機關事業單位養老保險檔案的規范化管理

王麗華

（洮南市團結辦事處人力資源社會保障事務所，吉林 白城 137100）

一、機關事業單位養老保險檔案規范管理的必要性

在我國社會進入老齡化的形勢下，機關事業單位需要提供養老保險服務的人員數量不斷增加，保險制度也在不斷的改革和變化，這就為養老保險檔案規范管理工作的開展提出了很多新的要求和挑戰，為其管理工作提出了新的工作要求和標準。而機關事業單位內部，部分職工的工作單位和部門會出現一定的變化和調動，這需要隨時的更新養老保險檔案內容，這也從另一方面提出了養老保險檔案的復雜性。因此新形勢下，必須做好機關事業單位養老保險檔案規范管理工作。

二、機關事業單位養老保險檔案的主要特征

與機關事業單位的其他工作相比，檔案管理工作具有較強的特殊性，這主要體現在以下幾點：第一，檔案數量多，我國養老保險制度處于不斷地完善之中，同時機關事業單位工作人員也在與日俱增，使得機關事業單位檔案規模龐大。第二，具有較強的動態性，受到諸多客觀因素以及主觀因素的影響，機關事業單位內員工的薪酬、職位以及工作單位都會出現變動，在這種情況下，員工的養老保險也會相應出現變化，使得機關事業單位的養老保險檔案規范管理工作具備較強的動態性。第三，遵守以人為本的要求，機關事業單位中檔案工作的梳理以及養老保險制度的相關工作都以人作為管理對象，所以應當遵守以人為本的原則展開養老保險檔案規范管理工作。

三、機關事業單位養老保險檔案規范化管理措施的分析

（一）健全完善養老保險管理工作制度

在機關事業單位養老保險管理工作開展當中，我們也應該對相關的工作制度進行調整，完善現有工作機制，這樣整個機關事業單位養老保險控制管理工作的開展執行才能獲得一個良好的依據，相關工作的開展也能夠具備一個可行的標準。在養老保險管理工作中，我們需要圍繞檔案管理準確性、可靠性、效率、規范性等方面的需求，做好前期管理制度應用的調研分析和思考。從精細化管理的角度入手，對養老保險檔案規范管理的各方面需求進行明確，并制定可行、全面的管理指標，為相關工作的開展提供一個良好的依據和基礎。相應檔案管理人員也能夠在日常工作開展當中，有效的對其進行落實和執行。另外，在具體管理制度的制定上，我們也應該引入責任化的管理機制，讓各方面檔案管理工作當中的問題和實際崗位工作考核進行掛鉤，提升在崗人員自身的責任心和工作積極性。可以說，一套完善、可行的檔案管理制度，這是做好養老保險檔案規范管理工作的關鍵和基礎前提，必須要給予足夠的重視和有效準備。

（二）建立統一的管理標準，完善檔案管理的法律法規

要根據我國現有的規章制度，比如根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等制定全國各個機關事業單位通行的養老保險檔案的表格形式和業務資料收集的程序，這樣就能最大限度地保證養老保險檔案的統一性。要完善養老保險檔案規范管理的法律法規，完善的法律法規是做好養老保險檔案規范管理工作的前提條件。當前我國沒有一部全國性的社會養老保險檔案規范管理法律，所以，全國人大及其地方人大，要針對這種情況，積極聽取各方的意見，及時制定社會養老保險檔案規范管理的法律法規，這樣才能使養老檔案管理更加科學化、合法化、標準化。

（三）增強養老保險檔案規范管理隊伍的專業素質

在養老保險檔案規范管理工作開展當中，對于工作人員也具有較高的要求，其本身必須要具備良好的業務能力和素質，優秀的職業修養和道德水準，這樣才能確保自身工作的有效完成。在日常隊伍建設和人員管理上，應該定期組織相關學習和培訓，通過多種手段，豐富養老保險檔案規范管理人員的職業知識，提升其業務技術以及基礎水平，在對養老保險檔案規范管理相關知識要求正確理解的基礎上，能夠通過所掌握的知識熟練開展操作。也需要做好養老保險檔案規范管理人員的引導，讓其具備良好的自我學習、自我提升的意識和能力。在工作當中，認真審視工作當中的不足，做好細節的處理，優化自身知識結構，不斷學習養老保險相關的法律法規和政策，提升其自身的業務素養水平，為機關事業單位養老保險檔案規范管理工作的開展提供一個良好的人力資源基礎。

（四）創新檔案管理模式，推進管理信息化改革

傳統管理模式下，機關事業單位養老保險檔案規范管理工作的開展主要是利用相關工作人員進行手工收集和整理，工作效率不高。而當前，信息化時代的到來對檔案工作提出了新的要求，具體如下：（1）建設數字化檔案管理模式，通過利用互聯網技術、信息技術等現代化技術將傳統的文字資料轉換為數字化資料。（2）建設自動化檔案管理模式，通過利用信息自動化技術建設養老保險檔案自動化管理，主要體現在自動提取關鍵詞并檢索、自動篩選并收集、自動處理檔案信息資料等方面。（3）建設體系化檔案管理模式，通過利用數據融合技術及數據集成技術，提升檔案數據資料的通用性與兼容性。(4）建設互動化檔案管理模式，通過增強檔案信息的互動性，促進檔案管理系統優化，提升服務質量。通過檔案管理信息化的創新與改革，大大提升了檔案管理的工作效率和工作水平，推進機關事業單位養老保險檔案規范管理的規范化、數字化進程。

結束語

綜上所述，在機關事業單位養老保險制度不斷改革的背景下，機關事業單位養老保險檔案管理工作的開展面臨著很多新要求和挑戰。因此需要結合具體情況，做好檔案規范管理工作，為機關單位養老保險工作的開展提供支持。