應(yīng)用Excel編制會(huì)計(jì)報(bào)表的工作探討

穆桂香 江蘇西德電梯有限公司

應(yīng)用Excel編制會(huì)計(jì)報(bào)表的工作探討

穆桂香 江蘇西德電梯有限公司

財(cái)務(wù)報(bào)表是財(cái)務(wù)工作中非常重要的一個(gè)工作，是對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的總結(jié)。文章論述了會(huì)計(jì)報(bào)表的概念、分類及編制要求，重點(diǎn)分析了Excel在制作利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表和資產(chǎn)負(fù)債表的應(yīng)用及工作體會(huì)。

會(huì)計(jì)報(bào)表 Excel 編制

隨著會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)，越來越多的大中型企業(yè)甚至小企業(yè)選擇了專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件，但是財(cái)務(wù)軟件對(duì)于規(guī)模不大的企業(yè)來說功能過于全面，有時(shí)還會(huì)使財(cái)務(wù)處理更加繁瑣。另外，財(cái)務(wù)軟件通常價(jià)格不菲，使用盜版軟件又無法保證數(shù)據(jù)安全。而Excel電子表格，只要我們掌握一定的模型設(shè)計(jì)方法，就可以自己動(dòng)手增加新的用途、功能。所以，小企業(yè)用Excel處理報(bào)表可以大大提高報(bào)表處理的效率和準(zhǔn)確性。

一、會(huì)計(jì)報(bào)表的分類

會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果、財(cái)務(wù)狀況以及現(xiàn)金流量信息的書面文件，它是會(huì)計(jì)核算的最終結(jié)果，也是會(huì)計(jì)核算工作的總結(jié)。

1.按服務(wù)對(duì)象可以分為內(nèi)部報(bào)表和對(duì)外報(bào)表。內(nèi)部報(bào)表不要求統(tǒng)一格式，是企業(yè)根據(jù)其內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的需要而編制的，供其內(nèi)部管理人員使用的財(cái)務(wù)報(bào)表。對(duì)外報(bào)表有統(tǒng)一的報(bào)表格式、指標(biāo)體系和編制時(shí)間等，是企業(yè)定期向上級(jí)主管部門、財(cái)稅部門等報(bào)送或按規(guī)定向社會(huì)公布的財(cái)務(wù)報(bào)表。

2.按報(bào)表所提供會(huì)計(jì)信息的重要性可以分為主表和附表。主表即主要財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表。附表是指對(duì)主表中不能或難以詳細(xì)反映的一些重要信息所做的補(bǔ)充說明的報(bào)表。

3.按照企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)形態(tài)的不同，可以分為靜態(tài)報(bào)表和動(dòng)態(tài)報(bào)表。靜態(tài)報(bào)表是指某一時(shí)點(diǎn)的報(bào)表。動(dòng)態(tài)報(bào)表是指反映一定時(shí)期內(nèi)資金耗費(fèi)和資金收回的報(bào)表。

4.按其編制的范圍可以分為個(gè)別會(huì)計(jì)報(bào)表和合并會(huì)計(jì)報(bào)表。個(gè)別會(huì)計(jì)報(bào)表是反映一個(gè)會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況的報(bào)表。合并會(huì)計(jì)報(bào)表是將多個(gè)具有控股關(guān)系的會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況合并編制的會(huì)計(jì)報(bào)表。

二、會(huì)計(jì)報(bào)表編制要求

1.全面完整：會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全貌，全面反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量。

2.編報(bào)及時(shí):企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，按月、按季、按年及時(shí)對(duì)外報(bào)送會(huì)計(jì)報(bào)表。

3.便于理解: 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告所提供的會(huì)計(jì)信息應(yīng)當(dāng)清晰明了，便于使用者理解和利用。

4.前后一致: 編制會(huì)計(jì)報(bào)表依據(jù)的會(huì)計(jì)方法，前后期應(yīng)當(dāng)遵循一致性原則，不能隨意變更。

三、編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表

下面以制作利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表和資產(chǎn)負(fù)債表為例，談?wù)凟xcel編制會(huì)計(jì)報(bào)表的工作實(shí)踐和體會(huì)。

1.利潤(rùn)表的編制

利潤(rùn)表是反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)表，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)體現(xiàn)，一般有表首、正表兩部分。其中表首說明報(bào)表名稱、編制單位、編制日期、報(bào)表編號(hào)、貨幣單位等；正表是利潤(rùn)表的主體，反映形成經(jīng)營(yíng)成果的各個(gè)項(xiàng)目和計(jì)算過程。

