財務共享服務建設和運營中的關鍵因素

吳皖琳

摘要：隨著經濟全球化發(fā)展不斷加快，企業(yè)集團逐漸實現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展，企業(yè)集團財務共享服務得到廣泛應用，這有利于企業(yè)集團內部精細化管理和標準化財務流程的進一步發(fā)展，對實業(yè)界和理論界能夠產生重大影響。本文從實踐出發(fā)，分析財務共享服務在大型國有企業(yè)實際建設和運營中的關鍵因素。

關鍵詞：財務共享服務 運營 關鍵因素

隨著經濟全球化的不斷發(fā)展，財務共享服務在我國從一個概念開始，在經過了國內企業(yè)的不斷摸索、逐步推進，已經到了一個快速發(fā)展的階段。實施財務共享服務已成為大勢所趨，在越來越多的企業(yè)中得到廣泛的應用。根據ACCA與德勤管理咨詢在2012年對中國企業(yè)財務共享服務的調查結果顯示，在調查的各行業(yè)249家企業(yè)中已有40%的企業(yè)開始實施財務共享服務戰(zhàn)略。而根據安永2015年財務共享服務調查報告中可知，從2010年以來，財務共享服務中心的建設呈現(xiàn)高速增長的態(tài)勢，成立半年以內的財務共享服務中心更是占到五年以內建立數(shù)量的28%。中國企業(yè)開始不斷應用財務共享模式，借助流程標準化來提升效率，以解放出更多財務人員，促進財務職能轉型，提升企業(yè)整體價值。

一、財務共享服務中心建設應關注的問題

我國大型國有企業(yè)根據國資委的要求，同時順應整個精確化管理的需求和趨勢，也在快速發(fā)展財務共享服務。根據該類企業(yè)財務共享服務中心的建設情況，筆者認為企業(yè)為能順利地建設財務共享服務，在建設初期需要關注包括組織變革、流程設計、系統(tǒng)支撐、業(yè)務標準化、人員轉型和安置等五個關鍵問題。

首先要實施財務共享服務模式，勢必打破傳統(tǒng)的分散式財務管理結構，將可以標準化作業(yè)的財務報告、會計核算以及資金結算等集中到財務共享服務中心處理，原下屬單位財務部門的工作職責減少，部門職能產生較大變化；另一方面由于流程以及規(guī)范的統(tǒng)一，加強了對所屬各業(yè)務單位的監(jiān)督職能，形成對下的制約機制，影響原有各級領導的權限和利益關系。因此在建立初期必須獲取公司管理層的堅定支持，轉變管理理念，摒棄原有利益關系，努力推進財務變革。在財務共享服務建立的過程中，也需要管理層制定出具體的戰(zhàn)略、規(guī)劃和政策，保證各方的沖突得到妥善處理。

其次整個財務共享服務中心的運營都依賴于業(yè)務流程的設計，所有流程和操作都要求流程化、標準化，這也是財務共享服務提升效率的最主要因素。設計一套合理的流程，將原來不同的操作過程進行整合，既能滿足各級單位的業(yè)務需要，又能盡量統(tǒng)一、高效，并要求根據建設情況不斷完善和優(yōu)化。

第三是系統(tǒng)支撐。財務共享服務中心的建設必須建立在信息系統(tǒng)支撐的基礎上，所有業(yè)務的實現(xiàn)依賴于核心IT系統(tǒng)的支撐。這些系統(tǒng)的設計以及與業(yè)務系統(tǒng)的集成關系著財務共享中心的運作效率和運營效果，也關系著財務共享中心的各業(yè)務流程能否得到有效支撐。在建設初期要對企業(yè)的IT系統(tǒng)進行充分評估，熟悉系統(tǒng)的優(yōu)缺點，針對性地進行開發(fā)和優(yōu)化。盡可能開發(fā)并整合業(yè)務系統(tǒng)，同時開發(fā)必要的核心系統(tǒng)功能以滿足財務共享服務的要求。

第四要關注業(yè)務標準化的建立。企業(yè)在財務共享服務實施前，通常存在所屬單位基礎核算工作較為分散的情況，而企業(yè)中各專業(yè)領域集約化程度也會存在差異。因此在財務共享服務建設時，要求建立企業(yè)集團內部統(tǒng)一的核算口徑，統(tǒng)一的規(guī)范要求，并向相關業(yè)務系統(tǒng)提出統(tǒng)一的接口數(shù)據要求。

第五需考慮人員轉型及安置。大型國有企業(yè)通常機構較多，人員規(guī)模龐大，而基層財務人員還存在年齡結構偏大的情況。隨著財務共享服務中心的建設和成立，財務組織架構迎來了巨大的變革，這就使得財務人員隊伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的情況。為了保證企業(yè)的日常經營管理，確保財務共享服務建設的平穩(wěn)過渡，企業(yè)在建設初期，不應完全以節(jié)約成本為目的。項目建設時應設計完善的人員調整方案，針對各種類型的財務人員，給予適合的崗位，穩(wěn)定隊伍，保障員工利益。

