醫(yī)院OA系統(tǒng)若干問題研究

◆周海波

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醫(yī)院OA系統(tǒng)若干問題研究

◆周海波

結合武漢市普愛醫(yī)院實施OA系統(tǒng)的實際情況，總結醫(yī)院OA系統(tǒng)建設存在的問題。認為不同醫(yī)院應結合自身實際情況采取措施優(yōu)化OA系統(tǒng)，如定期反饋溝通，醫(yī)院整體統(tǒng)一規(guī)劃，優(yōu)化系統(tǒng)功能，各部門協(xié)調配合等，以促進醫(yī)院OA系統(tǒng)建設，真正實現(xiàn)辦公自動化。

OA系統(tǒng)；辦公自動化；醫(yī)院；信息化

First-author's addressWuhan Pu-Ai Hospital, Wuhan, Hubei,430034，China

近年來，隨著衛(wèi)生信息化工作的不斷深入，醫(yī)院對信息化的要求越來越高。相較于各業(yè)務系統(tǒng)平臺，辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation, 以下簡稱OA系統(tǒng))的建設及使用則體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平[1]。然而，建設高效的OA系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公無紙化和自動化，仍有許多問題亟待解決。

1　OA系統(tǒng)介紹

OA系統(tǒng)是利用計算機技術、通訊技術和現(xiàn)代化辦公等技術實現(xiàn)新型自動化的辦公方式[2]。在醫(yī)院內部，OA系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System, HIS)(以下簡稱HIS系統(tǒng))的一部分，需要利用計算機網絡和信息技術更加有效地挖掘、利用和共享醫(yī)院信息資源，從而提高醫(yī)院管理水平[3]。

OA系統(tǒng)包括以下6個組成部分：(1)協(xié)同管理工作平臺(工作流)；(2)知識資產管理平臺；(3)個性化系統(tǒng)訪問門戶；(4)組織文化管理平臺；(5)統(tǒng)一身份認證平臺；(6)信息集中整合分析平臺。

2　OA系統(tǒng)在醫(yī)院中的應用

醫(yī)院管理涉及醫(yī)療、行政、后勤、教學、科研等多個方面，而醫(yī)院管理走向信息化、規(guī)范化和決策科學化已是必然趨勢。但是在醫(yī)院日常管理工作中，由于科室眾多、業(yè)務繁雜，傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式的弊端越來越明顯，而OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應用能夠滿足當前醫(yī)院的管理需求[4]。

2.1OA系統(tǒng)可以改進傳統(tǒng)管理模式

當前，醫(yī)院管理者越來越重視管理的辦公效率和質量。在這種背景下，利用現(xiàn)代化計算機技術和信息技術改善醫(yī)院管理模式并形成一套新的辦公方式就十分必要。引進OA系統(tǒng)，可以改進醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式，一方面使得醫(yī)務人員可以不受時空限制隨時隨地通過網絡辦公；另一方面也方便了各類信息的有效快速傳遞[5]。不僅大大節(jié)省了醫(yī)院辦公成本和實現(xiàn)無紙化辦公，還提升了員工的工作效率和質量[6]。

2.2OA系統(tǒng)可實現(xiàn)的諸多功能

OA 系統(tǒng)可提高醫(yī)院的綜合管理水平，對提高醫(yī)院辦公效率和辦公質量、節(jié)約辦公成本具有重要意義。具體而言，OA系統(tǒng)的應用確實在很大程度上節(jié)約了紙張，降低了醫(yī)院的運營成本[7]。OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)諸多功能。(1)一般的事務處理和審批；(2)實現(xiàn)對工作進程的示蹤、監(jiān)督和提醒[8]；(3)可實現(xiàn)員工與員工之間的實時通訊和交流；(4)加速了信息的發(fā)布和共享；(5)能夠實現(xiàn)遠程辦公。OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應用，使得醫(yī)院辦公系統(tǒng)更加規(guī)范，各科室信息的發(fā)布、獲取、查詢和共享更加方便快捷。此外，醫(yī)院所有工作人員共用一個OA系統(tǒng)協(xié)同辦公，能提高醫(yī)院的凝聚力。

