借助本科教學評估促進實驗室檔案的規范管理與建設

滕道祥　王一如　魏明

【摘要】實驗室檔案的建設與規范管理是實驗教學和管理的基礎，是全面提高實驗教學管理水平與實驗教學質量的重要保證，建立一個規范的實驗室檔案管理工作，對于提升高校實驗教學質量和科研水平具有舉足輕重的作用。為此，借助于本科教學工作水平評估的要求，對高校實驗室檔案管理的現狀及問題進行了研究，提出了進一步規范建設與完善實驗室檔案管理的措施和建議。

【關鍵詞】實驗室 檔案管理 檔案建設 教學評估

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）01-0004-02

實驗室檔案是高等學校實驗教學、科研、實驗室管理以及其他各項活動中直接形成的，是實驗室建設與發展的歷史見證，是衡量實驗室教學質量，科研學術水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學評估工作中起著舉足輕重的作用。因此，以培養應用型人才為目的，借助于本科教學水平評估工作，正確認識實驗室檔案管理的意義和現狀，探索更加科學高效的管理方法，已成為當前實驗室檔案管理工作面臨的重要課題。

一、高校實驗室檔案管理建設的必要性

高校實驗室檔案建設和規范管理是一項基礎性、長期性的工作，影響實驗室各項工作與長遠的發展，是衡量實驗室建設和管理是否規范合格的重要標志之一[1]。尤其是以培養應用型技術人的高校，實驗室建設和規范管理在整個人才培養過程中起著更加舉足輕重的作用。

1.為實驗室科學管理與發展方向提供第一手資料

完善的實驗室檔案，根據檔案提供的充實可靠信息，能真實、有效、準確、客觀、全面地反映實驗室在基礎建設、教學、科研、儀器設備管理等相關方面的詳細情況。結合社會對技術型人才的需要和學校以培養應用型人才為宗旨的具體情況，在實驗室硬件建設、課程設置、教材選用、內容制定、師資配備、人才培養等方面均要參照檔案信息所描述的客觀情況，并根據學校發展的預期目標來確定實驗室建設和發展的各項指標，依此開展各項工作、考查實驗教學成果、總結教學經驗、深入科研工作。

2.促進實驗教學的改革

高校實驗室是日常教學中的重要場所，實驗室檔案為實驗教學改革和科研項目提供了第一手的經驗與資料[2]。例如實驗項目的確立過程、實驗方法的對比、實驗結果的分析等各種檔案，通過整理這些檔案有助于探索更合理的教學方法，更有效的科研手段，對提高實驗教學條件，促進實驗教學改革，提高科研水平和質量等有著巨大的作用。

3.結合本科教學評估，全面提高實驗教育教學質量

本科教學評估都對實驗室檔案都有著明確具體的要求[3]，首先，教學評估要求高校實驗室檔案進一步標準化、規范化。標準和規范建設是一項重要的基礎工作，特別是在現代網絡環境下，標準和規范顯得尤為必要。其次，教學評估要求高校實驗室檔案形成相對完善的體系。例如實驗室的基本設施、實驗儀器，實驗人員專業技術能力，實驗課程與內容設置，實驗考核與學生成績，實驗室開放等都可以通過實驗室檔案進行查閱，而這些檔案能夠真實、準確、全面的反應實驗教學的各階段情況。同時這些最原始的、最真實的第一手材料是高校教學評估中審閱材料的重點，是教學水平評估、專業評估和實驗室評估的重要內容，也是衡量高校教學和管理水平的重要標志。因此，完善實驗室檔案建設與規范管理機制對于順利通過本科教學評估，全面提高實驗教育教學質量有著不可替代的作用。

4.積累經驗，便于人才的培養

完善的實驗室檔案，能夠為青年教師或新進人員提供寶貴的經驗財富，新進人員通過查看系統規范的實驗室檔案，能在最短的時間內了解實驗室的基本情況、相關工作內容，從而更高效地開展實驗教學任務。同時，通過實驗室檔案，可以針對業務水平和工作能力等不同情況制定相應的培訓和進修計劃，從而進一步提高實驗工作人員的業務水平和能力，更好的提高實驗教育教學質量。

二、當前高校實驗室檔案管理的現狀

1.實驗室文檔建設缺乏專業人員和管理不規范，實驗室檔案建設與管理工作基本上都是實驗技術人員兼職技術檔案管理，而實驗技術人員偏重實驗教學的準備和協助實驗教師完成實驗教學任務，缺乏管理意識，實驗室文檔建設的意識淡薄，不注意收集、整理和歸類管理日常的實驗教學資料，導致很難落實全部資料的存檔，造成了大量有價值的實驗教學和實驗室建設資料的丟失，不能及時地為實驗教學、科研和實驗室建設服務，直接影響了實驗教學質量和管理水平。

2.實驗室文檔建設的制度不健全，教學實驗室都依附于相應的教研室，專職人員少，實驗教學設備、低值易耗品有相應部門統一管理，而實驗室文檔屬于教學資料的一部分，未單獨歸類管理，也無專門的制度或規定來規范或約束實驗室文檔建設與管理，導致實驗室文檔不全、流失或缺失。

