淺析“互聯網+”時代下中學生檔案管理工作

◆孫翠云

(山東省菏澤第一中學)

淺析“互聯網+”時代下中學生檔案管理工作

◆孫翠云

(山東省菏澤第一中學)

“互聯網+”時代是一個充滿機遇和挑戰的時代，傳統的檔案管理工作已不能適應新時代下檔案管理工作的深度和高度，“互聯網+”時代下檔案管理工作需要有效地整合和科學地規范。同時，也將為檔案管理工作帶來便捷和科學合理的管理。中學階段形成的學生檔案，不僅是一種以文字記載表格式的個人成長史，更是一種信息資源，對于學生的進入高一級學府以及融入社會發展具有至關重要的作用，中學檔案管理的現代化、科學化、規范化將成為急需探索和實踐的重要課題。

“互聯網+” 中學生 檔案管理

一、“互聯網+”學生檔案管理的重要意義

“互聯網+”是以互聯網為工具，信息流通與共享程度更高，創造性地將互聯網與傳統企業、產業相融合，生產經營活動更高效，提供更精準、更個性、人性化服務的一種經濟活動形態。在這一新的時期，檔案管理工作必須要充分利用互聯網的技術優勢，對檔案管理的新思路進行研究和探索，從而使得檔案管理不再是簡單的掃描編輯、查詢共享，而是更加高效的發揮學生檔案管理價值。國務院總理李克強在全國人大會議上作政府工作報告時提出，國家要制定“互聯網+”戰略；2015年3月，李克強在回答記者問中，再次提到“讓中國經濟站在‘互聯網+’的風口”。這代表著政府對“互聯網+”的態度，“互聯網+”由概念、愿景，上升為一個正在崛起的偉大民族的國家戰略。檔案管理從本質上說是一種信息管理，而互聯網時代歸根到底也是一個信息時代，檔案管理更應該感到如魚得水，而不是躡手躡腳。“互聯網+”將給簡單的檔案管理模式注入新的活力，而當前檔案管理工作如何從過去簡單管理模式向“互聯網+”管理模式有效合理的轉型，將是目前檔案工作者的重要課題，意義重大。

二、中學生檔案管理工作的重要作用

《中華人民共和國檔案法》中明確規定：“檔案，是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這是法理規定的檔案定義，同時也明確了檔案管理的重要作用。中華民族的發展歷程正是各類專家對不同時期檔案資料整理、推敲才得以呈現，檔案在我們社會的各個方面無時無刻不在發揮著重要作用。同樣，中學生檔案具有綜合反映學生在校期間德、智、體、美多方面發展的作用，是影響中學生學習階段甚至終身的重要資料。中學階段形成的學生檔案是以文字、表格等形式記載學生個人的成長史，是班主任和各科教師了解、掌握學生學習情況的重要渠道，也是中學為社會和高一級學校提供的真實信息。當前在迅速發展的“互聯網+”形勢下管理好中學生檔案，不但可以充分展現出學生本人德、智、體的發展狀況，同時，也可以使學校的辦學水平得以提高，學校教育質量得到提升。筆者通過多年的工作體會，要搞好中學生檔案的現代化管理，一是學校領導必須要高度重視，加大對中學生檔案管理的支持力度；二是學校檔案管理者要高度負責，要有一絲不茍的工作態度；三是需要廣大師生的密切配合，大家齊心協力，才能高質量地完成中學生的檔案管理工作，才能更好地發揮學生檔案在高校招生、軍隊征兵、社會招工及學校教育教學管理中的積極作用。

三、目前中學生檔案管理工作存在的不足

現在的中學檔案室建設水平參差不齊，有的學校存放學生檔案的柜子仍是其他部門淘汰下來的，不能滿足保護檔案的需要，基礎設施較為缺乏。同時，在當前“互聯網+”的背景下，傳統的檔案管理運行機制和管理體制比較落后，缺乏一個必要的網絡化管理模式，數據庫系統在信息存儲、編輯、傳遞等方面不能與信息管理工作相適應，缺乏有效的綜合統計分析能力，檔案管理的信息化程度偏低，信息化建設開展難度大，學校的檔案更多的是實體檔案，大量的實體資料需要更多的時間和精力進行整理、編排。在進行學生檔案查找時，管理人員需要從大量的檔案信息中查找所需要的檔案，造成浪費大量的時間。這種工作方式不僅要工作人員付出大量時間和精力，還嚴重降低了工作效率。