3　 存在問題

3.1 系統(tǒng)認知有偏差

大多人認為OA系統(tǒng)就是一個信息發(fā)布、文件處理的平臺，存在認識偏差。

OA系統(tǒng)以動態(tài)組織為行為主體，以工作流為傳導模型，以任務為處理模型，通過其充分結合能有效體現(xiàn)組織行為的復雜性，從而幫助解決管理工作中遭遇的復雜問題。系統(tǒng)將相聯(lián)系的各種應用和信息相互關聯(lián)，可實現(xiàn)各個執(zhí)行主體之間的統(tǒng)一聯(lián)結交匯與管理，并為組織提供各種資源，如人力、資金、產品、知識和客戶等信息，實現(xiàn)真正的自動化管理、高效辦事和信息暢通。

3.2項目責任分派混亂

目前，大部分醫(yī)院在OA系統(tǒng)建設過程均未能最大發(fā)揮系統(tǒng)功能和管理效果。同時，系統(tǒng)建設主角選定存在誤區(qū)。大多醫(yī)院OA系統(tǒng)都是由信息部門牽頭負責。OA系統(tǒng)的建設是一項需要醫(yī)院各部門全員參與的項目，只有對醫(yī)院存在的問題、醫(yī)院的管理思想、管理模式、發(fā)展方向、經營戰(zhàn)略戰(zhàn)術等均十分清楚的部門才能提出詳細有效的系統(tǒng)建設需求。

信息部門應主要提供技術把關和支持，但不適合項目牽頭。可見，國內很多醫(yī)院在系統(tǒng)建設中由信息管理部門牽頭是不明智的[9]。

3.3建設需求不明確

OA系統(tǒng)建設主體的不同，很大程度上影響著系統(tǒng)應用的全面性和準確性。很多醫(yī)院在建設系統(tǒng)時不完全了解自身需求，只能摸著石頭過河。當然，這對OA系統(tǒng)的重視程度有很大關系，甚至在有些醫(yī)院內部，存在著OA系統(tǒng)的重要程度遠無法跟業(yè)務系統(tǒng)相比的情況。如此發(fā)展下去，業(yè)務發(fā)展終將會受制于管理瓶頸。

3.4網絡安全隱患

醫(yī)院對信息的準確性、完整性、及時性要求很高。在建設OA系統(tǒng)時，保證信息的安全性尤為重要。但是，系統(tǒng)與外部網絡的對接，系統(tǒng)內部的信息交換，都存在一定程度的安全隱患。通過網絡傳播的計算機病毒，網絡建設漏洞等都可能造成嚴重的網絡安全隱患。因此，在醫(yī)院建設OA系統(tǒng)時，系統(tǒng)的用戶認證、權限設置、網絡防火墻、物理隔離等均非常重要。

4　討論與建議

4.1建設流程要清楚

OA系統(tǒng)的建設流程大致可以按照以下步驟進行：首先，由項目小組進行需求調研。主要內容包括，醫(yī)院日常管理過程中存在的問題，或者是借鑒其他同類醫(yī)院在系統(tǒng)運行過程中的亮點；其次，尋找合適的供應商。綜合考慮社會發(fā)展等要素，根據調研的需求尋找系統(tǒng)供應商，選擇供應商時要考慮系統(tǒng)的后者升級更新及延展性；最后，分步實施[10]。大多組織一旦決定建設OA系統(tǒng)后，就要求在一定時間內全面完成建設任務。然而，優(yōu)秀項目的建設過程一定是分步實施，并在建設過程中加深對系統(tǒng)、需求的深度了解和磨合，然后再逐步深入到管理板塊、決策版塊的建議階段。

4.2定期反饋溝通

醫(yī)院OA系統(tǒng)建設過程龐雜且耗時長久，涉及多方面問題。如醫(yī)院需求分析、系統(tǒng)功能確定、建設方案規(guī)劃、具體建設工作及試運行等。這些都需要醫(yī)院與系統(tǒng)建設供應商及時進行信息溝通與反饋。確保供應商全面了解系統(tǒng)建設需求、醫(yī)院現(xiàn)狀與建設目標，進而確定系統(tǒng)建設流程，分步實施建設工作。通過反饋溝通，可以及時發(fā)現(xiàn)建設工作中存在的漏洞或不合理情況，有針對性地解決問題，同時可不斷完善建設流程，保證建設任務的順利推進。