二、財務共享服務中心運營應關注的問題

隨著財務共享服務中心的順利建設，在經過一段的過渡期后，所有工作進入穩(wěn)定狀態(tài)，共享服務中心也會面臨新的挑戰(zhàn)，需要關注一些新的因素。

（一）信息系統(tǒng)的支撐和優(yōu)化

隨著財務共享服務建設的推進，信息系統(tǒng)的支撐和不斷優(yōu)化就顯得尤為重要。財務共享服務的基本模式意味著財務信息由各業(yè)務單位傳遞到財務共享服務中心時均需要依靠信息系統(tǒng)的支撐，包括原始單據往往依托于影像系統(tǒng)進行實時傳遞以減少實物傳遞的環(huán)節(jié)等。那么這就要求在信息系統(tǒng)的日常維護中首先要保證系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，防止由于黑客攻擊、病毒等造成數(shù)據缺失或丟失等現(xiàn)象，企業(yè)IT部門要及時做好數(shù)據的備份等工作。此外信息系統(tǒng)還需要根據公司的業(yè)務變化，各項流程的不斷規(guī)范和優(yōu)化及時作出調整以滿足新的需求，這對信息系統(tǒng)的管理提出了更高的要求，沒有良好的系統(tǒng)支撐，將嚴重影響共享中心的工作效率和質量。

（二）溝通機制的完善，服務能力的提升

由于財務共享服務中心基本上采用的是集中遠程服務模式，那么如何與各業(yè)務單位在日常工作中做好溝通，逐步提高服務能力是中心運營中至關重要的一項工作。

財務工作涉及采購、計劃、生產、銷售等方方面面，面對所屬各級單位，溝通對象多，溝通的業(yè)務范圍廣，同時遠程溝通的效果顯然比不上面對面溝通，那么在運營過程中就需要建立各種行之有效的溝通機制，包括定期的運營通報，及時反饋近期工作中的問題與規(guī)范要求；建立現(xiàn)場溝通制度，到需要輔導的業(yè)務單位進行面對面的交流和指導，通過近距離的溝通能更好地了解業(yè)務，針對性解決疑難問題；提供各業(yè)務單位到財務共享服務中心學習交流的機會，使業(yè)務單位人員能全面了解財務共享服務中心的運作流程，對制度規(guī)范加深學習，充當業(yè)務單位與共享中心之間的溝通橋梁，同時也在一定程度上減輕了業(yè)務單位內部培訓的工作量。

為各業(yè)務單位提供一點接入的快速服務，一人對口一個單位，集中處理中心內部各專業(yè)問題，以減少內部互相推諉或責任不清的情況；常設電話熱線、OA網上專欄、內部通訊軟件群組等實時解決各級單位在日常工作中存在的問題；每年在各級業(yè)務單位中評選優(yōu)秀單位，并給予獎勵。同時接受各級業(yè)務單位的逆向考核，聽取意見改進工作。而各級業(yè)務單位的財務人員不再處理日常的核算事務，可以將更多的工作重點放在財務管理、預算考核上，支撐企業(yè)整體轉型和業(yè)務發(fā)展的需要。

（三）團隊管理與績效考核

根據安永2015年財務共享服務調查報告顯示，雖然64%的財務共享服務中心對學歷的最低要求是大專，31%為本科，但是在實際的員工構成中，75%的財務共享服務中心以本科生為主，因此整體員工的學歷水平相對較高，那么如何保持團隊的穩(wěn)定性，發(fā)揮人員的積極性是保證中心運營的基礎。共享中心的日常工作偏重于流程化的操作，工作量大且分工明細，內容相對單一，這從一定程度上阻礙了員工技能的提升，降低了員工的滿意度，容易造成人員的流失，這也是各行業(yè)財務共享服務中心的通病。同時，由于員工中新進人員占比較大，嚴重缺乏基層業(yè)務單位的工作經驗，日常工作又遠離一線，難以對實際業(yè)務有具體的理解，在工作中影響會計判斷的準確性。因此一方面要重視人員業(yè)務素質的培養(yǎng)，提高業(yè)務能力，增加下基層鍛煉學習的機會，彌補不足；另一方面企業(yè)要有順暢的職業(yè)發(fā)展通道，落實內部輪崗制度，調動員工的積極性，發(fā)揮自身優(yōu)勢，增加團隊活力。此外必須建立合理的績效考核機制，切實激勵員工，通常主要考慮的指標包括處理時效、工作量、客戶滿意度、業(yè)務差錯率等，同時考慮工作重要程度和難易度的區(qū)別。

（四）流程優(yōu)化與業(yè)務支撐

財務共享服務中心的建設初期，對各業(yè)務單位的各項業(yè)務流程進行了統(tǒng)一整合，依托信息系統(tǒng)建立統(tǒng)一流程。在后期的運營中，需要不斷地對業(yè)務流程進行優(yōu)化調整，使其既能滿足內部控制的各環(huán)節(jié)要求又能兼顧效率，當然這通常需要財務共享服務中心與各業(yè)務單位通力合作。另外隨著公司業(yè)務的不斷發(fā)展，新業(yè)務新情況也層出不窮，這也需要財務共享服務中心隨時關注業(yè)務的進展情況，及時在事前和事中參與，提出建議和意見，分析并制定相應的規(guī)范要求，并在內部完成學習和培訓，做好業(yè)務支撐。

三、總結

綜上所述，財務共享服務中心在建設和運營階段會面對不同的壓力和問題，因此需要針對性地考慮，找到關鍵點逐一解決，才能保證其順利上線并穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：中國電信股份有限公司浙江分公司）