并不能將服務大局與服務領導混為一談。有些時候，大局是領導，有些時候大局是師生，有些時候大局既是領導也是師生。秘書工作者，不能因為曲意逢迎服務領導就忘記了大局意識，關鍵時刻，大局為重才是秘書的正確選擇；不能因為一己私欲而影響大局發展，不能因為要在領導跟前大展身手就搞“金雞獨立”，不顧團隊合作。在日常工作中，要多以“大局意識”武裝自己的頭腦，學會與各類人群打交道，處理好各類人際關系以輔助為大局服務。

3.平等對待工作任務，不偏不倚。

秘書工作者看待工作任務，不應戴著有色眼睛，能邀功行賞的任務就主動承接，默默無聞的任務就推諉阻撓，這是嚴重不負責任的工作態度。殊不知，立竿見影的任務易如反掌，長期潛伏的任務才更能考驗心智。對本職工作要恪守規則，樹立“秘書無小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清貧，對任何工作任務都一視同仁，不求盡善盡美，但求問心無愧。

參考文獻：

[1]章葵.高校秘書隊伍建設研究[D].武漢：華中師范大學，2002

[2]張敏.高校辦公室秘書角色與素質提升對策[J].福建教育學院學院報，2011（4）

[3]侯燕 .我國高校辦公室管理問題及對策研究[D].山東：曲阜師范大學2010.

[4]徐玉.論辦公室工作人員的角色認知[J].揚州大學學報，2011（5）