3.實驗室文檔建設缺乏開放性、應用價值不大。實驗室文檔管理的方法仍局限于建檔入庫，注重文檔的保藏而忽視應用，缺少開放性和開發力度，文檔管理處于半封閉或封閉狀態，僅限于上級檢查或院校內檢查，缺乏實驗室文檔管理與利用的良性互動，造成了實驗室文檔資料的閑置與浪費，無法實現其應有的價值。

三、針對上述問題，采取的相應對策

1.結合學校與實驗室的具體情況制定切實可行的規章制度[4]。突出、明確實驗室檔案在整個實驗室建設與發展中的重要性與地位，不斷健全和完善實驗室管理機構，同時，能夠根據社會的發展，能夠把最新的管理經驗不斷引入到實驗室檔案管理上來，使實驗室檔案工作順利向前推進。

2.引進專業管理人才，同時加強實驗室工作人的培訓。根據現階段，實驗室工作人員的構成，需要根據需要廣開進人渠道，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次較高的檔案專業人才，營造良好的育人、用人和留人環境；同時增強對現有工作人員的業務培訓，增強他們的檔案意識與責任感。加強實驗工作人員的檔案專業知識學習及管理，通過引進專業人才和對現有人員的分批分層次的培訓相結合的方式，不斷提高工作人員的業務水平和檔案專業技能，注重學習實驗室檔案管理基礎理論和有關政策條例，學習計算機知識，使其掌握相關的現代化管理的理論、技術和方法，拓寬檔案人員知識面，提高檔案人員的綜合素質，增強適應能力；全員聘任競爭上崗，建立激勵機制，激活檔案隊伍。提高整個實驗室的檔案的規范管理和建設，從而促進實驗室不斷的發展。

3.明確分工、責任落實、完善收入分配[5]。建立有效的實驗室分工與責任落實機制，將實驗技術檔案的收集與整理等各項相關工作落實到具體的實驗工作人員身上，同時明確工作職責范圍，工作內容，統一管理、分工合作、責任到人，不斷落實和完善實驗檔案工作。與此同時，要在完善收入分配制度，提高實驗室檔案人員收入，在職稱等方面，做到其它部門的人員一視同仁，努力為他們創造良好的工作環境，為實驗室檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。同時，要確保提供實驗室檔案工作的必要環境和設施。在實驗經費中應劃撥一定數額的資金用于實驗室檔案工作，做到專款專用，完善實驗室檔案工作的軟硬件條件，用于購置實驗室檔案專用計算機等設備、檔案管理軟件及人員培訓等，提供實驗室檔案工作的可靠物質保證。

4.加強實驗室檔案管理信息化、網絡化建設。隨著計算機與網絡技術的發展，信息化、網絡化是實驗室檔案工作的發展趨勢，因此建立數字化實驗室檔案館是實驗室檔案管理的發展趨勢，但這是一項復雜的系統工程，需要分階段、分層次、分步驟地有序進行。加強實驗室檔案信息化基礎設施建設。根據實際發展需要，配備和更新必要的信息化設備。加快實驗室檔案數據庫建設，充分運用信息技術將檔案進行歸類、整理和加工。將實驗室開展實驗過程中形成的各種資料進行數字化管理，利用計算機網絡技術提供高效便捷的數字化檔案存儲、管理、查詢和應用等服務，建立科學適用的文件歸檔、保管和應用的管理系統，提升檔案管理水平，促進和完善高校實驗室檔案的信息化管理。

四、總結

實驗室檔案建設與管理是實驗室工作的重要環節，實驗人員根據《高等學校檔案實體分類》等規范性文件中有關實驗室檔案工作的要求，進一步明確各類人員的任務和職需明確檔案職責范圍，把實驗室檔案工作作為實驗室大事來抓，將檔案工作列入實驗室整體發展規劃；細致、系統地整合復雜的資料，科學分類管理。工作過程中要不斷總結完善、研究探索，以適應實驗室檔案管理的發展要求。

實驗室檔案管理是否科學規范，直接影響到實驗室各項工作的正常開展。實驗室工作人員在完成實驗教學工作的同時要及時檢查、總結、驗收相關檔案同時，落實實驗室檔案管理的人員和所需經費、設備等問題，各部門要自覺、積極、主動地配合對實驗室檔案材料的收集、整理、歸檔工作，提高文件材料的歸檔率、檔案完整率和卷宗合格率，提升檔案管理水平和案卷質量，保證實驗室檔案建設和管理的質量。因此，應重視實驗室檔案工作，不斷提高檔案意識，加強實驗室檔案管理，發揮實驗室檔案在學校發展中應有的作用，使實驗室各項工作更好地為實驗教學改革以及實驗室的發展作出積極的貢獻。從而，進一步提高學校的教育教學質量，培養更多的應用型人才。

參考文獻：

[1]梁國華，武曉峰.高校實驗室檔案工作的實踐與思考[J].實驗技術與管理，2012，29（6）：206-208.

[2]陳小東，許婉玲，歐陽玉祝.高校實驗教學中心檔案資料建設與管理的探討[J].實驗室研究與探索，2011，30（2）：152-154.

[3]徐舶.網絡環境下高校實驗室檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2006（9）：34-35.

[4]王喆，賈小娟，曹海勇.高校設備檔案信息化網絡平臺的建設與實踐[J].實驗技術與管理，2011，28（8）：203-2056.

[5]谷麗萍.高校檔案信息化建設[J].山西大同大學學報（社會科學版），2009（5）：110—112.