4.3醫(yī)院整體統(tǒng)一規(guī)劃

對系統(tǒng)需求的梳理也是一次對組織內部管理制度、權責利、管理流程的梳理。醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設要立足于醫(yī)院整體情況和需求之上，要進行統(tǒng)一的規(guī)劃與建設。根據醫(yī)院整體規(guī)模和具體功能要求等，可結合一些較成熟的OA系統(tǒng)方案，提出具體建設規(guī)劃，設計出符合醫(yī)院管理目標、流程優(yōu)化、管理效率與質量較高、易于職能部門員工所接受的自動化辦公系統(tǒng)。

4.4實現(xiàn)系統(tǒng)功能優(yōu)化

根據醫(yī)院實際情況，要合理考慮系統(tǒng)優(yōu)越性與延展性，不斷優(yōu)化設計方案，優(yōu)化系統(tǒng)功能模塊。醫(yī)院OA系統(tǒng)不僅要匹配整個醫(yī)院內部的日常工作需求，還要保證能及時且高效地傳遞信息。在系統(tǒng)性能上，還要確保系統(tǒng)存儲和數(shù)據處理的能力，以及系統(tǒng)功能的拓展與升級，以適應現(xiàn)代化醫(yī)院無紙化、自動化辦公的要求。

4.5各部門間協(xié)調配合

在醫(yī)院OA系統(tǒng)建設初期，必須明確建設責任，確定責任人與主要承擔部門，統(tǒng)一協(xié)調系統(tǒng)建設工作。建設過程需要最大限度調動醫(yī)院相關部門的積極性，合理調配相關資源，確保建設工作順利進行[11]。

[1]周強,范紅艷.基于.NET技術的協(xié)同OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應用[J].中國醫(yī)療設備,2014, 29(1):104-105.

[2]宋杰,韓媛媛,吳家鋒.醫(yī)院管理中OA 系統(tǒng)的應用與設計[J].中國病案,2013,14(3)：25-27.

[3]胡桂周,許統(tǒng)亮.醫(yī)院辦公自動化建設對提高管理工作的意義[J].科學管理, 2011, 26(2):94-95 .

[4]彭軍,鄧麗柳,周光全,等.醫(yī)院在線報修OA服務管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用[J].中國數(shù)字醫(yī)學,2014,9(3):50-52.

[5]張德宏,徐柏林,原明明.淺談OA 系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的作用[J].衛(wèi)生行政管理，2011.29(18):139-140.

[6]茅毅,李月東,何雨生.醫(yī)療體制改革形勢下的醫(yī)院辦公自動化[J].中國醫(yī)院管理，2000,20(7):27-28.

[7]張巍.OA 移動辦公系統(tǒng)在醫(yī)院中的應用探析[J].網友世界,2014(2):38.

[8]葉永斌,曹坤,邱永進.OA 系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應用與思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2010,18(5):467-468.

[9]俞海燕,陳蓓,陳敏生,等.基于醫(yī)院OA系統(tǒng)權力風險“制度加科技”防控研[J].中國醫(yī)院管理,2013,33(6):16-17.

[10]張曉彥,王建東,楊榮華.關于醫(yī)院OA 系統(tǒng)實施的若干注意問題[J].中外醫(yī)療，2007(20):58-59.

[11]顏明金,曾燕.PDCA循環(huán)在醫(yī)院OA系統(tǒng)建設中的應用[J].重慶醫(yī)學,2014,43(31):4257-4259.

周海波：武漢市普愛醫(yī)院信息中心主任

E-mail：1592241911@qq.com

修回日期：2015-07-20

責任編輯：姚濤

Issues in Hospital OA System/

ZHOU Haibo.//

Chinese Health Quality Management，2016,23(1):82-83,86

Based on the introduction of basic situation of OA system, combining the actual practice in implementation of OA system in hospital, problems in the process of building OA system in most hospitals were summed up that different hospitals should optimize OA system according to hospital actual condition, such as regular communication and feedback, whole unified plan of hospital, optimizing system functions, coordination of various departments, which can promote the OA system construction, and achieve office automation in hospital.

OA System; Office Automation; Hospital; Informatization

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.1.25

2015-06-10

周海波

武漢市普愛醫(yī)院湖北武漢430034