在制作時(shí)，可以將Excel工作表的第一行作為表的表名，把第一行合并及居中后，輸入標(biāo)題“利潤(rùn)表”。在第二行輸入“編制單位”、“年月”和“單位”。第三行作為表頭，在一至四列分別輸入：“項(xiàng)目”、“行次”、“本月數(shù)”和“本年累計(jì)數(shù)”。從第四行起開始制作表體，依次輸入“營(yíng)業(yè)收入”、“營(yíng)業(yè)利潤(rùn)”，“利潤(rùn)總額”、“凈利潤(rùn)”等。整個(gè)表格制作完成后，輸入各單元格對(duì)應(yīng)公式，并利用Excel的自動(dòng)填充功能復(fù)制格式進(jìn)行自動(dòng)化處理。同時(shí)，為了避免在操作過程中出現(xiàn)誤操作，可以將所有輸入了公式的單元格設(shè)置為鎖定保護(hù)狀態(tài)。然后，對(duì)表格進(jìn)行格式化操作。首先，設(shè)置表名、表頭、表體和表尾的字體和字號(hào)以及縮進(jìn)。接下來，填寫匯總公式。在“匯總”工作表中的單元格利用“SUM”函數(shù)計(jì)算匯總；然后選中該存放公式的單元格，移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單元格右下角，待光標(biāo)變成小實(shí)心十字時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵沿列或行拖動(dòng)至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制。這樣，一張完整的匯總工作表就好了。

利潤(rùn)表的基本功能是計(jì)算企業(yè)一定期間實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)，它是建立在分期假設(shè)的基礎(chǔ)上，因而利潤(rùn)表所認(rèn)定的會(huì)計(jì)利潤(rùn)是企業(yè)某一既定期間的經(jīng)營(yíng)成果。我們根據(jù)利潤(rùn)表可以評(píng)價(jià)該期間的企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，并為企業(yè)分配經(jīng)營(yíng)成果提供依據(jù)，企業(yè)管理者還可以通過分析利潤(rùn)表所反映的經(jīng)營(yíng)狀況，對(duì)企業(yè)未來的經(jīng)營(yíng)做出合理的決策。

2.現(xiàn)金流量表的編制

現(xiàn)金流量表主要是要反映出資產(chǎn)負(fù)債表中各個(gè)項(xiàng)目對(duì)現(xiàn)金流量的影響，主要作用是決定企業(yè)短期生存能力，特別是繳付帳單的能力，是反映企業(yè)在一定時(shí)期現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出動(dòng)態(tài)狀況的報(bào)表。現(xiàn)金流量表分為主表和附表兩部分。主表的各項(xiàng)目金額實(shí)際上就是每筆現(xiàn)金流入、流出的歸屬，而附表的各項(xiàng)目金額則是相應(yīng)會(huì)計(jì)賬戶的當(dāng)期發(fā)生額或期末與期初余額的差額。

現(xiàn)金流量表的編制是建立在總分類賬等工作表基礎(chǔ)之上，通過直接或間接鏈接相關(guān)的工作表中的數(shù)據(jù)，再根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的有關(guān)規(guī)定，設(shè)置單元格的計(jì)算公式，并填在對(duì)應(yīng)的單元格中。在Excel中，基本操作與利潤(rùn)表的編制方法類似，基本填列公式為：本項(xiàng)目金額=營(yíng)業(yè)收入+銷項(xiàng)稅額+（應(yīng)收賬款期初余額－應(yīng)收賬款期末余額）+（應(yīng)收票據(jù)期初余額－應(yīng)收票據(jù)期末余額）+（預(yù)收賬款期末余額－預(yù)收賬款期初余額）－壞賬準(zhǔn)備的調(diào)整金額－票據(jù)轉(zhuǎn)讓的調(diào)整金額－其他特殊項(xiàng)目的調(diào)整金額。

3.資產(chǎn)負(fù)債表的編制

資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)在某一特定日期全部資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益情況的會(huì)計(jì)報(bào)表，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的靜態(tài)體現(xiàn)。根據(jù)“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”，依照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和一定的次序，將某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的具體項(xiàng)目予以適當(dāng)?shù)呐帕芯幹贫伞?/p>

在Excel中，資產(chǎn)負(fù)債表的基本操作與利潤(rùn)表的編制方法類似，只是獲取資產(chǎn)負(fù)債表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來源時(shí)有區(qū)別，主要取得方式如下：根據(jù)總賬科目余額直接填列；根據(jù)總賬科目余額計(jì)算填列；根據(jù)明細(xì)科目余額計(jì)算填列；根據(jù)總賬科目和明細(xì)賬科目的期末余額計(jì)算填列；根據(jù)科目余額減去其備抵項(xiàng)目后的凈額填列。

四、結(jié)語

在會(huì)計(jì)信息化過程中，Excel有其獨(dú)特的作用。比之昂貴的大型財(cái)務(wù)軟件，Excel更適合中小企業(yè)處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，比如會(huì)計(jì)報(bào)表的需要。利用Excel提高了編制會(huì)計(jì)報(bào)表的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

[1]蘭玉. Excel在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用研究[J]，中國(guó)科技信息，2011（6）

[2]劉學(xué)文.淺談EXCEL在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J]，商業(yè)會(huì)計(jì)，2010（5）