淺析檔案的信息化管理

田蕾

摘要：電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。筆者從檔案信息化管理的優點、檔案信息化管理存在的問題及應對方法方面進行了簡要分析。

關鍵詞：檔案管理 信息化 應對方法

電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。為實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優點

1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。

2.有利于檔案信息資源的開發利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。

3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大提高檔案利用工作的質量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態。

二、檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件內容易于變化，使文件保密性變弱。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性比紙質文件要大，把握內容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。

2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。

三、幾點應對方法

針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

參考文獻

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