探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施

李在江

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 灤平 068250)

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探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施

李在江

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 灤平 068250)

摘要：作為人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作者，平日里工作職責(zé)會(huì)涉及到公務(wù)員基本信息、人事關(guān)系調(diào)動(dòng)、薪資審批、醫(yī)療保險(xiǎn)，甚至還會(huì)涉及到職業(yè)培訓(xùn)信息、資格證書、技師信息等方面的檔案管理，檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際難度較大，在一些人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理工作中，目前就存在著很多不足之處，對(duì)此本文將與大家共同探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施，希望對(duì)從事相關(guān)工作的同事及有關(guān)單位有所幫助。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障；檔案管理；措施；數(shù)字化；提升

無論是醫(yī)院、水利局、林業(yè)局等事業(yè)單位，還是民營(yíng)企業(yè)的檔案管理都是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，尤其是作為縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障局這樣的部門而言，日常所涉及到的檔案會(huì)更繁雜，作為一名檔案管理者，要想要做好檔案管理工作，首先要端正態(tài)度，平時(shí)工作中要認(rèn)真思考，不斷發(fā)掘更為合理、適用的管理方法，這樣才能確保個(gè)人檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行下去。然而就目前來講，人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理工作還存在一些不足之處，這些問題如果不能及時(shí)解決，不僅會(huì)給檔案管理工作帶來很大影響，同時(shí)也會(huì)影響到人力資源和社會(huì)保障局的其他方面的工作，由此可見，很有必要認(rèn)真探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理該采取哪些措施。

1人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)早已廣泛應(yīng)用于工作、休閑、娛樂等各個(gè)領(lǐng)域，在諸多的企事業(yè)單位中，無論是檔案管理、財(cái)務(wù)管理，還是人力資源管理等工作中，都普遍采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，就目前而言，很多事業(yè)單位、大中小企業(yè)、圖書館，甚至是個(gè)體經(jīng)營(yíng)者都已經(jīng)把電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到個(gè)人檔案管理工作中，在很大程度上提高了工作效率和工作水平，然而在現(xiàn)實(shí)中，又不得不承認(rèn)在目前的一些人力資源和社會(huì)保障局中，個(gè)人檔案管理的方法還是比較落后，人工操作所占的比重仍然很高，還經(jīng)常會(huì)采用手繪表格、紙質(zhì)辦公等老方法。沒有充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，這是制約個(gè)人檔案管理工作的重要因素之一。

1.2有些工作人員的業(yè)務(wù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)在日常檔案管理的工作中有待于提高

凡是在基層從事檔案管理工作的人都知道檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，工作難度是顯而易見的，作為人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理工作者，其工作亦是十分瑣碎的，如果僅僅是為了應(yīng)付差事，凡事做個(gè)大概，差不多，那么一個(gè)初中畢業(yè)生，甚至一個(gè)小學(xué)生都可以完成個(gè)人檔案管理工作，但是想要將檔案管理工作“做精、做細(xì)、做實(shí)”，就需要工作人員具備良好的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，然而目前在一些人力資源和社會(huì)保障局中，個(gè)別工作人員在日常的檔案管理水平及素質(zhì)方面還存在很多不足，致使個(gè)人檔案管理工作的效率受到了很大影響。

1.3沒能做到集中統(tǒng)一管理

很多基層人力資源和社會(huì)保障局的分支部門比較多，各部門之間的工作職責(zé)又不相同，致使個(gè)人檔案管理工作無法做到集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)重存在著各自為政的現(xiàn)象，意思是各個(gè)部門都是自行管理個(gè)人檔案，必定會(huì)導(dǎo)致個(gè)人檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性，科學(xué)性。這也是制約基層人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作效率的另一主要因素。

2加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的有效措施

2.1提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)個(gè)人檔案管理的重視是前提

很多人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案可以說是黨和國(guó)家的歷史財(cái)富，是屬于社會(huì)和人民的，甚至于是屬于民族的。想要加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理工作，首先相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在實(shí)際工作中必須要高度重視，樹立檔案管理意識(shí)。要大力支持個(gè)人檔案管理工作。只要領(lǐng)導(dǎo)重視了，就會(huì)很快見成效。

2.2加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

當(dāng)今，個(gè)人檔案管理工作的難度極其要求會(huì)越來越高，人事檔案有其時(shí)代的特點(diǎn)。檔案管理人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了以往的時(shí)代，對(duì)當(dāng)時(shí)的事情不了解，因此查閱檔案難免會(huì)有困難，提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。單位要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識(shí)。不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠更好的勝任本職工作。

2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。 只有提高個(gè)人檔案信息電子化化程度，才能真正實(shí)現(xiàn)工作方法、工作模式的創(chuàng)新。

2.4進(jìn)一步完善個(gè)人檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制

想要做好個(gè)人檔案管理工作，就需要進(jìn)一步完善個(gè)人檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制，將個(gè)人檔案和其他檔案相結(jié)合起來，形成完善的檔案管理總系統(tǒng)，例如個(gè)人檔案管理、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理、再就業(yè)保險(xiǎn)檔案管理、失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理等工作，屬于檔案管理總系統(tǒng)下的分支系統(tǒng)，這樣一來，就可以使整個(gè)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作井然有序。

3結(jié)束語

本文通過對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理工作實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題的分析及解決問題的方法。希望本文內(nèi)容能夠起到拋磚引玉的作用，對(duì)相關(guān)單位及工作者有所裨益，相信在未來的發(fā)展過程中，人力資源和社會(huì)保障局的個(gè)人檔案管理措施會(huì)日益完善，不斷提升工作效率，進(jìn)而為人力資源和社會(huì)保障局的正常運(yùn)轉(zhuǎn)保駕護(hù)航。

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中圖分類號(hào):G275

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1671-1602(2016)02-0153-01