四、“互聯網+”時代中學生檔案管理工作發展趨勢

在“互聯網+”時代，網絡技術及信息技術的發展，使數字化、信息化、網絡化逐漸引領這個時代的潮流。在大眾創業、萬眾創新的新形勢下，中學生檔案管理應改造升級傳統管理方式，不斷發現并利用新的發展引擎。特別是隨著我國教育事業改革的不斷深化，電子信息管理在學校教育與管理工作中的重要作用日趨明顯。加上高校招生，電子檔案的產生，一些中學最原始、最基本、最重要的紙制檔案材料已無法完整地收集與積累。中學生檔案管理工作已向信息化、數字化方向發展，因此學校應加大檔案管理的資金投入，逐步完善基礎設施的建設，建立適合本校使用的數據資源，統籌學校檔案信息，健全完善學生檔案信息數據庫系統，最終實現檔案信息資源共享的目的。充分利用互聯網功能，發揮學生檔案的存檔備查作用，通過將檔案目錄等公開的內容放到網上，學生、家長和老師可以通過學校網站進行查詢，通過用戶級別的設置規模查閱范圍。除了查閱之外，還可不斷開發新的應用方式，只有把基礎數據做得盡可能詳細，可以有效地進行這些基本數據對于學生教育情況的分析和研究。

五、不斷提升檔案管理人員的綜合素質

檔案工作是一項“功在當代，利在千秋”的事業，意義非凡。責任心是做好檔案管理工作的根本。很多檔案工作者在建立中學生檔案時，責任心不強，檔案歸類缺乏固定的位置，使用時常常找不到，容易造成檔案丟失或者損毀現象。檔案無論是對社會還是對個人而言都是十分重要的，隨著互聯網技術的發展，對檔案管理人員的要求也越來越高，筆者建議檔案管理部門，應該根據本學校實際工作要求，積極引進計算機、英語、信息等專業人才，采取接收其他專業與檔案專業并重原則，使其專業人才與檔案專業人才知識互補，適應信息化管理的需要。同時，還要加強對檔案管理人員素質的培養，促進檔案管理人才多元化，提升檔案管理人員的服務意識、責任意識，提高道德修養，堅守自已的職業道德，嚴格遵守學生檔案管理紀律，做好學生信息的保密工作。

六、不斷健全完善檔案管理工作監督機制

學生檔案既是一個人成長中的一段重要經歷，也是國家、社會、組強選拔人才的重要依據之一，如果這部分檔案不健全，將造成很大的麻煩。但中學生的檔案管理涉及到多個環節，從新生入學起，要統一建檔內容，如學生登記表、中學生學籍卡、思想行為考核表、體格檢查表、體育合格情況表、獎懲材料、入黨入團材料等各資料；要及時建立學生檔案；要規范檔案的書寫要求；要制定完善轉學、休學等相關的各項手續；要做好考生的組檔等各項工作。

筆者認為，在學校管理中，必須保證檔案管理的規范化，保證檔案管理工作流程的標準化，在學校范圍內統一各部門管理標準及工作流程。要建立統一的檔案管理規定，制定并完善各項規章制度，以保證工作人員能夠根據規章制度標準管理。按照國家檔案法律、法規的有關規定，堅持依法開展檔案工作，明確應有的懲罰措施，同時加大對檔案管理人員的普法宣傳，讓他們成為檔案法的宣傳員，并對開展檔案工作的必要性和重要性有清晰的把握。要制定并完善中學生檔案監督管理機制，嚴格要求每一名檔案管理人員，提高工作效率，促進檔案管理工作高效、有序開展。要制定嚴密的保管制度和密級規定，確保學生檔案的存放安全。要轉變傳統的工作方式，樹立新型的工作理念，創新工作策略和工作思路，使學生檔案工作向更高、更強的方向發展。