論高校財務檔案管理信息化的影響因素及對策

樊麗君

（沈陽建筑大學檔案館 遼寧沈陽 110168）

?

論高校財務檔案管理信息化的影響因素及對策

樊麗君

（沈陽建筑大學檔案館 遼寧沈陽 110168）

摘 要：隨著信息時代的到來，不同的行業領域對信息化技術都得到了一定的運用。當前，我國高校的財務檔案管理存在著一定的問題，而財務檔案管理對信息化技術的運用是非常重要的。本文主要闡述了財務檔案的主要內容和當前高校財務檔案管理存在的弊端，分析了高校財務檔案信息化管理的影響因素，并且提出了高校財務檔案信息化管理的合理對策，從而能夠為高校檔案管理的信息化建設作出積極的貢獻。

關鍵詞：高校 財務檔案管理 信息化 影響因素 對策

前言：

高校是培養人才的重要搖籃。而高校財務的信息化管理工作能夠為高校的發展建設提供積極的保障。在當前的信息化背景下，對財務檔案進行信息化管理是非常重要的，能夠使財務檔案管理更加科學，并促進檔案管理效率的提升，有助于高校信息資源的利用與發展。

一、高校財務檔案信息化的內涵

高校的財務檔案是指學校在財務管理和活動中直接形成的對今后工作具有保存、查考和利用價值的會計核算專用的材料，它主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表等，是記錄和反映高校經濟業務活動的重要資料和憑據。財務檔案信息化管理是指會計電子檔案的管理。而會計電子檔案是指存儲在硬盤、磁盤、光盤等磁性介質的會計核算的專業材料，主要包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。這些資料和憑證具有嚴密的數據平衡性、時序性和邏輯性，不可隨意更改。由于各高校財務管理部門在實現會計電算化后，產生了若干依附于現代化設備上的磁性介質的數據與文件，會計管理人員的做帳以及核算等所有日常工作和歷年會計資料的調閱完全要求在計算機等現代化設備上完成，使高校會計檔案賦予了許多新的內容和使命。因此，高校財務檔案信息化管理勢在必行。

二、高校財務檔案信息化管理的影響因素分析

隨著網絡時代的到來，在不同的行業領域內對信息化技術都有著廣泛的應用。而作為高校的財務檔案管理工作來說，由于學校領導對現代信息化技術運用的認識不夠，也就對高校的財務管理水平面產生了一定的影響。

1.一些高校的領導以及相關的財務工作人員對檔案的信息化管理認識存在著誤區。有的領導對于財務檔案管理工作的認識比較片面，認為財務檔案管理僅僅以報賬查賬為主。同時，有些財務部門的電子檔案資料形成的也不夠系統與規范，而且對電子檔案信息的管理也不專業。

2.有的高校因為經費的原因及在財務工作人員緊缺的情況下，部分財務電子檔案在交到學校的檔案管理部門之前，沒有對其進行規范整理，所形成的電子光盤被隨意堆放，造成了一些電子檔案資料遭到破壞的現象。

3.當前高校財務檔案信息化的管理水平有待提升，許多高校的財務檔案管理主要是以紙質為主，沒有對形成的電子財務信息和財務軟件進行備份和整理。所以，就會造成電子檔案資料的價值被混淆，不利于檔案工作人員對其的判斷。并且在財務檔案電子信息的分類方面，沒有按照上級相關部門的要求進行規范整理，這對財務檔案信息的安全造成了一定的隱患［1］。

4.各高校財務檔案的管理人員綜合管理素質水平不高，而且專業性的人才較少。主要是因為高校領導對財務檔案管理工作的不夠重視，而且對財務檔案管理人才的培養不到位；另外，一些高校的財務部門對檔案管理人員的配備不足，這些都不利于高校財務檔案管理工作的健康發展。

二、高校實施財務檔案管理信息化的合理對策

1.做好檔案資料的收集和整理是高校財務檔案管理工作的基礎。首先做好電子財務檔案的收集與整理工作，能夠使財務檔案信息管理更加科學，而且也能積極促進高校的和諧發展。其次，需要合理借助信息化管理的手段，對財務檔案管理工作的進行規范化管理。在財務檔案信息化管理的過程中，要積極遵循安全性、科學性、標準化的原則。

2.針對形成的電子財務檔案，需要對其進行分類整理，并對其進行檔案系統的掛接，使查詢者通過計算機在網絡平臺上檢索目錄，就能查詢到所需要的信息，使檢索利用更加便利。財務管理人員更要注重平時工作的積累，對在日常工作中形成的電子憑證和電子賬目要及時整理，按時交給檔案管理人員歸檔，并做好電子信息的備份工作，為財務檔案信息化管理奠定基礎。

3.實施以人為本的人性化管理。高校的財務檔案的信息化管理，應該積極從以人為本的思想出發。一方面，作為高校的領導者，需要積極培養自身的信息化理念，并且注重檔案信息管理模式的創新發展，而且還要認識到財務檔案信息化管理的重要性， 另一方面還要加強對專業人員的配備，加大資金等的投入，提供現代的設備技術，將財務檔案的信息化管理作為重要的管理內容。

4.促進財務檔案管理人員專業水平與能力的提升。隨著信息化時代的到來，高校財務檔案管理人員所具備的能力與專業水平是非常重要的。針對當前財務檔案管理部門人員專業水平與素質不高的現狀，各高校應加強對財務檔案管理人員能力的培養，要配備具有計算機、檔案管理基礎知識復合型人才。財務管理部門的工作人員應該注重自身信息化素質與水平的提升，增強檔案意識，培養自身的職業道德與素質。高校檔案部門應加強對國家頒布的關于財務工作的法律法規的學習和宣傳，尤其是學習和宣傳新頒布的《財務檔案管理辦法》。財務檔案信息化管理工作人員需要經過長期的實踐探索，積累更多的實踐經驗，才能促進高校財務檔案信息化管理水平的提升，加快高校財務檔案的信息化管理的快速發展。

結語

在21世紀的今天，互聯網已滲透到高校的每個領域，高校財務檔案信息化正朝著網絡化方向的發展將給高校的財務工作帶來一次質的飛躍。高校檔案信息化建設是以整體性和全局性為特點的管理工作，這就要求高校要以整體發展的視角來對財務檔案信息化管理的建設進行科學的統籌規劃，來提高財務檔案信息的利用率。

參考文獻：

［1］田欣池.對高校檔案管理信息化的探索［J］.衛生職業教育，2015，（05）：59-60.

［2］ 新形勢下我國高校財務檔案信息化建設的思考 侯賢祥 《會計之友》 2011.07.

［3］高校財務檔案信息化管理芻議，袁芙蓉 《改革與開放》2013.07

［4］莫振琳.高校財務檔案管理信息化建設探析［J］.中國管理信息化，2012，（14）：76-77.