現(xiàn)代大學辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計

湖北大學 肖 述

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現(xiàn)代大學辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計

湖北大學 肖 述

摘要：本文通過介紹山東省幾個現(xiàn)代大學辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）的建設(shè)情況，闡述學校OA系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢及問題所在。本文結(jié)合學校的實際情況，提出兩種不同的方案，研究方案實施的可行性，為其他建立現(xiàn)代大學辦公自動化系統(tǒng)的學校提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：OA 辦公自動化 現(xiàn)代大學

建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)能夠為學校建立開放的、高效的、網(wǎng)絡(luò)化辦公、科研與教學新環(huán)境，為學校內(nèi)部管理和外部交流提供傳播、處理基本信息的平臺，為學校門戶的建設(shè)與整合，打造信息化、數(shù)字化校園積累有益經(jīng)驗，打下堅實基礎(chǔ)。

一、兩所學校OA系統(tǒng)情況介紹

1.泰山學院OA系統(tǒng)基本情況

泰山學院從2002年開始使用OA系統(tǒng)，系統(tǒng)包含代辦事宜、快速辦理、工作日志、每周會議、公告通知、發(fā)文管理、請示報告、信息報送、收文管理、公務(wù)接待、信訪管理、領(lǐng)導日程、會議紀要、工作督辦、通訊錄、學校簡報、規(guī)章制度、統(tǒng)計公報、檔案查詢、短信提醒等功能模塊。

泰山學院已實現(xiàn)文件、會議、檔案、信息共享、資源預(yù)約等方面的網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)了公文管理與檔案館系統(tǒng)的對接。這就大大節(jié)省了人力、物力，提高了工作效率。該校辦公系統(tǒng)最大的特點是其綜合統(tǒng)計月報的系統(tǒng)功能，學校各方面數(shù)據(jù)都能夠?qū)崿F(xiàn)按月統(tǒng)計。

泰山學院在OA系統(tǒng)使用中存在的一些問題：

（1）系統(tǒng)因開發(fā)較早，仍采用c/s構(gòu)架（即需要在客戶終端安裝客戶端軟件），這就限制了系統(tǒng)實現(xiàn)移動辦公的功能。

（2）收文沒有實現(xiàn)無紙化流轉(zhuǎn)，發(fā)文仍是紙質(zhì)流程與OA系統(tǒng)雙軌并行，只在最后定稿時在系統(tǒng)中存檔發(fā)放。

（3）用戶在系統(tǒng)中利用快速辦理功能大批量發(fā)放廣告信息，造成服務(wù)器壓力過大，系統(tǒng)速度變慢。

2.煙臺大學OA系統(tǒng)基本情況

煙臺大學新的OA系統(tǒng)自2012年2月正式投入使用，系統(tǒng)包含公文管理子系統(tǒng)、會議管理子系統(tǒng)、事務(wù)管理子系統(tǒng)、個人辦公子系統(tǒng)、公共服務(wù)子系統(tǒng)等五個子系統(tǒng)。

煙臺大學已實現(xiàn)文件、會議、檔案、信息共享等方面的網(wǎng)絡(luò)化管理。該校辦公系統(tǒng)運行兩月以來，工作人員每半個月匯總一次運行情況，對各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并上報校領(lǐng)導。

校領(lǐng)導在系統(tǒng)推廣方面作用明顯。目前，校級領(lǐng)導已經(jīng)不接受紙質(zhì)文件，簽批全部在OA系統(tǒng)上進行。該系統(tǒng)具有用手機上網(wǎng)簽批的功能。

煙臺大學在OA系統(tǒng)使用中存在的一些問題：

（1）系統(tǒng)不能整合外部郵箱系統(tǒng)，本身的郵箱系統(tǒng)也并不完善。

（2）因該校無檔案館，文件存檔并未建立檔案系統(tǒng)。

二、軟件企業(yè)OA系統(tǒng)展示

1.北京希爾信息技術(shù)有限公司

北京希爾信息技術(shù)有限公司成立于2002年，是一家專業(yè)提供數(shù)字校園軟件產(chǎn)品和服務(wù)的高新技術(shù)企業(yè)。公司由海外歸國留學人員創(chuàng)辦，總部位于中關(guān)村軟件園，在山東設(shè)有分公司。經(jīng)過多年快速、穩(wěn)健的發(fā)展，該公司已成為國內(nèi)領(lǐng)先的為學校提供應(yīng)用解決方案、軟件產(chǎn)品及服務(wù)的提供商。公司擁有公共基礎(chǔ)平臺、學生綜合服務(wù)管理系統(tǒng)、教工綜合管理應(yīng)用軟件、研究生綜合教育管理系統(tǒng)等自有知識產(chǎn)權(quán)軟件幾十款，覆蓋學生和教職工的教學、科研、辦公、管理、服務(wù)、生活等全方位業(yè)務(wù)。截至目前，該公司已成功建設(shè)實施國內(nèi)50多所知名高校的數(shù)字校園工程，包括中山大學、北京師范大學、哈爾濱工業(yè)大學、首都醫(yī)科大學、中國地質(zhì)大學（北京）、北京航空航天大學等。

北京希爾信息技術(shù)有限公司OA系統(tǒng)的優(yōu)勢在于，該公司專注于校園數(shù)字化領(lǐng)域，系統(tǒng)的開發(fā)、設(shè)計、流程等方面均與高校實際情況有較高的契合度。該公司系統(tǒng)的缺點在于，系統(tǒng)的靈活性不高，開放性不強，無法適應(yīng)學校信息化發(fā)展要求的可能性大。

2.點易通科技有限公司

點易通科技有限公司成立于2009年，主要從事計算機軟件開發(fā)與銷售、計算機新技術(shù)咨詢與服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)等工作。該公司已實現(xiàn)與中國兵器工業(yè)信息中心的全面合作。

目前，點易通科技有限公司已經(jīng)成功與山東成套招標有限公司、湖北揚子江連鎖酒店、山東神丹健康食品有限公司、中國化學工程第六建設(shè)有限公司等六十多家單位簽約，實施通達的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。

點易通科技有限公司OA系統(tǒng)的優(yōu)勢在于，系統(tǒng)靈活性較高，能夠更好適應(yīng)學校未來發(fā)展的需求。缺點在于，系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)更側(cè)重于企業(yè)日常管理流程，高校運用該系統(tǒng)需要根據(jù)高校日常管理模式進行二次開發(fā)，系統(tǒng)的上手難度相對較高。

三、學校建設(shè)OA系統(tǒng)的兩種方案

借鑒上述兩校OA系統(tǒng)的建設(shè)歷程與使用情況，結(jié)合學校實際，學校建設(shè)OA系統(tǒng)有以下兩種方案可供選擇：

1.以建立OA系統(tǒng)為契機，先將學校門戶建立起來。借鑒中南財經(jīng)政法大學的做法，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，規(guī)范數(shù)據(jù)采集，將學校現(xiàn)有的各子系統(tǒng)逐步整合進學校門戶之中。

2.只建設(shè)OA系統(tǒng)，完成以公文流轉(zhuǎn)為主要功能的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。

四、意見與建議

上述兩種方案均有各自的優(yōu)缺點。

1.方案一

優(yōu)點：市場價格初期投入較低，并能為今后的學校門戶建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

缺點：首先，該方案不能很好地解決整合各子系統(tǒng)的兼容性問題，若現(xiàn)階段整合好，門戶后期升級仍可能存在子系統(tǒng)與門戶間的兼容性問題；其次，整合子系統(tǒng)成本較高，有些子系統(tǒng)無法整合則需要重新購買匹配的子系統(tǒng)，預(yù)計將全校所有子系統(tǒng)整合進門戶，其市場價格會比較高。

2.方案二

優(yōu)點：市場價格在兩種方案之中最低。

缺點：為建設(shè)“數(shù)字高校”的目標，該方案今后仍需要解決門戶建設(shè)以及與子系統(tǒng)兼容等問題。由于現(xiàn)今各子系統(tǒng)的信息庫標準無法統(tǒng)一，子系統(tǒng)建設(shè)的越多今后兼容整合的難度越大。隨著物價的上漲，各類成本會越來越高，尤其是系統(tǒng)建設(shè)與整合成本。為滿足學校信息化、數(shù)字化的要求，在可預(yù)見的將來學校會付出更多。

綜上所述，筆者建議采用方案二，此次以建立OA系統(tǒng)。首先，建立學校門戶，整合學校現(xiàn)有的一卡通系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案館系統(tǒng)等三個子系統(tǒng)，實現(xiàn)學校門戶上的OA系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案館系統(tǒng)等四個子系統(tǒng)的單點登錄。在今后幾年內(nèi)，逐步將學校其他系統(tǒng)，如教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、本科生系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、宿管系統(tǒng)等整合至門戶之中，最終完成學校門戶建設(shè)，實現(xiàn)“數(shù)字高校”的最終目標。

參考文獻：

［1］洪 毅，王長勝.中國電子政務(wù)發(fā)展報告（2011）［M］.北京：社會科學文獻出版社，2011

［2］岳雪峰.大慶工程公司OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］.吉林大學，2011

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0241